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Secrétaire de direction pour le SIPPT H/F/X

Ref 2686825

Geactualiseerd op 23 juni 2022 via WALLONIE BRUXELLES ENSEIGNEMENT

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Description de l’entreprise

La Direction du SIPPT doit assister l'employeur, la ligne hiérarchique et les travailleurs lors de l'application des mesures visées par la loi du 4 août 1996 et ses arrêtés d'application, pour deux secteurs distincts :

  • Le secteur XVII, qui regroupe les implantations administratives de WBE, notamment le siège central, les Bureaux et Directions décentralisés. Cela représentera à terme  ± 15 implantations (± 500 personnes).
  • Le secteur IX, qui regroupe les établissements d'enseignement, écoles annexées, conservatoires royaux de Musique (Bruxelles, Mons, Liège), internats autonomes, établissements à vocation parascolaire (centres de formation technique, CPMS). Cela représente 485 établissements, soit 2.900 bâtiments et ± 30.000 membres du personnel.

Description de la fonction

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant que Secrétaire de direction du SIPPT , vous serez amené(e) à :

 

Prendre en charge la coordination et la réalisation des tâches administratives

  • Vous réceptionnez, indicatez et traitez le courrier entrant et sortant afin de réaliser un tri des informations devant être communiquées au responsable, aux autres membres du service ou à d'autres départements ;
  • Vous exécutez un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat du responsable et du SIPPT (rédiger et dactylographier des notes et des courriers, assurer le classement, envoyer des courriels, faire circuler des documents du SIPPT en son sein et vers l'extérieur, effectuer des photocopies, etc.) et assurez le suivi des dossiers ;
  • Vous gérez l'organisation des réunions, conviez les personnes concernées, réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique, ...) ;
  • Vous gérez la boîte mail générique du SIPPT ;
  • Vous participez aux réunions et rédigez les procès-verbaux dans le but d'informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre ;
  • Vous gérez l'agenda du responsable.

 

En tant que personne de contact, aider les collaborateurs ou des personnes externes à obtenir l'information recherchée

  • Vous transmettez l'information venant du responsable vers les collaborateurs ; 
  • Vous agissez comme un trait d'union entre le responsable et les partenaires externes et/ou internes ;
  • Vous gérez l'ensemble des documents et informations propres au SIPPT afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes ;
  • Vous accueillez des visiteurs et les réorientez vers la personne ou le service compétent.

 

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive.

 

PLUS D'INFO SUR LA FONCTION ?

Fatima ALAMI | Responsable du SIPPT (a.i)

Courriel : Fatima.ALAMI@cfwb.be


Description du profil

CONDITIONS DE PARTICIPATION :

 

1. DIPLÔME et expérience REQUIS

Soit (option 1) :

Vous êtes en possession :

  • d'un diplôme de l'Enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier) dans une orientation Assistant de direction ou Secrétariat de direction

ET

 

  • d'une expérience professionnelle de minimum 1 année dans le domaine en tant que secrétaire, assistant de direction ou secrétaire de direction (gestion d'un agenda, gestion de courriers et documents divers, rédaction, accueil téléphonique, ...) ;

 

Soit (option 2) :

Vous êtes en possession :

  • d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (Bachelier /Graduat)

 

ET

 

  • d'une expérience professionnelle de minimum 3 années dans le domaine en tant que secrétaire, assistant de direction ou secrétaire de direction (gestion d'un agenda, gestion de courriers et documents divers, rédaction, accueil téléphonique, ...) ;

 

Vous avez obtenu votre diplôme à l'étranger ou dans une autre langue que le français ?

  • Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir : inscription  en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))
  • Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir: 02/690.89.00 Service de l'équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur)

 

2. ATOUT

Une expérience professionnelle dans un SIPPT ou dans une cellule Bien-être constitue un atout.


Avantages du poste
  • Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ;
  • Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
  • Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
  • Lieu de travail facilement accessible en transports en commun ;
  • Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
  • Indemnité vélo (25 centimes par kilomètre) ;
  • Possibilité de télétravail jusqu'à 50% maximum (sous réserve de l'approbation de la hiérarchie) ;
  • 27 jours minimum de congé par an ;
  • Congé entre Noël et Nouvel an ;
  • Possibilités de formations durant les heures de travail.

Informations supplementaires
Lieu de travail ,
Type de contrat : CDI
  • Bruxelles
  • Administratie en boekhouding
  • Voltijds
  • Met

Hoe solliciteren?

Naam van de werkgever
WALLONIE BRUXELLES ENSEIGNEMENT
Contactpersoon
MONSIEUR DUMAZY Brieux
Presentatiewijze

Solliciteren via Web site

Website
https://www.wbe.be/detail-dune-actualite/news/secretaire-de-direction-du-sippt/