Cadre légal : le 7 décembre 2023, le Gouvernement de Bruxelles-Capitale a ratifié l'arrêté de mise en œuvre de l'article 15 § 2 des décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois.
Suite au décret et l’ordonnance conjoints du 27 avril 2023 de la Région Bruxelles-Capitale et cet arrêté, Actiris a mis en place un canal de signalement interne pour signaler des atteintes suspectées à l'intégrité. Cela fait suite à la directive européenne 2019/1937 relative à la protection des lanceurs d’alerte.
Qui peut faire un signalement ?
Chaque membre du personnel d’Actiris et toute personne qui, dans le contexte professionnel, a été témoin d’une atteinte suspectée à l’intégrité au sien d’Actiris.
Quelques exemples :
- Vous êtes (ou avez été) membre du personnel d’Actiris
- Vous êtes (ou avez été) stagiaire à Actiris
- Vous avez suivi une procédure de sélection pour un emploi auprès d’Actiris
- Vous êtes sous-traitant ou fournisseur d’Actiris
- …
Le membre du personnel ne peut pas signaler un incident sans fondement. La personne qui aurait délibérément fait un faux signalement, biaisé ou non conforme à la réalité encourt des sanctions disciplinaires et/ou pénales. De même, quiconque ferait obstacle à un signalement ou fournirait des informations erronées au cours d’une enquête s’expose à une sanction disciplinaire et/ou pénale. Être lanceur d’alerte nécessite une totale objectivité.
Quels signalements ?
Atteinte suspectée à l'intégrité : tout acte ou omission qui est illicite ou qui va à l'encontre de l'objet ou de la finalité de toute norme juridique, se produisant au sein de l’institution ou qui constitue une menace pour l'intérêt général ou une atteinte à celui-ci.
Quelques exemples :
- Corruption, pots-de-vin ou fraude
- Abus de pouvoir
- Pratiques illégales ou contraires à l'éthique
- Concurrence déloyale ou favoritisme
- Détournement de fonds
- Abus d'informations confidentielles
- Violations de la loi ou des politiques internes
- Conflits d'intérêts
Les faits doivent avoir déjà eu lieu, être en cours ou être sur le point de se dérouler au sein d'Actiris.
Si vous souhaitez signaler une infraction, assurez-vous qu'au moment du signalement, vous avez des motifs raisonnables de supposer que votre signalement est véridique.
Procédure de signalement
Expliquez dans votre signalement, le plus précisément possible :
- Quelle est l'atteinte à l'intégrité suspectée ?
- Comment et où se sont produit les faits ?
- Quelle est la date des faits ?
- Quel est votre rapport aux faits (victime, témoin,...) ?
- Quels sont les noms, fonctions et coordonnées des personnes concernées ?
- Avez-vous déjà signalé les faits, et si oui, à quelle personne ou à quel service ?
Toutes les informations sont les bienvenues. Plus vous fournissez d’informations, plus facilement votre signalement pourra être traité. Disposez-vous de documents ou de preuves ? N’hésitez pas à les communiquer.
Qu'est-ce que vous ne pouvez pas signaler ?
Les plaintes suivantes sont exclues du champ d'application et ne doivent pas être signalées conformément à la procédure de signalement des atteintes suspectées à l'intégrité, mais font l'objet d'une protection spécifique dans la législation ad hoc :
- Harcèlement psychologique, harcèlement moral, violences au travail, harcèlement sexuel au travail (Loi du 4 août 1996). Ce type de plainte doit être signalé à la personne de confiance, au conseiller en prévention des aspects psychosociaux ou aux spécialistes du bien-être au travail (pour plus d'informations, voir SPF Emploi, Travail et Dialogue social).
- Discrimination (Loi du 10 mai 2007). Si vous avez des plaintes pour discrimination, vous pouvez vous adresser à Unia (Centre interfédéral pour l'égalité des chances) et à l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes.
- Vous n'êtes pas satisfait des services d'Actiris ? Vous pouvez alors contacter le service des plaintes d'Actiris. Si cela n’apporte pas de solution, vous pouvez contacter l’Ombuds.Brussels
Quelle est la différence entre une plainte et un signalement ?
Un signalement concerne des atteintes suspectées à l’intégrité. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une atteinte à la transparence ou au respect des lois et règlements. Un signalement peut être fait de manière anonyme et porte généralement sur des manquements graves tels que la fraude, la corruption ou les violations des normes éthiques.
Une plainte a souvent une dimension plus personnelle et concerne des mécontentements ou des manquements qui vous affectent directement (par exemple, un mauvais service). Les plaintes peuvent souvent être traitées publiquement et ne sont pas nécessairement anonymes.
Canal de signalement interne
- Vous pouvez contacter le service d'audit interne d'Actiris. Le service d’audit interne est responsable du suivi et du traitement des signalements.
- Par e-mail : integrity@actiris.be
- Par courrier, sous enveloppe scellée à l'adresse :
Directeur AUDIT INTERNE - STRICTEMENT CONFIDENTIEL
Actiris
Avenue de l'Astronome 14
1210 Bruxelles - Par téléphone : 02.505.77.88
- Rendez-vous : vous pouvez demander un rendez-vous en contactant le service d'audit interne par e-mail ou par téléphone.
Pour faciliter le suivi du signalement, il est encouragé de préciser votre identité et vos coordonnées (nom, numéro de téléphone, adresse email). Les signalements sont traités en toute confidentialité. Ils ne sont accessibles qu'aux personnes de l’Audit interne habilitées à les consulter.
- Vous pouvez également le signaler directement (anonymement) via notre plateforme sécurisée.
Vous pouvez remplir le formulaire de signalement, fournir des détails et le soumettre. Votre signalement sera directement reçu par l’Audit interne qui enquêtera de manière approfondie, sans que votre identité ne soit dévoilée. Vous pouvez suivre l'évolution via le portail de signalement, sans avoir à révéler votre identité.
Canal de signalement externe
Avez-vous déjà réalisé un signalement interne ? Pensez-vous que la violation ne peut pas être traitée efficacement ou qu'il existe un risque de représailles lors de ce signalement ? Dans ce cas, vous pouvez contacter l'Ombuds Bruxelles.
Vous pouvez soumettre votre signalement (de manière anonyme) à l’Ombuds Bruxelles :
- Par e-mail : integrite@ombuds.brussels
- Par téléphone : 02/549.67.00 (lundi et jeudi de 14h à 17h, mardi, mercredi et vendredi de 9h à 12h).
- Sur rendez-vous : prenez rendez-vous avec un des enquêteurs par e-mail ou par téléphone.
- Par courrier à l'adresse d'Ombuds Bruxelles : Place de la Vieille Halle aux Blés 1, 1000 Bruxelles.
Suivi de votre signalement
- Réception du signalement : le service d'audit interne d'Actiris vérifie si les faits signalés pourraient constituer une atteinte à l'intégrité et s'ils ont eu lieu au sein d'Actiris. Dans le cas contraire, vous serez dirigé vers le service approprié. Si vous signalez une atteinte à l’intégrité, vous recevrez un accusé de réception dans les 7 jours.
- Enquête préliminaire de recevabilité : le service d'audit interne d'Actiris examinera si les faits sont suffisamment étayés et graves et s’ils portent atteinte à l’intérêt public. Si ce n'est pas le cas, le dossier sera clôturé. Si c’est le cas, vous recevrez un avis écrit et motivé concernant votre signalement dans les 3 mois suivant celui-ci.
- Enquête : si votre signalement est recevable, le service audit interne mènera une enquête. Nous collectons les données et informations pertinentes, interrogeons les personnes impliquées et les éventuels témoins. Votre anonymat est garanti tout au long de l'enquête. L'enquête sera conclue dans les 3 mois suivant l'enquête préliminaire sur la recevabilité. Ce délai peut être prolongé d'un maximum de 9 mois pour des raisons nécessaires à l'enquête.
- Rapport d'enquête et recommandations : une fois l'enquête terminée, l'audit interne prépare un rapport. Ce rapport est soumis à la directrice générale et à la directrice générale adjointe, au Comité d'audit et au service compétent de l’Ombuds Bruxelles. Le rapport contient nos résultats et les conclusions de l’enquête. En tant que lanceur d’alerte, vous serez tenu informé du résultat de l’enquête, mais vous ne recevrez pas de rapport. En cas de crime ou d’un délit, le rapport est soumis aux autorités judiciaires.
- Suivi : l'Audit interne mettra en place un suivi des recommandations du rapport d'enquête.
De quelle protection bénéficiez-vous en tant que lanceur d’alerte ?
Confidentialité
L’examen du signalement est mené en toute confidentialité. Les enquêteurs sont soumis au secret professionnel. La confidentialité de votre identité en tant que lanceur d’alerte, ainsi que celle des personnes impliquées dans le signalement, est protégée lors du traitement du signalement. Seuls les membres de l’Audit Interne, y compris les personnes de confiance sont informées de l’identité de l’auteur et des personnes impliquées.
Cette règle ne peut être dérogée que si vous acceptez qu'Actiris partage votre identité avec une autre personne ou institution ou si Actiris y est légalement obligé (en cas de renvoi du signalement au Procureur du Roi si les faits sont pénalement répréhensibles).
Vous pouvez fournir des informations confidentielles dans le cadre de la procédure de signalement d’alerte. Dans ce cas, aucune sanction professionnelle ni pénale ne peut être prise à votre encontre. Attention toutefois que les informations transmises par un lanceur d’alerte doivent avoir été obtenues de manière licite.
Protection contre les représailles
Une protection supplémentaire est assurée par l’Ombuds Bruxelles. Si vous pensez être victime de mesures de représailles (du fait de votre signalement ou de votre participation à une enquête), vous pouvez remplir le formulaire de demande de protection des lanceurs d'alerte à tout moment du processus. Vous devez demander vous-même cette protection auprès l’Ombuds Bruxelles.
Protections des données personnelles
Dans le cadre de votre signalement, Actiris est susceptible d'utiliser vos données personnelles.
Les données personnelles que vous nous communiquez lorsque vous effectuez un signalement sont traitées dans le respect de la législation relative aux lanceurs d’alerte mais également dans le respect de la réglementation relative à la protection des données. En particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Actiris vous garantit qu’elle met en œuvre les mesures adéquates et raisonnables afin d’assurer la conformité au RGPD et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données personnelles. En marge de l’instruction, certaines données peuvent également être recueillies auprès d’autres personnes. De telles données ne seront traitées que dans la mesure où elles sont nécessaires à l’instruction relative au signalement.
Après avoir traité votre signalement, nous conservons vos données dans le respect de la législation, c’est-à-dire 10 ans à partir de la fin de la procédure de signalement.
Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez vous adresser à notre délégué à la protection des données ou le Data Protection Officer (DPO) : DPO@actiris.be.
Pour des informations détaillées sur les procédures et la méthode de travail, téléchargez notre protocole d'enquête :