Assistant administratif #stagefirst H/F/X

Description de l'entreprise

Cette administration bruxelloise est la commission de régulation bruxelloise pour les marchés du gaz et de l'électricité.
Créée le 1er janvier 2007, cette société réglemente et surveille le marché de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale. Elle s'assure que le réseau de distribution soit efficace, accessible et fiable pour les consommateurs et les producteurs. Brugel s'engage pour un fonctionnement sûr du marché, un réseau intelligent et une protection vigilante du consommateur. En tant que régulateur, nous fournissons des conseils au Gouvernement et au parlement de la Région de Bruxelles-Capitale et travaillons en bonne collaboration avec toutes les parties prenantes du marché de l'énergie.

En 2017, Brugel a vu ses compétences s'élargir et a reçu trois nouvelles missions concernant le secteur de l'eau : le contrôle du prix de l'eau (établissement des méthodologies tarifaires et approbation des tarifs du secteur), l'approbation des conditions générales et la mise en place d'un service de médiation. Brugel assure également une mission de conseil auprès des autorités publiques sur le fonctionnement du secteur régional de l'eau.

Brugel est fermée entre Noël et Nouvel An.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

10% Accueil

• Recevoir les visiteurs, les faire patienter dans la salle d'attente, appeler l'agent concerné, accompagnement éventuel vers la salle de réunion (être à l'écoute du visiteur, tenue soignée, langage correct et serviabilité) ;
• Standard téléphonique  : dispatching des appels vers les services concernés, renseigner les interlocuteurs (S'exprimer aisément vis à vis des interlocuteurs divers et variés).

 10% Meeting Rooms 

• Participer à la gestion de la réservation des salles de réunions ;
• Préparation des salles de réunions pour les séances CA (mise en place matériel, catering spécifiques) et pour les autres réunions ;
• Soigner le catering pour les réunions, réservation de restaurants ;
• Veiller à laisser la salle prête pour utilisation après chaque réunion.

20% Courrier 

• Réception du courrier entrant ;
• Enregistrement et archivage électronique + tri et diffusion aux destinataires ;
• Envoi de courrier classique / par recommandé;
• Préparer les sacs postaux pour le courrier sortant, avant le passage du facteur ;
• Préparer des envois par voie d'un livreur express (rare) ;
• Réception journalière et mise à disposition des différents journaux.
• Diffusion de messages d'ordre logistique / organisationnel au personnel via Teams.

20% Courrier électronique 

• Gestion mail box général de la société (avec supervision) : répondre aux mails reçus dans un langage professionnel ;

10% Agenda  

• Consulter les agendas sur Outlook et créer des meetings / rendez-vous.

10% Comptabilité 

• Aide administrative occasionnelle au service de comptabilité

  

Profil

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.
• Outils/matériel/normes à utiliser par le stagiaire :Excel, Word, Outlook, PowerPoint
  
  - Vous êtes une personne polyvalente et enthousiaste. 
  - Vous résistez bien au stress. 
  - Vous faites preuve de rigueur dans l'organisation de votre travail.
  - Vous avez l'esprit d'initiatives et êtes ouvert d'esprit.
  - Vous communiquez aisément et appliquez les règles de courtoisie.

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Avantages du poste

Stage First de 6 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail 38h/semaine
du lundi au vendredi 
arrivée entre 7h30 à 9h30 - départ entre 16h à 18h avec une pause chaque jour de 30 minutes entre 12h et 14h

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC.

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