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Assistant administratif H/F/X

Réf 3001342

Actualisé le 23 septembre 2022

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Description de l’entreprise

Le Service de formation du département des soins planifie, soutient et coordonne la formation métier pour le personnel de la direction des soins dans le cadre de la politique de formation de l'institution. L'objectif de ce service est de participer à l'acquisition et au maintien des compétences métier dans le département des soins en vue d'assurer la qualité de ceux-ci.


Description de la fonction

Vous aurez pour mission de faciliter le bon fonctionnement du service. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le coordinateur des formations et contribuez à optimiser l'efficacité du service  en veillant à une organisation administrative et logistique adéquate des différentes formations pour le personnel de la direction des soins.

En tant qu'assistant administratif, vous serez en charge de :

Participer à l'organisation administrative et logistique des formations :

Avant la formation :

  • Mise en ligne (intranet) des différentes communications du service (inscriptions, contenu des formations, documentation,...)
  • Réservation des salles de réunion et de formation
  • Préparation des formations :
  • Mise en ligne de la formation et/ou transmission des supports (présentations powerpoint, syllabus,..) préalablement à la formation
  • Commande de matériels divers
  • Aide à la préparation de différents supports de formations (impressions, reliure, préparation à la traduction...)
  • Préparations et sorties des salles de formation (clés, catering, installations informatiques ou techniques, etc.)
  • Gestion des inscriptions

  Pendant la formation :

  • Accueil des formateurs internes et externes
  • Gestion et suivi de la liste des présences
  • Assister si besoin le formateur durant la formation (gestion de problèmes techniques, informatiques éventuels,...)
  • Différentes tâches administratives:
  • Gestion administrative des demandes de formation individuelles et de leur suivi
  • Encodage des formations dans l'outil des prestations RH (PEP)
  • Collaboration et suivi avec le service de facturation dans le cadre des formations (suivis de minervaux)
  • Suivi, classement et mise à jour des différents documents
  • Téléphonie, courrier postal et gestion des e-mails
  • Rédaction de documents divers et procédures
  • Participation aux réunions et groupes de travail, projets d'amélioration

Description du profil

Votre formation :

  • Vous êtes titulaire du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur au minimum

Vos expériences et connaissances :

  • Une expérience dans une fonction similaire est un atout
  • Une expérience en milieu hospitalier est un atout
  • De bonnes connaissances linguistiques : français-néerlandais
  • Des connaissances avancées en informatique

Vos compétences :

  • Vous vous exprimez de manière claire tant par écrit qu'oralement
  • Vous êtes orienté(e) solution et vous faites preuve d'une grande capacité d'adaptation
  • Organisé et structuré, vous anticipez  et vous gérez votre temps efficacement
  • Vous êtes autonome dans votre travail tout en ayant un solide esprit d'équipe et un sens développé de la collaboration
  • Rigoureux (se), vous êtes précis et rapide lors de l'exécution de vos tâches
  • Flexible, vous êtes disposé à travailler sur les 4 sites que comptent les hôpitaux

Avantages du poste

NOUS VOUS OFFRONS

- Un contrat temps plein (38h/semaine) ou temps partiel (minimum 30h24/semaine) à durée indéterminée 

- Une échelle barémique du secteur public et des avantages extra légaux : 

  • des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau
  • des chèques repas d'une valeur de 7,30 euros
  • une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100%  pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0.24 €/km
  • une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux

- Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail stimulant et dynamique

- Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle

VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOTRE EQUIPE ? Postulez jusqu'au 06 octobre 2022 


Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : CDI
  • Belgique
  • Enseignement et formation
  • Temps plein
  • Avec expérience demandée

Comment postuler ?

Pour cette offre d'emploi, l'employeur a confié son processus de recrutement à Actiris. Pour postuler, utilisez My Actiris ou passez dans une de nos antennes.