Collaborateur Contacts patients H/F/X

Description de l'entreprise

CHIREC

Description de la fonction

Le Département administratif et financier recherche pour le service Contact Administratif et Financier Patients :

- un(e) collaborateur(trice) administratif(ve) pour les sites de Delta et de Braine l'Alleud (mobilité exigée)

Mission

L'employé du service CAFP donne une image positive de l'Institution par sa présentation, son sourire, son écoute, ses qualités professionnelles.

Il est à l'écoute active des demandes d'information ou de résolutions de problèmes liés à la facturation, des différents patients, de leurs représentants ainsi que des médecins.

Il a la gestion des points suivants :

1. Accueil du patient :

• Accueil et écoute , des différents patients, de leurs représentants ainsi que des médecins.
• Ecoute et compréhension de la demande du patient par rapport à la facturation de sa venue au CHIREC
• Aiguillage éventuel des patients vers d'autres services pour y recevoir l'info demandée (comptabilité contentieux, pharmacie, admission, relations patients,.).
• Information et réponse directe à l'intervenant, ou notification de la demande afin d'en rechercher la solution après les appels téléphoniques.

2. Mail et courrier :

• Ouvertures des mails et lettres des différents patients, de leurs représentants ainsi que des médecins. Notons l'existence d'une boite mail dédiée aux demandes tous venants, et une boite dédiée uniquement aux demandes de corrections d'honoraires déjà facturés, et accessible uniquement aux médecins
• Réponses aux mails et lettres de patients, éventuellement en recherchant la solution avec l'aide d'autres service (tarification sur site, admission, assurabilité) ou d'autres organismes (mutuelle, CPAS, .)
• Tris et transmissions éventuelles des mails et lettres vers d'autres services pour y recevoir l'info demandée (comptabilité contentieux, pharmacie, admission, relations patients,.).
• Traitements des demandes de la boite mail « facturation honoraires » médecins.

3. Corrections :

Etablir dans la facturation les corrections nécessaires sur base des informations collectées (et du statut de traitement d'un éventuel rejet) -> refacturation, note de crédit, .

4. Contentieux :

Traiter les créances impayées
. Etablit la liste des impayés et envoie les rappels aux patients et assure le suivi administratif;
. suit les impayés et décide, après concertation éventuelle avec le responsable hiérarchique, de faire appel à un avocat ou une société de recouvrement.

. Rectifie les factures incorrectes(ex. recherche des adresses en cas de retour courrier avec adresse inconnue) ou les annules après accord du responsable Rectifie leshiérarchique et passe les écritures correspondantes.

. Fait des recherches pour attribuer les paiements bancaires sans référence;
. se base sur les consignes de la direction pour proposer avec le responsable hiérarchique et/ou la médiation qu'un patient puisse étaler ses paiements proposer et assure le suivi;

. Rassemble les informations nécessaires pour assurer le paiement des honoraires d'huissier.

. Classe et archive les documents

Prendre contact avec les parties concernées.

Prépare le dossier de contentieux contenant toute l'information disponible (tels que les factures, courriers, résumé de la situation)

Répondre aux questions des patients, des administrateurs de biens et des médiateurs de dettes

. Envoie des duplicata de factures

Profil

Posséder au minimum le CESS

Bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais

Une première expérience en milieu hospitalier constitue un atout

Etre à l'aise avec les chiffres

Doté d'un sens de la communication, tant en face à face qu'au téléphone

Polyvalent et flexible (mobilité exigée entre les sites du CHIREC)

Compétences :

Disponibilité
Proactivité
Orienté solution
Calme
Orienté patient
Amabilité
Flexibilité
Sens de l'équipe
Esprit coopératif
Ecoute
Aptitude à expliquer
Gestion du stress
Capacité de travailler dans l'urgence
Assertivité

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

Envie de donner du sens à votre travail et de rejoindre des équipes dynamiques et passionnées ?

ça tombe bien, elles n'attendent plus que vous !

Nous vous offrons :

• Un contrat à temps plein à durée déterminée, avec possibilité de renouvellement
• Une assurance groupe (pension)
• Prime de fin d'année
• 24 jours de congés par an et des jours de congé d'ancienneté
• Une indemnisation pour les transports
• Prime pour les cyclistes
• Chèque cadeau de 35 ? par travailleur et par enfant à charge
• Des repas au restaurant d'entreprise à un tarif réduit pour le personnel
• Une atmosphère de travail bienveillante
• La possibilité de formation continue pour maintenir et développer les compétences du personnel
• De nombreuses remises auprès de différentes enseignes

Attention : horaires (possibles entre 8h30 et 17h) et sites

Lundi, mardi, jeudi, vendredi : site de Delta

Mercredi : site de Braine l'Alleud

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