Aller au contenu principal

Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel M/V/X

Réf 3007239

Actualisé le 28 septembre 2022 par TRAVAILLERPOUR.BE

Retour à la liste
Beschrijving van de onderneming

Er is 1 vacante plaats als Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (Belliardstraat 65, 1040 Brussel). 

De Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (kortweg 'de PV') is met meer dan 150 werknemers de grootste Belgische diplomatieke post in de wereld. Er werkt personeel van zowel de FOD Buitenlandse Zaken, een groot aantal andere Federale Overheidsdiensten, alsook de gefedereerde entiteiten. De PV is de stem van België in Europa en vertegenwoordigt de Belgische belangen in de Raad van de Europese Unie. Aan het hoofd van de PV staat de permanent vertegenwoordiger, ambassadeur Willem van de Voorde. Hij wordt bijgestaan door ambassadeur Pierre Cartuyvels, adjunct-permanent vertegenwoordiger, en dhr. Stéphane Mund, ambassadeur bij het Politiek en veiligheidscomité (COPS). De PV werkt het Europese beleid uit samen met de 26 andere lidstaten van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Europese Commissie, en dit op tal van domeinen gaande van interne markt, energie, transport, milieu, landbouw, visserij, consumentenzaken, tot buitenlands beleid, budgettaire en financiële kwesties, etc. In de aanloop naar het Voorzitterschap van België van de Raad van de Europese Unie (eerste semester 2024) zullen de personeelseffectieven gevoelig worden uitgebreid alsook bijkomende ruimte worden gehuurd.


Functiebeschrijving

Ben je op zoek naar een leidinggevende/coachende functie? Beschik je over een hands-on mentaliteit en onderneem je actie op een doel- en oplossingsgerichte manier? Schrijf je dan zeker in voor deze selectieprocedure.

De functie van Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU is een veelzijdige functie. Je fungeert als people manager, staat in voor het uitvoeren van enkele HR-processen, bent een aanspreekpunt voor de cel, zorgt voor een vlotte communicatie,...

In eerste instantie geef je leiding aan de administratieve cel. Deze cel bestaat uit een tiental administratieve of technische profielen werkzaam in de domeinen economaat, veiligheid, Human Resources, boekhouding, IT, technische dienst en chauffeurs. Daarnaast leid je, in het kader van het Belgische Voorzitterschap van de Raad van de EU, de aanzienlijke personeelsuitbreiding in goede banen en organiseer je ook de verdeling van de kantoorruimte.

Vervolgens sta je in voor de volgende taken:

  • Je volgt dossiers op rond personeelsbeheer: 
    • Je beheert het personeel van de Permanente Vertegenwoordiging (rekrutering, evaluatie,...) en je zorgt voor een vlotte integratie van nieuwe medewerkers.
  • Je zorgt voor een veilige, aangepaste en aangename werkomgeving voor alle medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging:
    • Je legt de nodige contacten met externe bedrijven (bij technische problemen of knelpunten, opvolgen van werken of interventies,...) of het hoofdbestuur van de FOD Buitenlandse Zaken (Facility Management, ICT,...);
    • Je lanceert, indien nodig, overheidsopdrachten en volgt deze ook op (bv. schoonmaak, veiligheidssysteem, ...).
  • Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van de events op de PV.
  • Je biedt ondersteuning aan de aanwezige informatievoorzieningen en de processen omtrent informatiemanagement.
  • Je treedt op als veiligheidsofficier of je ondersteunt deze:
    • Je zorgt voor een correcte toepassing van de instructies rond veiligheidsmachtigingen en geclassificeerde informatie binnen de Permanente Vertegenwoordiging;
    • Je detecteert veiligheidslacunes en je verhelpt deze en/of rapporteert deze aan het hoofdbestuur van de FOD;
    • Je actualiseert het crisisdossier.
  • Je valideert de nodige betalingen en facturen (met respect voor de budgettaire regels van het hoofdbestuur en de overheid in het algemeen).
  • Je legt en onderhoudt de nodige contacten met het hoofdbestuur en externe partners (andere FODs, regio's, de Raad van de EU, andere Permanente Vertegenwoordigingen, ....) ter uitvoering van bovenvermelde opdrachten.
  • Je rapporteert proactief aan het management over bovenvermelde opdrachten, via stafvergaderingen, bilaterale ontmoetingen of mail.
  • Je bent verantwoordelijk voor alles wat met het gebouw te maken heeft, inclusief de relaties met gemeenschappen en gewesten hierrond.

Profielbeschrijving

Diploma van master en een relevante professionele ervaring van minstens 6 jaar in het domein van managementondersteuning en administratie, waarbijn ten minste 2 van onderstaande taken werden uitgevoerd:  

  • Managen van personeel en opvolgen van personeelsdossiers;
  • Managen van processen binnen de domeinen economaat, veiligheid, boekhouding of technische dienst;
  • Managen van beheersprocessen.

EN een professionele relevante ervaring van minstens 3 jaar in een leidinggevende functie.

Deze twee ervaringen moeten niet noodzakelijk apart zijn verworven.


Voordelen van de betrekking

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging na een positieve evaluatie) als Verantwoordelijke voor de dienst Administratie en Personeel bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de EU (niveau A) met de bijhorende weddeschaal NA31.

Loon

Minimumaanvangswedde: 62.240,84 EUR (brutojaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via deze salarissimulator kun je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • glijdende werkuren in een 38-uren week en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand.

Extra informatie
Werkplek Bruxelles, België
Soort overeenkomst : AOD
  • Bruxelles
  • Gestion d'entreprises, de services et de projet
  • Temps plein
  • Avec expérience demandée

Comment postuler ?

Nom de l'employeur
TRAVAILLERPOUR.BE
Personne de contact
MADAME Gielen Gitte
Mode de présentation

Postuler via le site Web

Website
https://www.selor.be/nl/vacatures/job/?jobcode=CNG22106&mtm_campaign=CNG22106&mtm_source=actiris&mtm_medium=jobpost