Drietalige receptionist(e) M/V/X

Beschrijving van de onderneming

De Universitaire Stichting werd opgericht om de samenwerkingsgeest tussen de universiteiten en de wetenschappen te bevorderen en dit door een locatie aan te bieden, waar professoren en vorsers zowel Belgische of buitenlandse en andere persoonlijkheden uit de civiele maatschappij zich kunnen terugvinden.

De Universitaire Stichting beschikt over een restaurant van niveau, een cosy salon, hotelkamers, vergaderzalen, die ter beschikking staan voor de leden.

Functiebeschrijving

We zijn dringend op zoek naar een drietalige receptionist (e) om het onthaal van onze leden te verzekeren.

 

In deze functie, zal U volgende taken uitvoeren :

Receptie

• Onthaal van bezoekers in het frans, nederlands en engels
• Het in- en uitchecken van de hotelgasten
• De telefoon beantwoorden
• De hotel-listing alsook de fakturen opstellen
• Accueillir et renseigner les personnes participant à un évènement ou mangeant au restaurant
• Coordination avec les autres services (restaurant, technique, compta)

Administratie/beheer

• Voorbereiding van de fakturen (hotel, restaurant, zalen) en de herrinneringen
• Opsturen van de post (fakturen, mailings, enz)
• Het klasseren van documenten (mails, fakturen, bonnen van hotel en restaurant, ....)
• Opvolgen van de abonnementen van de kranten en tijdschriften
• Beheer en bestelling van bureaubenodigdheden (papier, inkt, fotocopieermachine, ...)
• Het scannen en inputten van fakturen van het hotel of het restaurant
• Het up to date houden van de contacten (medewerkers, leveranciers,...)
• Beheer van de studenten (planning, aanwerving, contracten)

Reservaties

• Beheer van de agenda, van de reservaties (hotel, zalen, enz) per email, telefoon en fax
• Opvolgen van reservatie emails

Profielbeschrijving

• U heeft Bachelor in secretariaat/talen of in hotelbeheer OF heeft reeds een geslaagde ervaring in een gelijkaardige functie 
• U beheerst op uitstekende wijze het Nederlands, het Frans en het Engels
• U bent vertrouwd met MS Office (Word, Excel)
• U bent georganiseerd en kan uw prioriteiten beheren 
• U heeft een goede zin voor persoonlijk contact, bent steeds attent voor klanten en het management, U bent geduldig en durft initiatieven te nemen.
• U bent flexibel en U makkelijk aanpassen aan wijzigingen of veranderingen
• U bent bereid om in shift van 08h00 tot 16h00 van maandag tôt vrijdag (Uitzonderlijk - voor vervangingen - kan U zich vrijmaken in de namiddag/avond)

Voordelen van de betrekking

• Wij bieden U een gevarieerde job aan in een aangename en stimulerende omgeving 
• Een contract van onbeperkte duur 
• Een competitief salaris, alsook extra legale voordelen zoals maaltijdcheques en de terugbetaling van het openbaar vervoer (woon-werk)
• Een makkelijke verbinding met het openbaar vervoer (treinstation, metro en bus in de buurt)

Extra informatie
Werkplek Bruxelles, België
Soort overeenkomst : AOD