Administratief Bediende m/v/x M/V/X

Beschrijving van de functie

Het bedrijf is gelegen in Heverlee.

In deze functie als administratief bediende onthaal ben jij het gezicht en aanspreekpunt van het bedrijf. Je zorgt voor een warm onthaal van bezoekers, zowel fysiek als via telefoon of e-mail, en ondersteunt de organisatie met diverse administratieve taken. Zo zorg jij ervoor dat de directie, projectleiders en tekenaars zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Jouw taken

Onthaal

• Hartelijk ontvangen van klanten, leveranciers en bezoekers.
• Professioneel telefonisch onthaal en beheer van e-mailverkeer.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post.

Administratieve ondersteuning

• Assisteren bij projectadministratie, zoals administratie voor onderaannemers en registraties via Check in at Work.
• Up-to-date houden van contactgegevens van klanten, leveranciers en personeel.
• Registreren en archiveren van testrapporten, werkbonnen en inspectieverslagen.
• Beheren van administratie rond schadedossiers en ongevallen.
• Verzenden van test- en onderhoudsrapporten naar klanten.
• (Op termijn) Assisteren bij HR- en loonadministratie, zoals arbeidsuren en vakantiedagen.

Algemene ondersteuning

• Beheren van kantoordiensten (schoonmaak, kantoorbenodigdheden, catering).
• Versturen van stalen voor analyse en regelen van hotelreservaties.
• Notuleren tijdens teamvergaderingen.
• Ad-hoc ondersteuning bij diverse administratieve taken.

Jouw profiel

Naar wie zijn wij op zoek als de nieuwe administratieve onthaalmedewerker? 

Jouw profiel

• Je beschikt over een diploma middelbaar onderwijs, bij voorkeur in een onthaal- of administratieve richting, of hebt gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en hebt een goede praktische kennis van Frans en Engels. Noties van Duits zijn een pluspunt.

Jouw kwaliteiten

• Klantgericht: Je zorgt voor een professioneel en vriendelijk onthaal.
• Accuraat: Je werkt nauwkeurig en georganiseerd.
• Initiatiefrijk: Je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op.
• Stressbestendig: Je blijft rustig en efficiënt, ook in drukke periodes.
• Teamspeler: Je werkt goed samen en hebt een positieve instelling.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Voor de functie van administratief medewerker onthaal kan je ook rekenen op een mooi aanbod. 

• Een uitdagende functie bij een dynamische en groeiende organisatie.
• Je start met een weekcontract, maar een vast contract komt er zeker aan!
• Werken in een 4/5de, met een dag vrij te kiezen. Enkel woensdag kan je niet vrij nemen.
• Een marktconform salaris.
• Netto dagvergoeding bovenop het loon
• Op lange termijn is thuiswerk mogelijk.
• Een aangename werkplek in Heverlee.
• Snelle opstart mogelijk.