Secrétaire médical (1000 Bruxelles) - #Stage First H/F/X

Description de l'entreprise

Un centre pluridisciplinaire de santé mentale et cognitive, situé à Bruxelles, recherche un Secrétaire Médical (h/f/x) pour un Stage First de 3 mois (renouvelable 1x sous conditions) à temps plein et rémunéré. 

Ce centre propose des consultations en psychologie, neuropsychologie, bilans et remédiations, coaching, logopédie, ainsi qu'un accompagnement scolaire et méthodologique (programme EduKid). 
Le/la stagiaire rejoindra le Secrétariat & Accueil (front-office et back-office). 

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

 

Description de la fonction

Tâches:

• Accueil & front-office (physique/téléphone) - 30%
  • Filtrer/diriger les appels, accueillir les patients, check-in/out, remise/collecte de documents, gestion des urgences (escalade), respect du secret professionnel
• Planification & gestion d'agendas (multi-praticiens) - 30%
  • Création/modification/annulation de RDV (DoctorAnytime), confirmations (mail/SMS), rappels, listes d'attente, réaffectations de dernière minute, réduction des no-shows
• Correspondance & service patient - 16%
  • Répondre aux mails/messages, infos pratiques (accès, horaires, consignes pré-RDV), suivi de satisfaction, ton empathique et clair
• Dossiers & data entry- 10%
  • Création dossiers, encodage identité/mutuelle/contacts, consentements RGPD, numérisation, classement, mises à jour, traçabilité.
• Logistique & gestion des salles - 7%
  • Planning des salles, état des lieux, réassort fournitures, suivi matériel (tests sous clé), coordination ménage, signalement d'incidents.
• Conformité & sécurité (RGPD/secret pro) - 3%
  • Vérifier/archiver consentements, tenue registre visiteurs, destruction sécurisée, rappels bonnes pratiques, protocole d'escalade (pas de conseil clinique).
• Support événements & ateliers (brunchs, intervisions)  - 4% 
  • Inscriptions, confirmations, feuilles de présence, préparation salle, accueil participants, suivi mails post-événement.

Horaires de stage:

• du lundi au vendredi
• de 09h à 18h0
• 30 min de pause chaque jour

Profil

Pré-requis :

• Excellente maîtrise du français (oral/écrit, orthographe irréprochable)
• Aisance au téléphone et en face-à-face, ton chaleureux et professionnel
• Sens aigu de l'organisation, gestion des priorités et du flux (pics 9-12h & 14-18h)
• Respect strict de la confidentialité et du RGPD

Compétences techniques : 

• Bureautique : Outlook / Teams / Word / Excel
• Planification d'agendas multi-praticiens, gestion des listes d'attente et rappels
• Rédaction de mails clairs et structurés, tenue de registres, numérisation/archivage
• À l'aise avec les outils métiers (DoctorAnytime ou prise en main rapide)

Qualités humaines (soft skills) :

• Empathie, écoute active, sens du service patient
• Calme, fiabilité, ponctualité, rigueur administrative
• Proactivité, esprit d'équipe, communication claire et assertive
• Présentation soignée et attitude « solution »

Langues : 

• FR : C1/C2 requis
• EN : B1/B2 souhaité ; 
• NL : atout

Disponibilité & contexte : 

• Présentiel sur le site de Bruxelles essentiellement avec des missions ponctuelles à Ixelles
• Amplitude habituelle 8h30-18h ; ponctuellement soirées/samedis lors d'événements (intervisions, ateliers)
• Première expérience en accueil/secrétariat ou service client appréciée
• Adhésion à la philosophie CARE : excellence accessible, cadre apaisant, autonomie et collaboration pluridisciplinaire.
   

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

• Stage First de 3 mois rémunéré
• Remboursement des frais de transport
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 
  
   

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