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Adjoint à la direction générale CPE/OIP H/F/X

Ref 1596399

Geactualiseerd op 15 september 2021

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Description de la fonction

Activités/tâches principales :

  • Recevoir et transmettre les appels téléphoniques à destination de la Direction générale.
  • Assurer le soutien logistique de la Direction générale d'une manière proactive (préparer les dossiers, prévoir toutes réservations pour les réunions, adresser les convocations, gérer les stocks de fournitures de bureau, ...).
  • Avoir une bonne connaissance du fonctionnement du Port de Bruxelles
  • Avoir une bonne connaissance de l'organisation de la Direction générale
  • Apporter un soutien pour la préparation des réunions et des dossiers des organes de gestion :
  • Conseil d'administration ;
  • Comité de gestion ;
  • STAFF ;
  • Réunion de concertation Port-cabinet de tutelle.
  • Dactylographier et assurer le lay-out des documents établis au sein de la Direction générale.
  • Assister les membres de la Direction générale dans la gestion de leur agenda.
  • Réceptionner, trier, rechercher et acheminer le courrier à destination de la Direction générale (via l'outil informatique spécifique).
  • Accueillir et orienter les visiteurs.

Activités/Tâches secondaires :

  • Un soutien ponctuel sera demandé, selon l'avancement du projet, pour la Cellule Contrôle de gestion - gestion des données (archives) sous l'autorité du responsable de la gestion de l'information/des données, qui consistera à l'assister dans sa mission (collecte, classement et conservation). Il pourra être demandé de se rendre dans les différents locaux du Port de Bruxelles, à savoir le siège social, la Capitainerie et le centre TIR.
  • Un soutien ponctuel pourrait être demandé, selon les besoins, par la Cellule Communication pour une participation à certains événements organisés par le Port de Bruxelles (tenue de stand, participation sur le terrain, etc., ces événements pouvant se tenir à titre exceptionnel en soirée et/ou le week-end).

Description du profil

Assister les membres de la Direction générale sur le plan administratif et essentiellement dans des travaux d'exécution (secrétariat). Informer les gestionnaires du suivi donné à une mission et du résultat obtenu. Réaliser son travail dans un délai convenu avec les gestionnaires de dossier.

Relation avec et place dans la hiérarchie : en contact direct avec le chef fonctionnel et les autres directions.

Qualités exigées :

  • Confidentialité, discrétion
  • Qualité d'écoute
  • Sens de l'organisation
  • Disponibilité
  • Etre proactif(ve)
  • Respectueux des normes, des directives de manipulation et de conservation telles que renseignées par l'archiviste ainsi que des archives

Votre profil :

  • Vous avez le sens de l'accueil et la qualité du service client est votre priorité
  • Vous aimez le contact humain
  • Vous possédez une bonne maîtrise de l'expression orale en français et en néerlandais et vous avez une bonne élocution
  • Vous êtes familiarisé(e) avec l'outil informatique : Microsoft Office (surtout Word et Excel) n'a plus de secrets pour vous
  • Vous savez respecter les plannings et vous êtes ponctuel(le)
  • Vous avez une tenue vestimentaire adaptée à la fonction 
  • Vous êtes rigoureux(se), souriant(e), polyvalent (e) et disponible
  • Vous êtes résistant(e) au stress, patient et persévérant
  • Vous apportez si nécessaire une aide administrative et participez à l'organisation d'événements 
  • Vous vous chargez des salles de réunion et vous êtes le point de contact pour d'autres aspects logistiques

Profil éligible à l'offre

Conditions CPE OIP :

Contrat CPE OIP à durée déterminée (1 an), renouvelable une fois

  • Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement
  • Etre domicilié en Région Bruxelles-Capitale
  • Avoir le diplôme requis pour le poste

Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : CDD
  • België
  • Administratie en boekhouding
  • Voltijds
  • Zonder

Hoe solliciteren?

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