Assistant administratif - #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Brugel, l'administration publique spécialisée dans la régulation bruxelloise pour les marchés du gaz et de l'électricité située à 1000 Bruxelles recherche un/e Assistant administratif, (h/f/x) pour un stage first payé de 6 mois à temps plein.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

TACHES :

Accueil : 10%

• Recevoir les visiteurs, les faire patienter dans la salle d'attente, appeler l'agent concerné, accompagnement éventuel vers la salle de réunion (être à l'écoute du visiteur, tenue soignée, langage correct et serviabilité) ;
• Standard téléphonique (n° général de BRUGEL) : dispatching des appels vers les services concernés, renseigner les interlocuteurs (S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés).

Meeting Rooms : 10%

• Participer à la gestion de la réservation des salles de réunions ;
• Préparation des salles de réunions pour les séances CA (mise en place matériel, catering spécifiques) et pour les autres réunions ;
• Soigner le catering pour les réunions, réservation de restaurants ;
• Veiller à laisser la salle prête pour utilisation après chaque réunion.

Courrier : 20 %

• Réception du courrier entrant ;
• Enregistrement et archivage électronique + tri et diffusion aux destinataires ;
• Envoi de courrier classique / par recommandé;
• Préparer les sacs postaux pour le courrier sortant de BRUGEL, avant le passage du facteur ;
• Préparer des envois par voie d'un livreur express (rare) ;
• Réception journalière et mise à disposition des différents journaux.
• Diffusion de messages d'ordre logistique / organisationnel au personnel via Teams.

Courrier électronique : 20%

• Gestion mail-box général de BRUGEL (avec supervision) : répondre aux mails reçus dans un langage professionnel ;

Agenda : 10%

• Consulter les agendas sur Outlook et créer des meetings / rendez-vous.

Administration : 20%

• Rédaction de courrier (formules de politesse, civilités, mise en forme, blocs signatures, insertion d'en-tête officiel), impression sur enveloppes / étiquettes / papier à en-tête ;
• Diverses tâches administratives comprenant l'utilisation de divers documents (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Classement et archivage des documents ;
• Gestion des commandes de matériel de bureau.

Comptabilité : 10%

• Aide administrative occasionnelle au service de comptabilité de Brugel.

 

Profil

• Vous avez une bonne connaissance d' Excel, Word, Outlook, PowerPoint.
• Vous êtes une personne polyvalente et enthousiaste.
• Vous résistez bien au stress.
• Vous faites preuve de rigueur dans l'organisation de votre travail.
• Vous avez l'esprit d'initiatives et êtes ouvert d'esprit.
• Vous communiquez aisément et appliquez les règles de courtoisie.

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Primaire
• Secondaire inférieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Contrat de stage first rémunéré de 6 mois à temps plein.
• Horaire variable du lundi au vendredi (plages fixes de 09h30 à 16h00/ plages mobiles de 07h30 à 09h30 et de 16h00 à 18h00)
• 38 Heures/sem - 7h36/jour + 30 minutes de pause
• Dates de fermeture prévue éventuelle : La société est fermée entre Noël et le Nouvel An
• Remboursement des frais de transport : abonnement STIB
• Le stage First est rémunéré.
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant  toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

Intéressé? Postulez maintenant !

Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée.

 

 

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