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Assistant administratif #StageFirst H/F/X

Ref 1608584

Geactualiseerd op 06 oktober 2021

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Description de l’entreprise

Une entreprise cherche un Assistant administratif (H/F/X) pour un stage de 3 mois à temps plein


Description de la fonction

Accueil

  • Recevoir les visiteurs, les faire patienter dans la salle d'attente, appeler l'agent concerné, accompagnement éventuel vers la salle de réunion (être à l'écoute du visiteur, tenue soignée, langage correct et serviabilité) ;
  • Standard téléphonique (n° général de BRUGEL) : dispatching des appels vers les
  • services concernés, renseigner les interlocuteurs (S'exprimer aisément vis à vis d'interlocuteurs divers et variés).

Meeting Rooms

  • Participer à la gestion de la réservation des salles de réunions ;
  • Préparation des salles de réunions pour les séances CA (mise en place matériel, catering spécifiques) et pour les autres réunions ;
  • Soigner le catering pour les réunions (thermos café, biscuits, boissons, selon la demande), commande de sandwichs, réservation de restaurants ;
  • Veiller à laisser la salle prête pour utilisation après chaque réunion.

Courrier

  • Réception du courrier entrant ;
  • Enregistrement et archivage électronique + tri et diffusion aux destinataires ;
  • Envoi de courrier classique / par recommandé;
  • Préparer les sacs postaux pour le courrier sortant de BRUGEL, avant le passage du facteur ;
  • Préparer des envois par voie d'un livreur express (rare) ;
  • Réception journalière et mise à disposition des différents journaux.
  • Diffusion de messages d'ordre logistique / organisationnel au personnel via Teams.

Courrier électronique

  • Gestion mail-box général de BRUGEL (avec supervision) : répondre aux mails reçus dans un langage professionnel

Agenda

  • Consulter les agendas sur Outlook et créer des meetings / rendez-vous.

Administration

  • Rédaction de courrier (formules de politesse, civilités, mise en forme, blocs signatures,
  • insertion d'en-tête officiel), impression sur enveloppes / étiquettes / papier à en-tête ;
  • Diverses tâches administratives comprenant l'utilisation de divers documents (Excel, Word, Powerpoint) ;
  • Classement et archivage des documents ;
  • Gestion des commandes de matériel de bureau ;
  • Réception hebdomadaire des paniers de fruits et mise à disposition du personnel.

7. Comptabilité

  • Aide administrative occasionnelle au service de comptabilité de Brugel

Description du profil
  • Avoir un intérêt pour les métiers administratifs
  • Avoir moins de 30 ans ;
  • Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
  • Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
  • Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
  • Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
  • Ne pas avoir déjà réalisé un stage (First) de plus de 3 mois.

Profil éligible à l'offre

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

  • Avoir moins de 30 ans ;
  • Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
  • Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
  • Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
  • Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
  • Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Avantages du poste
  • Horaire de lundi au vendredi (5 jours/semaine - 38h/semaine) de 7h30/9h30 à 12/14h (30min de pause) jusque 16/18h après la pause (7h36 par jour)
  • Lieu de travail: : Avenue des Arts 46/14, 1000 Bruxelles
  • Remboursement des frais de transport
  • Le Stage First est rémunéré

Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : Stage First
  • België
  • Administratie en boekhouding
  • Voltijds
  • Zonder

Hoe solliciteren?

De werkgever heeft de rekrutering voor deze vacature toevertrouwd aan Actiris. Gebruik My Actiris om te solliciteren of kom langs in een van onze agentschappen.