Gestionnaire administrative / administratif au sein du pôle vaccination (F/H/X) réf. : 2025-126 H/F/X

Description de l'entreprise

La Direction Santé à l'ONE, c'est une référence en médecine préventive et en promotion de la santé, autour de la naissance et de l'enfance, pour les professionnels de l'ONE et l'ensemble de la population.

En collaboration avec les Collèges médicaux (pédiatres, gynécologues et médecins PSE), elle élabore, met en œuvre et évalue des programmes de santé relatifs à la protection de la santé pré-péri et post natale développés dans ses consultations préventives.

Elle est également la référence scientifique en matière de médecine préventive auprès des milieux d'accueil et des services de promotion de la santé à l'école.

En tant que gestionnaire de commandes de vaccins, vous intégrez le service Vaccination volet logistique composé de 4 personnes.

Description de la fonction

En tant que gestionnaire administratif·ve au sein du pôle vaccination, vous contribuez au bon fonctionnement du programme de vaccination. Vous participez à la gestion administrative et logistique, vous soutenez vos collègues et vous aidez à assurer la continuité des activités.

1. Gestion administrative du pôle vaccination

• Suivre les questions liées aux commandes de vaccins.
• Partager les informations utiles avec la Cellule Vaccination.
• Rédiger et mettre en forme des documents (rapports, courriers, tableaux de suivi).
• Tenir à jour les bases de données et fichiers de suivi.
• Préparer les réunions (ordre du jour, comptes rendus, présentations).
• Veiller au respect des règles internes et des consignes liées à la vaccination.

2. Gestion logistique des activités

• Appliquer la procédure en cas d'incident de la chaîne du froid.
• Organiser les approvisionnements en vaccins, consommables et matériel.
• Planifier et suivre les livraisons, transports et stocks.
• Contribuer au suivi et à la mise à jour des stocks.
• Suivre les commandes, devis et factures avec les fournisseurs et services internes.
• Signaler les besoins ou problèmes logistiques (ruptures, retards, anomalies).

3. Support aux équipes

• Favoriser la bonne circulation de l'information entre les acteurs du programme.
• Participer à la préparation et au suivi des campagnes de vaccination.
• Apporter un soutien lors de projets spécifiques (nouvelles procédures, innovations logistiques).

4. Soutien transversal

• Remplacer un collègue en cas d'absence.
• Aider les responsables dans leurs tâches administratives et logistiques.
• Assurer la continuité des activités en prenant en charge différents dossiers.
• Donner un coup de main en cas d'urgence ou de surcharge.
• Aider les utilisateurs de la plateforme de commandes et d'enregistrement des vaccins.

Profil

• Vous êtes titulaire d'un Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
• Vous disposez d'une première expérience professionnelle d'au moins 1 an en gestion administrative et logistique
• Vous connaissez les principes et règles liés à la chaîne du froid, idéalement dans le cadre de la gestion de vaccins ou de produits sensibles
• Vous manifestez un intérêt marqué pour les missions de santé publique et de vaccination portées par l'ONE
• Vous connaissez, ou êtes à même d'apprendre, la matière en lien avec les marchés publics
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) et êtes capable d'assurer le suivi de données logistiques
• Vous êtes à même d'apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils informatiques et plateformes de gestion
• Vous faites preuve de débrouillardise, autonomie et sens de l'initiative dans votre travail
• Vous êtes orienté.e service et apportez une attention particulière au soutien et à l'accompagnement des utilisateurs
• Vous êtes orienté.e solution et cherchez activement des alternatives ou améliorations en cas de problème ou d'imprévu
• Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et capable de gérer efficacement vos priorités et vos délais, même dans un environnement avec des urgences
• Vous collaborez aisément avec différents interlocuteurs internes et externes, et appréciez le travail en équipe
• Vous êtes flexible et faites preuve d'adaptabilité face aux situations variées ou évolutives
• Vous êtes disposé·e à suivre les formations nécessaires pour maintenir et développer vos connaissances

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• 2.573,49 € bruts mensuels à l'indice actuel & 1 année d'ancienneté) - Echelle barémique 200/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu'à 10 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

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