Office Assistant H/F/X

Description de l'entreprise

Nous sommes un cabinet d'avocats établi à Bruxelles, composé d'une vingtaine d'avocats et spécialisé en droit privé et public des affaires. Nous accompagnons entreprises, institutions publiques et acteurs économiques dans la gestion de leurs dossiers complexes, tant en conseil qu'en contentieux. Notre environnement est exigeant, mais également collaboratif et humain. 

Notre cabinet est à la recherche d'un ou d'une office assistant (m/f/x). 

Description de la fonction

Votre rôle 

 

En tant qu'office assistant, vous serez un maillon essentiel de l'organisation et du bon fonctionnement du cabinet. Vous apporterez un soutien administratif et organisationnel à l'équipe d'avocats et serez en contact direct avec les clients, les juridictions et les autorités. 

 

Vos responsabilités 

Accueil & communication 

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients et correspondants. 
• Gérer les appels, courriers et e-mails entrants et sortants. 

Support administratif 

• Dactylographie, mise en forme et correction de documents juridiques, courriers et présentations. 
• Gestion des agendas, organisation de réunions, audiences et déplacements. 
• Suivi des délais de procédure et gestion des plannings associés. 
• Organisation d'événements (internes et externes) en obtenant des devis et réservations 

Gestion de dossiers 

• Création, tenue et archivage des dossiers physiques. 
• Suivi administratif des procédures devant les juridictions et administrations. 
• Mise à jour régulière des bases de données et du classement.  

Facturation & gestion interne 

• Gestion des achats de bureau et des fournisseurs courants 
• Préparation et suivi de la facturation en lien avec l'équipe 
• Collaboration avec le service comptable pour la gestion de la facturation. 

Profil

• Formation en secrétariat ou expérience équivalente (toute formation sera considérée, les candidatures sans diplôme post-secondaire sont également les bienvenues) 
• Une expérience passée en qualité d'office assistant est un atout, a fortiori si elle a été acquise au sein d'un cabinet d'avocats ou d'une étude notariale 
• Vous possédez une excellente maîtrise du français ou du néerlandais, avec de bonnes connaissances de l'autre langue nationale et de l'anglais 
• Vous possédez une excellente maîtrise d'Office 365 et de ses logiciels courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) 
• Vous disposez d'une excellente organisation, d'une grande rigueur et avez le sens des priorités 
• Vous avez une attitude proactive, êtes orienté(e) solutions et savez anticiper les besoins de l'équipe 
• Vous avez l'esprit d'équipe et d'excellentes aptitudes relationnelles et de communication 
• Vous avez le souci du détail et du travail bien fait, ainsi que du secret professionnel 
• Vous êtes capable de travailler dans un environnement exigeant et de gérer plusieurs tâches en parallèle 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein (un 4/5 est envisageable) 
• Un cadre de travail stimulant et professionnel au sein d'un cabinet reconnu à Bruxelles 
• Une équipe dynamique et bienveillante 
• Un package salarial attractif, en ligne avec votre expérience et vos compétences 
• La possibilité d'évoluer, en concertation avec le management, vers le statut d'Office Manager 

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