Aller au contenu principal

Manager Purchase Services M/V/X

Ref 2758731

Geactualiseerd op 25 juni 2022 via VISITBRUSSELS

Retour à la liste
Beschrijving van de onderneming

visit.brussels is het communicatiebureau voor toerisme en cultuur in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het richt zich tot inwoners, Belgen en buitenlandse bezoekers. Het doel van deze instelling is om het imago van Brussel  als hoofdstad van 500 miljoen Europeanen uit te dragen en te versterken. 

visit.brussels: we make you love Brussels! 

visit.brussels is een instelling van openbaar nut (ION) in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Er werken 180 mensen. 

visit.brussels geeft de stad dynamische impulsen en creëert unieke ervaringen voor inwoners en bezoekers.  


Functiebeschrijving

Instaan voor de operationele coördinatie, toezicht houden op en ondersteuning bieden aan de medewerkers van de Purchase Services, de manier van werken en de interne procedures optimaliseren om alle activiteiten zo vlot mogelijk te laten verlopen binnen het wettelijke kader, met respect voor de budgetten en in lijn met de strategie, alle medewerkers voorzien van de nodige materialen, tools, diensten, IT- en telefooninfrastructuur

De Manager Purchase Services is verantwoordelijk voor de aankopen van de hele vzw en is de contactpersoon voor de verschillende departementen van visit.brussels en voor de leveranciers.

Verantwoordelijkheden & activiteiten

Operationele coördinatie van de dienst 

  • Toezicht houden op de opdrachten van de dienst
  • De doelstellingen van de dienst bepalen, ervoor zorgen dat de doelstellingen worden gerealiseerd 
  • Anticiperen op, coördineren van en toezicht houden op de activiteiten van de dienst (werklast, toewijzing van verantwoordelijkheden, doelstellingen, beschikbare middelen, planning ...)
  • Meewerken aan het budgettaire proces en het jaarlijkse strategische plan
  • Opvolgen van het budget en de uitgaven, verslag uitbrengen over de rekeningen van de dienst en eventuele ontsporingen aanpakken
  • Het actieplan definiëren, delen, implementeren en bijsturen in functie van de strategie, het budget en de planning
  • Instaan voor de administratieve opvolging van de dienst (procedures, overheidsopdrachten ...

Beheer van het team

  • De aanwezigheden registreren en controleren / de vakantiedagen beheren
  • Het gepresteerde werk in functie van het actieplan controleren
  • Motiveren, overleggen, tekenen van erkenning geven en verantwoordelijkheden toevertrouwen om de autonomie te bevorderen
  • Taken en verantwoordelijkheden delegeren, de zoektocht naar oplossingen begeleiden, werknemers ondersteunen bij moeilijkheden en het nemen van beslissingen
  • Opleidingsbehoeften onderkennen en zorgen voor een verdere ontwikkeling van de competenties van medewerkers
  • Functioneringsgesprekken voeren met werknemers in ondergeschikte posities
  • Teamwerk uitbouwen en stimuleren: overleg met het team en met individuen plannen, het werk in de vorm van projecten organiseren, procedures uitwerken en implementeren, omgaan met interne conflicten

Taken

  • De strategie bepalen die in het kader van de procedures van de toevertrouwde opdrachten moet worden gevolgd
  • Toezicht houden op het proces voor de uitgaven en de aankopen (bestelbons, onkostennota's, dagvergoedingen ...) en de gunning van alle overheidsopdrachten
  • Toezicht houden op de centralisering van verschillende uitgaven binnen de organisatie om ze te bundelen en raamovereenkomsten te sluiten
  • Communicatieplannen uitwerken en contacten onderhouden met inspecteurs en leveranciers
  • De planning van de overheidsopdrachten opstellen, de overheidsopdrachten omschrijven (voorwerp, duur, structurering) en het type van procedure en/of de meest geschikte gunningswijze bepalen
  • De interne klanten wegwijs maken, oplossingen en verbeteringen voorstellen zowel op het vlak van de bepaling van de behoeften als in het kader van de verschillende fasen van de opdracht
  • In samenwerking met de interne klanten toezicht houden op onder meer alle schriftelijke akten (gemotiveerde beslissingen/bestellingen/contracten/aanhangsels), die rechtsgevolgen teweegbrengen, om de gunning van de opdrachten zo veel mogelijk te beveiligen en de risico op een beroep zo veel mogelijk te beperken.

Profielbeschrijving
  • In het bezit zijn van een bachelor of een master
  • Minstens 5 jaar ervaring hebben in een vergelijkbare functie
  • Beschikken over vaardigheden inzake overheidsfinanciën en kennis van de overheidssector 
  • Tweetalig zijn
  • Beschikken over een analytische geest met een goed tijds- en deadlinebeheer
  • Klantgericht zijn en in staat zijn om de communicatie en rapportage aan te passen aan het type van gesprekspartners (intern en extern)
  • Stressbestendig zijn
  • Thuis zijn in projectbeheer 
  • In staat zijn om met verschillende betrokkenen samen te werken 
  • Efficiënt autonoom en in team kunnen werken 
  • Via time management in staat zijn om aan verschillende projecten tegelijk mee te werken 
  • Zin voor initiatief aan de dag leggen en veranderingen kunnen beheren 
  • Over een goede kennis van digitale tools beschikken
  • Kennis van SAP is een voorwaarde.
  • Betrokken, reactief, dynamisch en georganiseerd zijn
  • Efficiënt autonoom en in team kunnen werken
  • Proactief werken, anticiperen en initiatief nemen
  • Flexibel zijn.

Voordelen van de betrekking
  • Voltijds contract van onbepaalde duur
  • Onmiddellijk beschikbaar.

Extra informatie
Werkplek Bruxelles, België
Soort overeenkomst : AOD
Andere informatie :

Contact 

Sollicitaties moeten vóór woensdag 6 juli 2022 worden verstuurd naar : apply@visit.brussels

  • Bruxelles
  • Beheer van ondernemingen en diensten
  • Voltijds
  • Met

Hoe solliciteren?

Naam van de werkgever
VISITBRUSSELS
Contactpersoon
MADAME RH Service
Presentatiewijze

C.V. opsturen via "E-Mail"

Email
apply@visit.brussels