RC2023/035CDD Un·e coordinateur·rice de formation - Centre de Formation continue HUSCI H/F/X

Description de l'entreprise

Travailler à l'ULB, c'est évoluer dans un milieu agréable, stimulant et ambitieux. Agréable par son cadre de vie durable, celui des campus verdoyants et animés au cœur de la ville. Stimulant par son esprit bouillonnant, engagé, solidaire, multiculturel, attaché à la diversité. Ambitieux par le dynamisme, la compétence et la créativité de ses équipes aux métiers variés. 

Contexte:

ULB HUSCI est le centre de formation continue en sciences humaines et sociales de l'Université libre de Bruxelles. Depuis 8 ans, grâce à une équipe dynamique, enthousiaste et pluridisciplinaire, nous y accueillons plus de 2.000 adultes en formation par an.

Notre mission est de proposer des parcours de formation innovants et de qualité pour toutes personnes qui souhaitent compléter et adapter ses compétences. Nous travaillons également en direct avec les organisations soucieuses du développement de leurs collaborateurs ainsi que sur des programmes spécifiques pour chercheurs d'emploi.

ULB HUSCI connait un développement rapide de son catalogue de formation nécessitant le recrutement d'un.e coordinateur.trice de formation sur le campus de Charleroi ou sur le campus du Solbsoch.

Description de la fonction

Fonction:

Le rôle du/de la coordinateur.trice de formation est d'assurer l'organisation pratique et logistique d'un ensemble de certificats et formations courtes. Entre autres, la gestion et le suivi des inscriptions des étudiant.e.s, le suivi de l'organisation pratique ainsi que le secrétariat. Ce travail se fait au sein de l'équipe de coordination sous la supervision de la responsable opérationnelle.

Mission 1 : Préparation des sessions

• Proposition des horaires
• Réservations des locaux
• Contacts avec les intervenant.e.s et étudiant.e.s
• Participation à l'implantation de nouveaux programmes de formation (supports, communication, planification...)
• Participation à l'organisation pratique d'évènements (supports com, logistique...) tels que les proclamations, des conférences

Mission 2 : Gestion « au quotidien » :

• Rappels de cours
• Demandes et réception des supports de cours
• Organisation de l'espace online de formations sur Moodle
• Catering
• Suivi des accréditations (avec le responsable qualité)
• Réponses aux demandes des étudiants
• Soutien aux cours en ligne (outils Teams de la suite Microsoft office, Zoom)
• Suivi des tableaux d'honoraires pour les paiements des intervenants (avec la coordinatrice financière)
• Suivi des factures (avec la coordinatrice financière)
• Préparation et organisation pratique des examens
• Suivi des travaux de fin de formation
• Suivi des conventions et rédaction des rapports d'activité
• ...

Ces tâches se font en concertation directe avec les autres coordinateurs de formations et la direction opérationnelle.

Profil

Profil:

• Être titulaire d'un bachelier ou CESS avec ou sans expérience professionnelle utile. Nous cherchons avant tout des personnes dynamiques et motivées par la formation tout au long de la vie.
• Les candidat·e·s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s
• Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales:

• Polyvalence
• Adaptation et gestion du changement
• Flexibilité
• Orthographe irréprochable
• Maitrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams...)
• Gestion des priorités
• Organisation

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction:

• La connaissance de l'anglais et/ou du néerlandais est un plus.
• Des connaissances en webdesign (gestion d'un site web, blog...) sont un plus.

Qualités requises:

• Capacité à travailler en équipe et sous pression
• Être orienté.e service et solution
• Capacité d'adaptation et d'initiative
• Sens des responsabilités / fiabilité
• Sens de la relation client
• Ponctualité
• Rigueur
• Sens du service

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise (sous conditions)
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...)

Politique d'égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l'ULB est axée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous recrutons les candidat·e·s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de  l'entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Informations supplémentaires

Cette offre vous intéresse? Postulez directement via ce lien: 

https://efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=eHNRTU3y7Qy0APJ2QXnP