Aller au contenu principal

Medewerker onthaal en administratie M/V/X

Ref 2754538

Geactualiseerd op 24 juni 2022 via AGENTSCHAP INTEGRATIE EN INBURGERING

Retour à la liste
Beschrijving van de onderneming

Het Agentschap Integratie en Inburgering is een Vlaams agentschap dat zich inzet voor een samenleving waarin herkomst geen beslissende rol speelt.

We ondersteunen lokale besturen, organisaties en burgers om beter om te gaan met de uitdagingen van migra-tie.

Hoe? Via een kwaliteitsvol aanbod op het vlak van integratie, inburgering, vreemdelingenrecht en internationaal familierecht, Nederlands leren, sociaal tolken en vertalen.

Zo voeren we het Vlaamse inburgerings- en integratiebeleid uit, samen met de stedelijke agentschappen in Gent en Antwerpen en het Huis van het Nederlands Brussel.


Functiebeschrijving

Hoofdtaak: kwaliteitsvol onthaal van de klanten (momenteel vooral telefonisch, maar later ook fysiek, en via het info-e-mailadres)

  • Je ontvangt de klant en verduidelijkt de specifieke reden van het contact of bezoek. Je zoekt hiertoe de klant op in het online opvolgsysteem.
  • Je maakt afspraken en informeert inburgeraars als een afspraak geannuleerd wordt wegens bijvoorbeeld ziekte of wijziging in planning. Waar mogelijk antwoord je ook op vragen van inburgeraars, beperkt tot prak-tische zaken en contactpersonen.
  • Je informeert inburgeraars of anderstaligen als een afspraak geannuleerd wordt, bijvoorbeeld wegens ziekte.
  • Je beantwoordt vragen van klanten op het info-e-mailadres.

Gegevens en informatie verzamelen en verwerken

  • Je verwerkt basisinfo en persoonsgegevens van de klant in een online opvolgsysteem.
  • Je inventariseert defecten binnen het gebouw en signaleert deze aan de logistieke dienst.

Algemene ondersteunende taken uitvoeren (als back-up bij afwezigheid van andere medewerkers)

  • Je beheert de voorraad van klein materiaal en folders.
  • Je ontvangt leveringen. Je maakt bestelbonnen op.
  • Je maakt documenten op ter ondersteuning van de werking.
  • Je beheert de verzending van generieke brieven (bijvoorbeeld om deelnemers aan te trekken) en mailverkeer in generieke mailboxen.
  • Je maakt Chromebooks gebruiksklaar en zorgt mee voor een optimaal gebruik door de inburgeraars.
  • Je ondersteunt trajectbegeleiders en andere collega's in administratieve taken en opvolgen van lijsten. Hier-voor werk je nauw met hen samen.
  • Je contacteert inburgeraars over het digitaal aanbod MO (Maatschappelijke Oriëntatie), ondersteunt hen in de opstart van MO en zorgt dat inburgeraars gebruik kunnen maken van ondersteunend ICT-materiaal (onder de vorm van Chromebooks) dat we gebruiken tijdens de inburgeringstrajecten.

Profielbeschrijving
  • Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels. Het spreken van een andere taal is een plus-punt.
  • Je bent klantgericht. Je bent empathisch, geeft de klant informatie en structuur en weet deze drie aspecten juist te doseren, zowel in fysieke, telefonische als schriftelijke contacten.
  • Je bent bereid je in te werken in de basisregelgeving voor inburgering en in basisinformatie over Nederlands als tweede taal.
  • Je hebt een uitgesproken affiniteit met een digitale werkomgeving (digitale klas- en werkomgevingen) en uitstekende ICT-vaardigheden.
  • Je bent administratief vaardig en nauwkeurig in het uitvoeren van deze taken.
  • Je bent digitaal vaardig en kan vlot MS Office toepassen: Word, Excel, Outlook, OneNote. Je kan met Teams of gelijkaardige platformen werken.
  • Je kan helder en doelgericht communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je kan omgaan met druk en blijft ten allen tijde respectvol.
  • Je staat open voor diversiteit.
  • Je bent flexibel en kan je aanpassen aan een veranderende werkomgeving.
  • Je bent bereid te werken in vakantieperiodes en soms 's avonds en in het weekend.
  • Je beschikt over een auto en een rijbewijs B.

Rijbewijs: Rijbewijs B
Voordelen van de betrekking
  • Een boeiende job in een team van enthousiaste collega's
  • Contract bepaalde duur van zes maanden met mogelijke verlenging.
  • Een loon volgens barema A2 van het PC 329.01 (verloning op basis van relevante anciënniteit met brutobe-dragen tussen € 2109,7 en € 3812,82)
  • Maaltijdcheques van 6 euro per gewerkte dag
  • Een interessante vakantieregeling: minstens 34 verlofdagen (voltijdse tewerkstelling) en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar
  • Glijdende werkuren en mogelijkheid tot telewerk
  • Hospitalisatieverzekering
  • Groepsverzekering
  • Gratis woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer
  • Je standplaats is Halle. Je bent bereid je regelmatig te verplaatsen naar de andere vestigingen in de regio.

Extra informatie
Werkplek Brussel, België
Soort overeenkomst : ABD
Andere informatie :

Hoe solliciteer je?

Je kan enkel solliciteren via e-mail. Je stuurt ten laatste op 3 juli 2022 jouw motivatiebrief en cv naar

  • Brussel
  • Administratie en boekhouding
  • Voltijds
  • Zonder

Hoe solliciteren?

Naam van de werkgever
AGENTSCHAP INTEGRATIE EN INBURGERING
Contactpersoon
MADAME HR Dienst
Presentatiewijze

C.V. opsturen via "E-Mail"

Email
vacatures@integratie-inburgering.be