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SECRETARY AT MDW ARCHITECTURE H/F/X

Réf 3004259

Actualisé le 23 septembre 2022 par MDW SOCIETE MULTIPROFESSIONNELLE D'ARCHITECTES

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Description de l’entreprise

MDW Architecture est une équipe multidisciplinaire, basée à Bruxelles et fondée en 2001 par Marie Moignot et Xavier De Wil, et rejoint plus tard par Laurent Liefooghe comme directeur artistique. Depuis plus d'une vingtaine d'années, nous avons démontré notre capacité à aborder des programmes de plus en plus importants, en échelle et en complexité, dans le domaine du logement, des bâtiments tertiaires ou d'équipement d'intérêts collectifs, en collaboration avec des Maîtres d'Ouvrages publics ou privés. 

 

Notre équipe rassemble plus d'une trentaine de collaborateurs/trices et un support administratif. Elle s'organise en petits groupes composés d'aptitudes et compétences complémentaires dans le but d'appréhender chaque projet de manière positive. Animés par les chefs de projet, ils coopèrent autour d'un projet commun aux objectifs partagés par tous. Nous croyons en l'intelligence collective qui émane ainsi de nos équipes. À l'image d'un atelier, nous nous rassemblons autour d'objets, de maquettes, de dessins, pour concevoir en faisant ; nous tenons beaucoup à cette production horizontale et ouverte. MDW croit en une architecture simple, sans artifices, où l'humain se trouve toujours au cœur des enjeux.

 

La cellule support est une équipe d'experts qui accompagne les membres de MDW des tâches connexes, permettant ainsi aux équipes de projets de produire de l'architecture en toute sérénité. Les valeurs qui guident notre travail sont l'esprit d'équipe, l'intégrité, l'efficacité, la disponibilité et la créativité. Cette cellule composée d'un office manager, d'une juriste et d'une graphiste est à la recherche d'UN.E SECRETAIRE.

 

www.mdw-architecture.com


Description de la fonction

Le.a Secrétaire effectue de nombreuses tâches administratives et organisationnelles. Il ou elle s'assure ainsi que la cellule architecture et la cellule administrative disposent des ressources nécessaires dont ils ont besoin pour accomplir leur mission. Il ou elle a un rôle central au sein de l'agence. L'efficacité économique, l'équité sociale et la qualité environnementale le ou la guideront au travers des missions suivantes :

 

Secrétariat général

  • Accueil des visiteurs et gestion des salles de réunion
  • Prise des appels téléphoniques et transfert aux collaborateurs 
  • Gestion du courrier entrant et sortant, des coursiers, des envois, ...
  • Gestion du matériel, commandes, logistique ; contacts réguliers avec les fournisseurs 
  • Participation à certaines réunions et rédaction de comptes rendus 
  • Gestion de l'agenda des associé.es 
  • Organisation des déplacements à l'étranger : réservation des trains, hôtels...
  • Suivi et mise à jour des coordonnées des employés, clients, fournisseurs et partenaires externes

Gestion administrative

  • Création, implémentation, contrôle et modification des procédures nécessaires au bon fonctionnement du bureau
  • Suivi des factures entrantes et du processus de validation en dialogue avec l'office manager
  • Suivi des procédures générales de gestion de projet
  • Dans le cadre de marché publics, aide à la confection de dossier de candidature
  • Supervision de l'archivage papier
  • Support et aide ponctuelle concernant l'IT & les licences
  • Aide à la gestion immobilière : annonce location, suivi des loyers et des travaux de maintenance

Gestion des Ressources humaines

  • Accueil des nouveaux et nouvelles collaborateurs/ices 
  • Checkin @work : encodage et suivi
  • ONSS/group S/Dimona
  • Daytoday de la vie d'agence et des besoins des collaborateurs/ices
  • Gestion de l'agenda général de l'agence 
  • Organisation d'évènements internes et externes au bureau (Team Building, Archikult, etc)
  • Gestion des campagnes de recrutement

Description du profil
  • Vous êtes de formation supérieure, idéalement en Secrétariat de Direction 
  • Vous avez au minimum 2 années d'expérience pertinente, de préférence en PME
  • Connaissance du secteur de la construction est un plus

Avantages du poste
  • Diversité dans les tâches et responsabilités
  • Bureau en pleine expansion, équipe internationale et dynamique
  • Environnement de travail qualitatif et convivial
  • Situation idéale près de Montgomery, facilement accessible en transport en commun & parking vélo

Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : Indépendant
Autres Informations :
  • Vous maîtrisez parfaitement le français ; une connaissance de l'anglais ou du néerlandais est un atout
  • Organisation, ordre, rigueur et flexibilité font partie de vos qualités professionnelles 
  • Vous pouvez gérer le stress et réorganiser les priorités en fonction des situations
  • Autonome et responsable, vous êtes aussi souriant.e, serviable et avez le sens du contact
  • Vous maîtrisez les outils Microsoft Office et éventuellement In Design

www.mdw-architecture.com

 

 

 

 

 

 

  • Bruxelles
  • Administration et comptabilité
  • Temps plein
  • Avec expérience demandée

Comment postuler ?

Nom de l'employeur
MDW SOCIETE MULTIPROFESSIONNELLE D'ARCHITECTES
Personne de contact
MADAME Moignot Marie
Mode de présentation

Envoi de C.V. via "E-Mail"

Email
m.moignot@mdwarchitecture.be