Collaborateur administratif pour la Direction de l'Adoption #stagefirst H/F/X

Description de l'entreprise

Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles recherche un stagiaire assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d'un stage First rémunéré de 3 mois. L'organisme est compétent pour les matières personnalisables. Parmi ses missions, elle a en charge les matières relatives à l'Aide et à la Protection de la jeunesse visées au code du 18 janvier 2018 et dans les arrêtés d'exécution ainsi que la mise en œuvre de la loi du 8 avril 1965 relative à la protection de la jeunesse. Elle a pour mission d'apporter une aide aux jeunes en difficulté ou en danger ainsi qu'aux mineurs ayant commis un fait qualifié infraction.

 

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Gestion des courriers entrant et sortant - 2j/sem

• Scan de tout courrier entrant (ordonnance du tribunal, fiches d'inscription à la préparation des candidats adoptants, factures et justificatifs de subventions, jugement d'aptitude et avis du Parquet,...)
• Envoi de la version numérique au gestionnaire concerné (à terme, selon connaissance acquise de l'arborescence, classement dans le dossier informatique)
• Classement de la version papier dans le dossier papier
• Impression/copie des courriers sortant, et envoi postal de l'original

Archivage et classement (papier et électronique)  - 1,5 j/sem

• Participation à l'intégration dans la GED (gestion électronique des documents)
• Dossiers dont la procédure d'adoption est en cours :
  - rentrer et sortir les dossiers en fonction des demandes des collègues,
  - y classer certains documents (recevabilités des candidatures dans les OAA, convention, attestations, suivi post-adoptif,...)
• Dossiers dont la procédure d'adoption est terminée:
  - archivage des dossiers clôturés (dossier en arrêt ou adoption finalisée)
  - récupération de dossiers archivés à la demande (notamment recherche d'origines)
  - numériser les dossiers récupérés
  - numériser, progressivement, l'ensemble des dossiers, sur base d'une méthodologie établie (plusieurs milliers)

Préparation des réunions et autres supports logistiques - 0,5 j/sem

• Réunions internes : réservation de salle, boissons, clés, matériel (projecteur, co-modal...)
• Planification de réunions : utilisation de l'agenda dans Outlook, création de Doodle,...
• Dépôt des vade-mecum et autres petits matériels sur les lieux des séances d'information des candidats adoptants.

Support pour les enquêtes sociales - 0,5 j//sem

• Pour le tribunal de Bruxelles (fonctionnement papier) : impression du rapport signé, envoi postal, et envoi de la version numérique au gestionnaire concerné (à terme, selon connaissance acquise de l'arborescence, classement dans le dossier informatique)
• Support aux travailleuses sociales (scan des certificats médicaux et des extraits de casiers judiciaires, production et envoi de courrier PL, suspension et arrêt)

Appui pour la rédaction de courriers - 0,5 j/sem

• Rédaction de courriers simples sur base de canevas établis, à la demande du gestionnaire de dossier (attestations, transmis,...)
• Recherche d'adresses et de coordonnées
• Mise en forme de courriers plus complexes dont le contenu est transmis par mail

 

Profil

Au vu des tâches susmentionnées, il est important que le candidat ait une bonne connaissance de la langue française (orale et écrite)

Connaissance de Word, Excel, et Outlook.

Classement (électronique et papier), archivage (électronique et papier), utilisation d'imprimante, d'un téléphone, de scan.

Atouts comportementaux importants:

Fiabilité : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements.

Respect du Code de déontologie

 

 

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

 

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Avantages du poste

Stage First rémunéré de 3 mois

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail du Du lundi au vendredi :

 plage mobile : 7h30 à 9h00   plage fixe : 9h00 à 11h30   plage mobile : 11h30 à  14h00

La pause obligatoire de midi est de 30 minutes et doit être prise entre 11h30 et 14h00

plage fixe : 14h00 à 16h00   plage mobile : 16h00 à 18h30.

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 
   

 

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