secrétaire de direction H/F/X

Description de l'entreprise

Les AML sont un centre d'archives privées chargé de la collecte, la conservation et la valorisation d'archives de tout support, liées à la vie littéraire, théâtrale et éditoriale de la Belgique francophone du XIXe siècle à nos jours. Ils veillent à ce que ces archives soient préservées et mises à la disposition des chercheurs et du grand public ; leur personnel scientifique valorise ce patrimoine et en facilite l'exploitation par des chercheurs belges et étrangers. Constitués en asbl depuis 1958, les AML répondent aux missions qui leur sont confiées par la Fédération Wallonie-Bruxelles, leur principal pouvoir subsidiant.

Description de la fonction

votre mission sera d'aider la directrice dans ses attributions et d'assurer son secrétariat, et, de manière générale, de collaborer à la gestion administrative et logistique de l'asbl..

Plus concrètement, vous serez amené.e à réaliser les tâches suivantes (liste non exhaustive) :

• Gestion proactive de l'agenda, des rendez-vous et des réunions de la directrice
• Réception et traitement du courrier entrant et sortant
• Gestion administrative (dossiers, subventions, contrats, classement, archivage, organisation) et recherche d'informations
• Gestion de l'organisation interne (réception, salles de réunion, colloques...)
• Organisation des déplacements et des missions de l'équipe
• Prise de notes, rédaction de rapports, de comptes rendus et de notes diverses
• Réception des appels et accueils des visiteurs (hors lecteurs)
• Contact avec les parties prenantes
• Centralisation et suivi des besoins ; demande de prix, réception des offres et devis ; traitement et suivi des commandes ; contacts avec les fournisseurs et partenaires ; gestion des achats, des ventes, des stocks et des fournitures de matériel
• Gestion logistique des archives (dons et achats), à savoir réception et organisation du transport

Profil

Au moment de la candidature, vous êtes en possession d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat) de préférence en bachelier/graduat secrétaire de direction/assistant de direction.

Une expérience professionnelle de minimum 2 ans en tant que secrétaire/assistant(e) de direction ou assimilable, impliquant la gestion, la coordination et la réalisation de tâches administratives est un atout.

Vous disposez d'une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Vous disposez d'excellentes connaissances de la suite Microsoft Office et d'une aisance avec l'informatique en général.

Vous êtes capable de travailler de façon autonome, méthodique et organisée.

Vous êtes capable de hiérarchiser et gérer les priorités, vous veillez au respect des délais.

Vous vous adaptez facilement à toutes les situations, êtes polyvalent.e et résistant.e au stress

Vous faites preuve de rigueur, de déontologie, de discrétion et avez le sens des responsabilités

Vous êtes communicatif.ve et savez prendre des contacts pour en dégager les informations pertinentes

Vous êtes ouvert.e à la formation continue

Vous avez un intérêt pour la littérature, le théâtre et la culture en général

Atout

Vous êtes capable de comprendre et de rédiger des courriers en néerlandais et/ou en anglais.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Contrat à durée déterminée (CDD) initial de 6 mois, avec possibilité de CDI par la suite.

Temps plein : 35 heures/semaine.

Poste à pourvoir au 1er janvier 2025.

Intervention dans les frais de transport public.

Lieu de l'activité : AML (1000 Bruxelles)

Possibilité de formation.

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