Aller au contenu principal

Management assistant ( < 26 jaar - SBO contract) M/V/X

Ref 2759040

Geactualiseerd op 25 juni 2022 via SERVICE FEDERAL DES PENSIONS-FEDERALE PENSIOENDIENST

Retour à la liste
Beschrijving van de onderneming

Het secretariaat voert een grote variëteit aan taken uit die te maken hebben met het beheer van het departement. Het biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan de departementsverantwoordelijke. Het helpt hem bij het uitoefenen van zijn functie en zorgt ervoor dat hij zijn werk kan optimaliseren.

Het departement Pensioenrechten bepaalt de ingangsdatum en de pensioenen van werknemers (privésector) en van ambtenaren (overheidssector) berekent. Daarnaast bepaalt het departement het pensioenbedrag in het kader van een raming of een pensioenaanvraag en onderzoekt het recht op een Inkomensgarantie voor Ouderen (IGO). De medewerkers van dit departement staan in direct contact met de burgers via het Contact Center en de verschillende gewestelijke kantoren.

De Federale Pensioendienst is een openbare instelling van sociale zekerheid, die de volgende opdrachten heeft:

  • Het geven van helder advies en informatie over het pensioen, via verschillende kanalen die aangepast zijn aan de behoeften en aan de doelgroepen.
  • Het berekenen van de pensioenen van de werknemers en ambtenaren, en ook van de IGO (inkomensgarantie voor ouderen), op basis van gegevens die tot zijn beschikking gesteld worden. Het betekenen van die rechten aan de (toekomstige) gepensioneerden.
  • Het uitbetalen van de pensioenen voor werknemers, ambtenaren, zelfstandigen en van de IGO. De FPD verbindt zich ertoe een correcte en stipte betaling aan zijn klanten te verzekeren.
  • Het ondersteunen van het beleidswerk door zijn gegevens, zijn analyses en zijn expertise op strategisch, juridisch, financieel en actuarieel gebied ter beschikking te stellen van de politieke beslissers.

De Federale Pensioendienst bestaat uit een centrale administratie, gevestigd in de Zuidertoren te Brussel, en een aantal gewestelijke kantoren (Brugge, Kortrijk, Gent, Turnhout, Antwerpen en Hasselt) waar in totaal zo'n 2 500 personeelsleden tewerkgesteld zijn

De Zuidertoren bevindt zich aan het station Brussel Zuid, en is gemakkelijk bereikbaar via de NMBS, de Lijn, de TEC en de MIVB. Bovendien stelt de FPD een privé parking ter beschikking aan zijn personeelsleden.


Functiebeschrijving

Een routinejob die er elke dag hetzelfde uitziet? Neen bedankt! Jij bent op zoek naar een functie met voldoende verantwoordelijkheid en afwisseling? Het liefste in een omgeving waar je je talenkennis voldoende kan inzetten en waar jouw oog voor detail een onmisbare eigenschap is? Misschien ben jij dan wel het organisatietalent waarop onze instelling kan bouwen! Solliciteer snel voor de functie van management assistant bij de Federale Pensioendienst!

We zoeken momenteel 1 management assistant voor het departement Pensioenrechten.

Wat houdt de functie in? 

Als management assistant (directiesecretaris /-esse) voer je verschillende taken uit, zoals:

Je zorgt voor de coördinatie en uitvoering van volgende administratieve taken:

  • Je controleert en behandelt de inkomende en uitgaande correspondentie teneinde de informatie uit te zoeken die moet worden meegedeeld aan de betrokken partijen (administrateur-generaal, adjunct-administrateur-generaal, departementsverantwoordelijke of andere leden van het departement en van de Federale Pensioendienst).
  • Je beheert de telefonische gesprekken.
  • Je voert een administratief takenpakket uit en zorgt voor de opvolging ervan (voorbereiding van documenten voor verschillende vergaderingen, opstellen van nota's, enz.)
  • Je beheert de agenda proactief, wat inhoudt dat je vergaderingen inplant, eventuele verplaatsingen organiseert, enz.
  • Je zorgt ervoor dat parlementaire vragen, vragen van de ombudsman Pensioenen en vragen van het auditoraat worden gecoördineerd en beantwoord. 

Je helpt de medewerkers of personen die niet tot de dienst behoren om de gezochte informatie te bekomen: 

  • Je geeft de informatie van de verantwoordelijke door aan de medewerkers (opstellen van berichten op intranet, nieuwsbrieven).
  • Je functioneert als tussenpersoon tussen je verantwoordelijke en de externe en/of interne partners.
  • Je beheert alle documenten en informatie van de dienst of van de FPD om de vragen van medewerkers en/of externe contacten te kunnen beantwoorden en te zorgen voor een afdoende overdracht van belangrijke informatie.

Je neemt deel aan de ondersteuning van het kennisbeheer (onder andere archivering en classificering).

Je organiseert occasioneel de vergaderingen en zorgt ervoor dat deze goed verlopen.


Profielbeschrijving

Je beschikt over een bachelordiploma. Laatstejaarsstudenten kunnen ook deelnemen aan deze selectieprocedure.

Opgelet! Dit is een contract in het kader van een startbaanovereenkomst. Om aangeworven te kunnen worden moet je jonger zijn dan 26 jaar.

Gedragsgerichte competenties

¿ Je gaat om met problemen en lost ze zelfstandig op, je zoekt alternatieven en voert de oplossingen uit.

¿ Je neemt een flexibele houding aan ten aanzien van en speelt in op veranderende omstandigheden en diverse situaties.

¿ Je gaat integer te werk, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert de vertrouwelijkheid en de verbintenissen en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

¿ Je reageert resultaatgericht op stress, je controleert de eigen emoties en je gaat constructief om met kritiek.

¿ Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en je neemt de verantwoordelijkheid op jou voor de correctheid van de ondernomen acties.

Technische competenties

¿ Je hebt uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.

¿ Je hebt uitstekende schriftelijke communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is ook heel belangrijk.

Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze weegt harder door in de eindscore. Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze procedure niet slagen.

Troef

¿ Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Frans en je hebt een actieve kennis van het Engels.

¿ Je hebt een zeer goede kennis van de buroticatoepassingen (Office-pakket, Teams).

¿ Een eerste ervaring in een functie als management assistant is een troef.


Extra informatie
Werkplek Sint-Gillis, België
Soort overeenkomst : ABD
Andere informatie :

Selectieprocedure

Interview + technische proef (2u)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie Profiel) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Voor het interview krijg je een praktische proef en voldoende tijd om die voor te bereiden.

Je bent geslaagd als je ten minste 50punten op 100 behaalt.

  • Sint-Gillis
  • Administratie en boekhouding
  • Voltijds
  • Zonder

Hoe solliciteren?

Naam van de werkgever
SERVICE FEDERAL DES PENSIONS-FEDERALE PENSIOENDIENST
Contactpersoon
MADAME Houthoofd Marika
Presentatiewijze

C.V. opsturen via "E-Mail"

Email
select@sfpd.fgov.be