Assistant administratif - #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Une société spécialisée en climatisation située à 1190 Forest recherche un/e Assistant administratif, (h/f/x) pour un stage first payé de 3 mois à temps plein.   .

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

TACHES:

Support administratif général : 35 %

• Gestion de la correspondance : Répondre aux emails et assurer la liaison avec les clients, fournisseurs et collègues.
• Classement et archivage : Gérer les documents administratifs et leur archivage. Etc...

Logistique et planification : 10 %

• Commande des matériaux :
• Commander le matériel une fois l'acompte reçu.
• Planification des interventions : Planifier les dates d'intervention avec l'équipe technique et informer les clients.

Gestion des devis et factures : 25 %

• Préparation des devis : Créer et envoyer les devis aux clients selon leurs besoins spécifiques.
• Facturation : Après acceptation du devis, envoyer les factures d'acompte et suivre leur règlement.
• Suivi des paiements : Vérifier que l'acompte est bien payé avant de procéder à la commande du matériel. Vérifier que l'acompte est bien payé avant de procéder à la commande du matériel, suivre les retards de paiement et envoyer des rappels si nécessaire etc...

Correspondance avec les clients et fournisseurs : 15%

• Répondre aux appels et emails
• Gérer les demandes des clients et les réclamations, etc...
• Contacter les fournisseurs pour les devis et le suivi des commandes, ect...

Gestion de l'agenda et des rendez-vous : 10%

• Planifier les rendez-vous pour l'équipe
• Gérer l'agenda des réunions internes et externes

Support aux autres équipes : 5%

• Assurer un soutien administratif aux équipes techniques et commerciales.

 

Profil

• Des connaissances de base en Word et Excel sont requises, ainsi qu'une aisance en communication client.
• La connaissance du néerlandais est un atout, et nous recherchons une personne motivée, avec une réelle volonté d'apprendre et de s'investir dans ce poste.

 

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Primaire
• Secondaire inférieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Elémentaire (A)
  • Écrire : Elémentaire (A)
  • Lire : Elémentaire (A)
  • Parler : Elémentaire (A)

Avantages du poste

• Contrat de stage first rémunéré de 3  mois à tremps plein,.
• Horaire : de 9H   à   16H30 du lundi au vendredi . Pause de 12h30 -13h. 35 HEURES à PRESTER.
• Remboursement des frais de transport : Abonnement STIB
• Le stage First est rémunéré.
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant  toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

 

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Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée.