Assistant administratif #stagefirst H/F/X

Description de l'entreprise

Une entreprise recherche un assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d'un stage First de 3 mois à temps plein et rémunéré.

Cette entreprise propose des solutions de financement pour les entreprises et acteurs des industries culturelles et créatives basés à Bruxelles et en Wallonie. Les actionnaires sont publics : la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Région Wallonne et finance&invest.brussels. Les financements octroyés par ST'ART sont des prêts ou des participations au capital. La philosophie du fonds est de ne pas se limiter au financement de l'entreprise, même si cela reste le cœur de notre activité ; mais de pouvoir interagir avec elle au gré du temps et des nécessités de la vie économique. En tant que partenaire, nous attachons particulièrement d'importance au développement des réseaux personnels et professionnels et à la structuration financière des divers entreprises et institutions culturelles qui nous font confiance.

Les secteurs visés dans lesquels les entreprises de notre portefeuille sont actives sont l'architecture, les arts de la scène, les arts plastiques, l'audiovisuel, le design, l'édition, les jeux vidéo, la médiation culturelle, la mode et le textile, la musique, les musées et le patrimoine. Dans le cadre de nos activités, nous entretenons également des contacts réguliers avec nos actionnaires publics (cabinets ministériels, administrations, etc.).

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Mise à jour base de données contacts - 70%

Pour notre base de données Odoo : vérifier les données existantes, éliminer des doublons, rechercher des coordonnées sur internet, encoder les données à jour.

Suivi des factures entrantes - 5%

Scanner les factures et documents comptables papier, classer les factures digitales sur le serveur

Coordination des signatures de conventions - 5%

Envoyer les conventions de prêt pour signature digitale (Odoo) et s'assurer du suivi des signatures

Suivi administratif pour les nouveaux prêts - 5%

Préparer les lettres d'engagement (sur base d'un modèle existant), les envoyer pour signature, envoyer aux emprunteurs le mandat de domiciliation à signer et faire le suivi

Organiser des rdv et réunions - 5%

Vérifier les agendas des participants internes, proposer des options aux participants externes, réserver les salles de réunion et/ou créer les réunions Zoom, si nécessaire faire livrer un déjeuner

Suivi des remboursements de prêts -5%

Vérifier la concordance entre les paiements et rappels gérés automatiquement par Odoo et la situation réelle. Alerter la responsable en cas de différence.

Assistance dans l'organisation d'un event - 5%

Envoyer des invitations et rappels, compiler et mettre à jour la liste de participants

Profil

Idéalement le/la stagiaire devrait être francophone et pouvoir s'exprimer correctement à l'oral comme à l'écrit. A l'aise avec les outils informatiques classiques comme Word, Outlook, Excel, il/elle devrait être apte à apprendre à utiliser de nouveaux outils informatiques comme Odoo. Il/elle doit être consciencieux et précis. Nous devons pouvoir lui faire confiance dans le traitement de données confidentielles. Il/elle devra s'intégrer dans une petite équipe dynamique et sympathique. Il/elle doit pouvoir tenir des appels téléphoniques de façon professionnelle et aimable. 

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Avantages du poste

Stage First de 3 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport 

Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 9h30 à 17h30 avec chaque jour une pause de 1h

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

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