Management Assistant au secrétariat exécutif H/F/X

Description de l'entreprise

L'employeur est une association internationale sans but lucratif rassemblant, sur une base volontaire, 78 Services Publics de l'Emploi (SPE) dans autant de pays. Son siège administratif est basé à Bruxelles (Belgique). A l'image de l'Association, l'équipe du Secrétariat Exécutif, composée de 9 personnes, est multiculturelle. Les langues véhiculaires y sont le français et l'anglais, l'espagnol .

Description de la fonction

Le (la) Management Assistant(e) est la première personne de contact pour nos membres et partenaires internationaux. Elle doit donc refléter l'image que nous souhaitons donner à notre Association, une image de professionnels à l'écoute de l'ensemble de nos membres et partenaires.
Le (la) Management Assistant (e) gère l'agenda du (de la) Secrétaire exécutif (ve) et l'assiste dans toutes ses tâches hebdomadaires. De plus, Le (la) Management Assistant (e) est responsable des opérations comptables (accès aux comptes, paiement des factures, suivi du rapport financiers, préparation du dossier à soumettre (une fois par mois) au comptable détaché pour encodage. Ce poste est relativement complexe car les tâches à accomplir sont variées et importantes et nécessite sens du détail, de responsabilités et discrétion.

Le candidat/la candidate devra donc faire preuve d'une organisation personnelle empreinte de bon sens, de rigueur et d'une volonté de produire un travail de qualité. Des capacités de planification et de priorisation des tâches ainsi que des capacités à communiquer tant à l'interne qu'à l'externe sont également nécessaires. Les activités se déployant dans un contexte mondial, donc par vocation multiculturel, il est nécessaire que le/la candidat(e) comprenne les modes de fonctionnement de nos membres afin de répondre au mieux à leurs attentes.
La connaissance de la comptabilité et de l'anglais écrit et parlé et du français sont indispensables. La connaissance de l'espagnol serait un atout.

Activités Principales
1.Tâches administratives
-Assistance journalière à la Secrétaire exécutive
-Assistance lors de la préparation des réunions et prise de procès-verbaux en particulier celles des organes d'instances
-Élaboration et suivi de procédures de travail
-Suivi des appels d'offre
-Publications dans le Moniteur belge

Cette liste n'est pas exhaustive.

2. Comptabilité et finances
-Introduire et faire le suivi de la comptabilité journalière
-Assister et accompagner le (la) Secrétaire exécutif (ve) dans l'achat du matériel
-Administration et suivi des cotisations
-Affaires bancaires : comptes, payements locaux et internationaux : notes de frais, fournisseurs, subsides pour les conférences, séminaires, etc.
-Soutenir le Trésorier : calcul, facturation et envoi des cotisations, suivi du budget, aide à l'élaboration de rapports de Trésorier, etc.
-Tout ce qui est nécessaire dans le cadre d'une AISBL (changements des administrateurs, mise à jour de leurs dossiers auprès des banques, etc.)
Cette liste n'est pas exhaustive.

3. Contacts avec les membres
-Mise à jour de la base de données membres
-Informer le personnel du Secrétariat des personnes de contacts (nouveaux, changements, ...)
-Gestion des dossiers adhésions

Profil

Compétences & savoirs-être
- Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft Office 365)
- Capacités rédactionnelles et oratoires
- Capacité à travailler en équipe et en réseau dans un environnement multiculturel
- Autonomie et sens de l'initiative
- Diplomatie
- Capacité à incarner et porter les valeurs, la philosophie et la déontologie
- Maitrise de l'anglais C1. C1 en français, espagnol restant un atout

Formation & Expérience
- Diplômé en Secrétariat, Management, Administration, Communication ou autres domaine connexes
- Minimum 5 ans d'expérience (avec référence) en administration et Gestion du Secrétariat

Avantages du poste

Emploi basé à Bruxelles avec possibilité de télétravail (selon le règlement de travail du Secrétariat Exécutif). Déplacements fréquents à l'étranger.

Rémunération et autres avantages
-Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes niveau 3 ou 4 selon le profil de 3332 € bruts à 3803 €(sans compter l'ancienneté), ainsi que des chèques repas, une assurance assistance pour les déplacements à l'étranger, un 13e mois, un double pécule de vacances ainsi que le remboursement à 100 % des frais de transports en commun.
-Abonnement téléphonique professionnel
-Respect de la vie privée et professionnelle
-Magnifiques bureaux facilement accessibles (tout prêt de la gare centrale de Bruxelles)

Durée du contrat :
¿Contrat à durée indéterminée, temps plein (38h/semaine), ou 4/5 à négocier avec une bonne organisation de travail, horaires flottants

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