Administratief medewerker (40%) (m/v)

Ben jij een gedreven talent op het vlak van administratie en organisatie? Sta je graag in voor een brede waaier aan taken binnen het dagelijkse reilen en zeilen van een organisatie? En vorm jij met plezier de draaischijf waar je collega¿s op kunnen rekenen? Dan ben jij de nieuwe medewerker die we zoeken! Wie we zijn De Vlaamse Ouderenraad is de spreekbuis van ouderen binnen het Vlaamse beleid. Vanuit signalen en noden van ouderen adviseren we beleidsmakers, zetten we sensibiliseringscampagnes op, zijn we betrokken bij onderzoek en communiceren we over alles wat beweegt op het vlak van beleid, projecten en onderzoek rond ouderen. Tegelijk bieden we lokale ouderenraden ondersteuning in hun rol als inspraakorgaan in de gemeente. Als platform van ouderenorganisaties en deskundigen streven we naar een samenleving waarin iedereen op een kwaliteitsvolle manier ouder kan worden, in alle diversiteit en in elke levensfase. Jouw toekomstige rol Als administratieve duizendpoot ben je de ruggengraad van onze dagelijkse werking. Je zorgt dat alles vlekkeloos draait, en bent de rots in de branding voor teamleden die praktische ondersteuning nodig hebben. ¿ Je gaat klantvriendelijk om met inkomende vragen en speelt ze waar nodig door naar de juiste collega. Zelf behandel je de aanvragen voor beelden uit onze fotodatabank. ¿ Je voert betaalopdrachten in, maakt facturen op, houdt ontvangen betalingen bij en speelt alles door naar het boekhoudkantoor. ¿ Je houdt de contactgegevens van alle vrijwilligers en vertegenwoordigers in onze werking up-to-date, beheert de abonnementen op ons tijdschrift en voert vlot alle tussentijdse aanpassingen door. ¿ Je staat in voor alle courante bestellingen aan kantoormateriaal, catering en andere benodigdheden en doet de verslaggeving van de maandelijkse teamvergaderingen. ¿ Je staat mee in voor onze grotere postverzendingen: je bereidt enveloppen voor qua adres en frankering, zet de nodige bestanden in druk en zorgt er mee voor dat alles tijdig de deur uitgaat. ¿ Je waakt mee over al onze to do¿s als vzw: ons archief, de UBO-registratie van onze bestuursleden, de publicaties in het Belgisch Staatsblad, de registraties voor de vrijwilligersverzekering, de GDPR-normen, ... ¿ Wanneer we studiedagen of andere activiteiten organiseren ben je verantwoordelijk voor de praktische kant: de locatie reserveren, de catering regelen, de inschrijvingen verwerken, deelnemersmappen maken, vragen van deelnemers beantwoorden, ¿ ¿ Je verzorgt ook een aantal logistieke taken in onze dagelijkse werking: post verdelen, vergaderzaal klaarzetten, de bibliotheek geordend en up-to-date houden, ¿ ¿ Je vormt een sterk duo met onze webmaster/IT-er, die samen met jou instaat voor de vlotte dagelijkse werking.

Profiel

Je profiel ¿ Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs, met focus op handel, secretariaat, informaticabeheer of een gelijkaardige richting. ¿Je bent perfect Nederlandstalig en beschikt over een basiskennis Frans. ¿Eerdere werkervaring is geen vereiste om jezelf kandidaat te stellen, maar uiteraard wel een meerwaarde. Ook basiskennis rond boekhouding is een pluspunt. ¿Met de courante toepassingen in MS Word, Access, Excel, Teams en Outlook kan je vlot overweg. ¿ Je blinkt uit qua communicatieve vaardigheden, helpt graag mensen verder en hebt een sterk oog voor detail. ¿ Je werkt gestructureerd en pikt enthousiast in op de uiteenlopende vragen die jouw richting uitkomen. ¿Je gaat spontaan op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit en efficiëntie van je werk te verbeteren en speelt proactief in op uitdagingen om problemen of onduidelijkheden te voorkomen. ¿ Je bent gedreven, hebt zin voor initiatief en werkt graag zowel zelfstandig als samen met anderen aan een sterk resultaat.

Talenkennis