Aller au contenu principal

Opérateur polyvalent courrier-accueil H/F/X

Réf 2999794

Actualisé le 22 septembre 2022 par OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L'ENFANCE

Retour à la liste
Description de l’entreprise

La Direction Logistique comprend les services Achats, Travaux et Facilities. Ce dernier se compose des cellules Archives, Entretien - Cafétéria, Infographie, Reprographie et Courrier - Accueil. Le service Facilities coordonne ces cellules pour atteindre les objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et de satisfaction du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'Office, notamment en termes de marchés publics.


Description de la fonction

Nous sommes à la recherche d'un collègue responsable de l'indicatage et de la transmission du courrier entrant. Il sera en charge de la distribution en interne du courrier des différents services de l'ONE ainsi que de son expédition.

Dans le cadre de sa fonction « accueil » de l'Administration centrale, il apportera une première information pour faciliter l'orientation des clients et prendra en charge la gestion des appels entrants. En fonction du besoin de son interlocuteur, il identifiera le relais pertinent. Il aura un impact direct sur l'image de marque de l'Office et sur sa capacité à gérer le flux d'informations avec son environnement.

Pour le volet « indicatage » :

- Compléter la base de données afin d'alimenter les tableaux de suivi du courrier des différents services et encoder les modifications.

-Scanner, encoder et transmettre les soumissions en respectant les délais légaux

-Préparer le jour de la réunion du CA le dossier à remettre en séance sur base des indications de la secrétaire de l'Administrateur général

-Tenir à jour le tableau de réception des abonnements aux revues professionnelles de l'AC

 

Pour le volet « distribution du courrier » et « expédition »:

-Réceptionner les signataires et respecter la confidentialité des documents qui s'y trouvent

-Préparer et encoder les envois recommandés, les parafeurs ...

-Gérer le stock de timbres et de consommables de la timbreuse

-Veiller au recyclage des cartouches d'encre (imprimantes, photocopieurs,)

Pour le volet « accueil/réception » :

- Accueillir les visiteurs qui se présentent à l'Administration (vérifier l'enregistrement du visiteur dans le logiciel de gestion, confier et reprendre le badge, encoder les visiteurs non enregistrés)

- Informer les interlocuteurs sur les services de l'ONE

-Distribuer des brochures aux personnes qui en font la demande

-Assurer la réception ainsi que la transmission des appels téléphoniques et des messages, les décoder et orienter auprès des interlocuteurs concernés

- Préparer la liste des palaces de parking réservées et les indiquer dans le parking de l'ONE


Description du profil

-Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Inférieur (CESI)

-Vous justifiez d'une expérience professionnelle utile à la fonction

-Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles et d'une bonne orthographe

-Vous êtes une personne accessible et orientée service envers les différents publics de l'ONE

-Vous êtes flexible : la fonction implique également d'assurer des permanences lors des réunions tardives ou de l'envoi urgent de documents

-Vous êtes polyvalent(e) dans la gestion des tâches et êtes capable de gérer le flux d'information.

-Vous communiquez facilement et faites preuve d'assertivité

-Vous faites preuve de déontologie et d'éthique professionnelle

- Vous utilisez facilement la suite Office


Avantages du poste

-2202,52 euros bruts mensuels sur base de l'indice actuel (0 année d'ancienneté) - Echelle barémique 300/1

-Titres-repas de 6,60 euros par jour presté (avec retenue de 1,24 euros)

-Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile/lieu de travail - Facilité d'accès en transport en commun

- Pécule de vacances et prime de fin d'année

- 27 jours de congé annuels + jours fériés extra-légaux + congés du 25/12 au 1/1

-Larges possibilités de formations en cours de carrière

-Plage horaire flexible et avantages sociaux (ex : intervention financière rentrée des classes, frais de prothèses visuelles et dentaires, activités culturelles...)

- Cadre de travail agréable & télétravail

- Assurance hospitalisation Ethias de base gratuite ou Ethias étendue avec contribution financière


Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : Remplacement
Autres Informations :

Postulez avant le 5/10/2022 - réf. 2022-120

La sélection se déroulera en 2 phases :

-Epreuve écrite éliminatoire

-Entretien de sélection portant sur la motivation et les compétences humaines et techniques

ATTENTION : Sur base du nombre de candidatures reçues, nous nous réservons le droit de limiter le nombre de candidatures en adéquation avec les critères de diplôme (+ orientation) et d'expérience éventuelle. Toutes nos offres d'emploi sont accessibles prioritairement au personnel interne.

  • Saint-Gilles
  • Transport et logistique
  • Temps plein
  • Avec expérience demandée

Comment postuler ?

Nom de l'employeur
OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L'ENFANCE
Personne de contact
MADAME BLYAU Luiza
Mode de présentation

Envoi de C.V. via "E-Mail"

Email
selection@one.be