Gestionnaire de dossiers Renolab /x) (Réf. 2023-B5) H/F/X

Description de l'entreprise

Bruxelles Environnement est l'administration bilingue de l'environnement et de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale.
Nous sommes chargés d'un large éventail d'activités dans le domaine de l'environnement, avec comme mission d'ouvrer pour une meilleure qualité de vie pour tou·te·s les Bruxellois·es. Pour faire face aux défis climatiques, nous voulons jouer un rôle de facilitateur dans la transition de la Région bruxelloise vers une société décarbonée à l'horizon 2050.
Notre but est de réduire les émissions directes et indirectes de gaz à effet de serre, ainsi que de limiter les impacts du changement climatique et tous types de nuisances environnementales.
Grâce à l'implication de nos collaborateur·trice·s, aux valeurs que nous partageons (Respect - Innovation - Responsabilité) et à notre approche transversale en faveur de l'environnement, nous sommes en mesure, en tant qu'organisation, de nous adapter aux défis actuels et à venir, et d'atteindre notre vision à long terme.
Vous travaillerez à la division Energie, Air, Climat et Bâtiments Durables, département Innovation et Références Techniques.
Le Département Innovation et Références Bâtiments Durables fait partie de la Division Energie, Air, Climat et Bâtiments Durables. Il est responsable du développement, de la mise en ouvre et du soutien aux solutions et outils techniques innovants qui permettent de minimiser l'impact environnemental du parc de bâtiments bruxellois.
Ses missions s'inscrivent dans la volonté de la Région de Bruxelles-Capitale de mettre pleinement en ouvre la stratégie de rénovation durable du bâti bruxellois (stratégie RENOLUTION). Cette stratégie ne se limite pas à l'amélioration de la performance énergétique des bâtiments, et vise à diminuer les impacts environnementaux de ce secteur au travers d'une réflexion globale sur la durabilité des choix posés.
Au sein du département Innovation et Références Bâtiments Durables, vous intégrez le service transversal 'Bâtiments Exemplaires', qui est notamment en charge de la gestion du RENOLAB. Vous serez amené·e à offrir un soutien administratif à l'équipe de projet du RENOLAB.
L'une des mesures transversales de la stratégie RENOLUTION est la mise sur pied et la gestion du RENOLAB - le Laboratoire de la Rénovation. Son but est de contribuer au déploiement, à l'échelle du territoire, de solutions innovantes pour la rénovation durable du bâti bruxellois.
Le RENOLAB comprend deux volets :
Le RENOLAB.ID , qui soutient financièrement, via des appels à projet, les idées, les projets, les outils et dispositifs ( financiers, économiques, techniques, relatifs à la formation professionnelle, ..) qui permettent de lever des freins à la rénovation.
Le RENOLAB.B, qui propose, via des appels à projets, une aide technique (accompagnement) et financier à la réalisation de projets de rénovation durable de bâtiments existants, qu'ils soient au stade de la conception ou de l'exécution. L'innovation réside en l'intégration de toutes les composantes de la durabilité d'un bâtiment dans une réflexion globale sur son impact environnemental.
Le soutien financier aux projets lauréats de ces appels à projet sera mis en place via un dispositif de subventionnement.
Le RENOLAB et ses deux appels à projet sont présentés sur le site web de la stratégie RENOLUTION : https://renolution.brussels/fr/renolab

Description de la fonction

Vous assurerez la gestion complète des dossiers de subventions et vous offre un support administratif pour la gestion organisationnelle de la bonne exécution des activités du RENOLAB
Vous travaillerez en étroite collaboration avec les deux responsables des appels à projets RENOLAB.B et RENOLAB.ID.
Dans le cadre de la bonne gestion de nos dossiers de subvention, vous serez le point de contact pour les collègues du service subvention et du service comptable de Bruxelles-Environnement.
Vous transmettez à la demande, l'information sur l'avancée du travail réalisé au sein du RENOLAB vers les collègues de Bruxelles-Environnement.
Pour la gestion des dossiers de subventions, vous serez responsable des tâches suivantes :

• Vous collectez les informations nécessaires à la constitution des dossiers d'instruction des demande de subventions et vérifier la complétude des dossiers ;
• Le cas échéant, vous sollicitez les bénéficiaires de subventions afin d'obtenir les pièces administratives manquantes ;
• Vous rédigez les conventions et autres documents légaux et administratifs relatifs à l'octroi des subventions (à partir de modèles standard des différents documents) ;
• Vous gérez les flux administratifs avec création, envoi, réception, classement, . de courriers, de notifications, de déclarations de créances, de prolongation des délais, ...
• Vous assurez le suivi administratif et budgétaire via les logiciels de contrôle interne à Bruxelles Environnement. A cette fin vous réalisez un encodage minutieux des données dans les différentes applications de Bruxelles-Environnement ( notamment dans le logiciel dédié au suivi des engagements et liquidations budgétaires) ;
• Vous soutenez l'équipe de projet dans la réalisation du contrôle final des subsides octroyé (contrôle des justificatifs de dépenses, suivi des calendriers de créance, .)

Vous collaborez activement à l'esprit d'équipe et vous participez à la mise en ouvre d'objectifs communs à l'équipe, notamment en offrant une assistance administrative.
Les missions qui sont associés à ce soutien administratif peuvent comporter les tâches suivantes :

• Vous tenez à jour et gérer les listings des contacts et supervisez les différents envoi de mails (aux porteurs de projets, aux membres du comité de sélection,..) ;
• Vous offrez une assistance à la mise en place de la logistique pour les événements extérieurs (invitations, réservations de salles, catering, .), notamment dans le cadre de l'organisation d'un jury de sélection, pour les ateliers de retour d'expérience ou ceux liés à des événements de communication et de mise en réseau des acteurs impliqués.
• Vous offrez un soutien aux collègues architectes pour le suivi administratif et budgétaire afin de permettre l'exécution des missions des différents prestataires de service (suivi administratif de l'exécution des marchés publics de service, rédaction des comptes-rendus de réunions,.)

De commun accord et en étroite collaboration avec les deux responsables des appels à projets RENOLAB.B et RENOLAB.ID il peut être convenu que vous assurez d'autres missions de soutien à la bonne exécution des appels à projets.

Profil

Diplôme*: Bachelier
* Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l'équivalence de diplôme à votre candidature.
Expérience

• Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine du gestion de dossiers administratifs
• Cette expérience pourra être prise en compte dans le calcul de l'ancienneté pécuniaire
• Expérience en gestion de projet est un atout.

Connaissances

• Vous vous exprimez en néerlandais et en français, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible.
• Connaissances des outils informatiques : Suite Office
• En raison de la transition numérique de notre société et de la fonction publique, les compétences numériques sont devenues essentielles. Vous êtes à même d'utiliser des contenus et des outils numériques et êtes disposé·e à développer vos compétences numériques.

Compétences comportementales

• Vous analysez de l'information de manière ciblée et critique.
• Vous traitez les problèmes de manière autonome et êtes orienté·e solutions.
• Vous exprimez vos idées de manière claire et compréhensible, à l'oral comme à l'écrit.
• Vous travaillez aisément en équipe et contribuez à la bonne entente entre collègues.
• Vous agissez de manière orientée service aux usager·ère·s ou bénéficiaires.
• Vous montrez du respect envers les autres, la réglementation et l'environnement.
• Vous développez continuellement vos connaissances et aptitudes professionnelles.
• Vous êtes orienté·e résultats et vous atteignez vos objectifs.

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