Secrétaire de Direction - Ecole communale Arbre Ballon H/F/X

Description de l'entreprise

L'administration communale de Jette promeut la diversité et l'inclusion au sein de son personnel. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.

Dans un principe de neutralité des pouvoirs publics, au sein de l'administration communale de Jette le port de signes politiques, philosophiques ou religieux n'est pas autorisé.

L'administration communale de Jette s'engage notamment dans une politique active de recrutement de personnes avec handicap.

Si vous êtes en situation de handicap, nous vous conseillons de l'indiquer dans votre candidature. L'ensemble des locaux administratifs de l'administration communale de Jette sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Description de la fonction

Dans le respect de la charte « Missions, Visions, Valeurs » de l'administration communale de Jette, le¿la secrétaire de direction d'écoles communales assure la cohésion sociale, le respect du cadre de vie scolaire et est le¿la garant¿e de l'équité administrative (procédures de recours).

Activités principales

Assurer la gestion communicationnelle du secrétariat du¿de la directeur¿trice d'école

• Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels 
• Consulter l'agenda de la direction afin d'adapter ses interventions à celui-ci
• Assurer l'accueil des parents/élèves lors des permanences ou rendez-vous du directeur et veiller au suivi des demandes
• Développer un réseautage avec le monde économique, socioculturel, et les organismes de protection de la jeunesse (SPJ/SAJ)
• Responsable de l'obligation scolaire : tenue rigoureuse des registres de fréquentation et encodage OBSI
• S'assurer qu'à chaque rentrée, les parents prennent connaissance du ROI et du projet d'établissement ; gérer la récolte et l'archivage des documents de "prise de connaissance"
• Traiter les urgences et gérer les priorités

 Assurer la gestion administrative du secrétariat du¿de la directeur¿trice d'école

• Réceptionner le courrier, en assurer le suivi au niveau des services concernés ou proposer des réponses appropriées
• Dactylographier des documents, courriers, e-mails, notes, ... et retranscrire des comptes-rendus de réunions
• Préparer, centraliser et suivre des dossiers (collecte d'informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de documents)
• Tenir à jour les dossiers des enseignants et des élèves 
• Participer à l'inscription des élèves 
• Gérer la diffusion, le classement et l'archivage des dossiers administratifs
• Budgétisation des besoins
• Gestion de l'infrastructure : planification des travaux, collaboration avec le service de nettoyage et contrôle des occupations de locaux (autorisations Collège)
• Suivi Communal : Répondre avec rigueur et dans les délais aux demandes des différents services communaux

Planifier et organiser des activités/des événements

• Participer aux activités spécifiques de l'école selon les besoins organisationnels (fêtes scolaires, conseil d'école, conseil de participation)  

Profil

Diplôme exigé :

Détenir au maximum un certificat de l'enseignement secondaire supérieur (CESS).

Profil recherché :

Disposer de connaissances du secteur de l'enseignement et être capable d'interpréter les circulaires et réglementations de la Fédération Wallonie-Bruxelles.  

Maîtriser les outils informatiques courants, notamment la suite Microsoft Office 365 ainsi que les logiciels métiers liés à la fonction.

Etre doté¿e d'excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles. Pouvoir faire preuve de tact, de diplomatie et de capacités de médiation pour gérer les situations délicates.

Être autonome, organisé¿e et rigoureux¿se.

Savoir planifier son travail, définir ses priorités et mener ses missions à bien dans le respect des procédures. 

Être orienté¿e résultats et garantir un service de qualité.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Avantages du poste

Nous vous offrons :

• Un travail passionnant dans une école communale qui offre un cadre de travail dynamique.
• En qualité de nouveau collaborateur, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous.
• Nous vous proposons un environnement de travail flexible.
• Nous vous proposons un contrat à durée déterminée à temps plein (année scolaire 2026-2027) avec un salaire attrayant de niveau C (CESS) => Min - sans ancienneté : 2.618€ brut ; Max - avec 31 ans d'ancienneté : 4.162€ brut.
• Durée du contrat : du 17/08/2026 au 09/07/2027.

Nous offrons aussi : 

• Valorisation de l'ancienneté sur base des attestations d'occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
• Des chèques-repas de 8 euros par jour presté
• Le remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (SNCB, STIB, TEC, De Lijn) - NB : Les frais de déplacement en voiture ne sont PAS pris en charge, et l'administration n'offre pas de facilité en la matière
• Une indemnité de 0,37 euros par km pour les déplacements domicile - travail à vélo, à pieds ou à trottinette. L'administration communale de Jette souhaite favoriser et développer la mobilité douce au sein de son personnel.

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