Executive Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Bij Keolis, het grootste private mobiliteitsbedrijf van België, maak je elke dag het verschil. Voor onze passagiers, onze partners, onze mensen en onze planeet... Keolis verbindt! 
Keolis, een belangrijke speler in mobiliteit op wereldschaal, beheert in België een vloot van meer dan 2.500 voertuigen en telt meer dan 3.000 medewerkers. Met een aanwezigheid via een veertigtal filialen verspreid over het hele Belgische grondgebied, draagt Keolis actief bij aan het vormgeven van de mobiliteit van morgen, in samenwerking met zijn partners.
Als wereldspeler actief in 13 landen en op 4 continenten, biedt Keolis diverse mobiliteitsoplossingen: bussen, touringcars en taxi's in België, maar ook autonome metro's en trams, deelfietsen, treinen en andere innovatieve alternatieven in de rest van de wereld. Onze toewijding aan nieuwe vormen van mobiliteit weerspiegelt onze actieve bijdrage aan de bescherming van de planeet.

Word jij onze Executive Assistant?
Als Executive Assistant ondersteun je rechtstreeks de CEO en het directiecomité van Keolis Belgium. Je bent een organisatorisch talent dat zorgt voor structuur, overzicht en efficiëntie op het hoogste niveau. Met jouw discretie, communicatieve flair en coördinerend vermogen maak jij écht het verschil in de dagelijkse werking van onze directie.

Je missie
Je zorgt ervoor dat de werking van de directie vlekkeloos verloopt door planning, communicatie en organisatie naadloos op elkaar af te stemmen. Daarnaast speel je een coördinerende rol in het facilitair beheer van het hoofdkantoor in Diegem en draag je bij aan een professionele en efficiënte werkomgeving.

Je verantwoordelijkheden
Directieondersteuning

• Beheer van de agenda, communicatie en prioriteiten van de CEO.
• Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en strategische dossiers.
• Opvolgen van actiepunten en deadlines.
• Beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste discretie.

• Coördineren van vergaderingen en beschikbaarheden van de directie.
• Voorbereiden van notulen en opvolging van beslissingen.
• Organiseren en opvolgen van diverse activiteiten teneinde het directielid en de dienst optimaal te ondersteunen.
• Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van het directielid te beperken.
• Zorgen voor een vlotte informatiestroom binnen het directieteam.

• Beheren van leveranciers en dienstverleners van het hoofdkantoor.
• Opvolgen van kantoorbenodigdheden en praktische faciliteiten.
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers.

Jouw profiel

• Je hebt een goede kennis van MS Office en PowerPoint.
• Je houdt van structuur, plant graag vooruit en bewaart overzicht in een dynamische omgeving.
• Je bent communicatief sterk en weet wanneer discretie belangrijk is.
• Je denkt oplossingsgericht en bent altijd een stap vooruit.
• Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Je hebt een bachelor in Office Management, Communicatie of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een ondersteunende functie op directieniveau.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een uitdagende functie in een dynamische en innovatieve omgeving;
• De kans om een vertrouwensrol op te nemen binnen de directie en een essentiële bijdrage te leveren aan een vlotte en professionele werking van Keolis Belgium;
• Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen;
• De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen een internationaal bedrijf.