secrétaire H/F/X ACS

Description de l'entreprise

Le SLP a pour but social d'apporter une aide morale, de caractère non dogmatique et non religieux, en dehors de toute préoccupation politique et dans un esprit de parfaite tolérance à l'égard des convictions d'autrui, à toute personne, quelle que soit sa nationalité, qui demanderait de l'aide et, notamment aux personnes : Qui séjournent ou ont séjourné, en qualité de patient, dans les hôpitaux ou établissements de soins, quels qu'ils soient, qu'ils soient gérés par toute personne de droit public ou privé. Qui bénéficient de soins à domicile. Qui sont victimes d'une catastrophe. L'énumération n'est pas limitative. Cette assistance désintéressée et philanthropique, s'étend aux familles des personnes indiquées ci-dessus, elle vise non seulement à apporter une aide morale à ceux qui en bénéficient mais aussi une aide sociale destinée à faciliter leur réintégration dans leur famille et dans la société, au perfectionnement de laquelle elle veut aussi contribuer. L'association a pour but social d'apporter une aide morale, de caractère non dogmatique et non religieux, en dehors de toute préoccupation politique et dans un esprit de parfaite tolérance à l'égard des convictions d'autrui, à toute personne, quelle que soit sa nationalité, qui demanderait de l'aide et, notamment aux personnes : Le S.L.P. peut notamment remplir sa mission pat tout autre moyen, par exemple, par la voie de publications, de l'organisation de conférences, de cycles d'études, etc. Le SLP se revendique de la laïcité. La laïcité est le principe humaniste qui fonde le régime des libertés et des droits humains sur l'impartialité du pouvoir civil démocratique dégagé de toute ingérence religieuse. Il oblige l'État de droit à assurer l'égalité, la solidarité et l'émancipation des citoyens par la diffusion des savoirs et l'exercice du libre examen. Le SLP est une association constitutive du Centre d'Action Laïque qui représente également la communauté non confessionnelle (autrement dit, les non-croyants athées et agnostiques) qui adhère à la laïcité et qui est donc porteuse des valeurs humanistes fondées sur les droits humains et la méthode du libre examen.

Description de la fonction

Dans le cadre du but social du Service Laïque d'Aide aux Personnes, le¿la secrétaire assume un soutien administratif et logistique efficace et productif en vue de contribuer au bon fonctionnement administratif de l'association.
Le¿La secrétaire assure : 
- une fonction d'accueil
- une fonction de secrétariat 
- une fonction de gestion logistique

Les principales tâches de l'assistant¿e logistico-administratif sont :

Accueil : premier niveau de contact entre l'association et l'extérieur
- assurer les contacts téléphoniques avec les partenaires extérieurs qui sont nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'asbl
- répondre aux appels téléphoniques (public ou institutions demandeuse) : identifier l'appelant et l'objet de son appel, le renseigner ou l'orienter correctement
- accueillir physiquement la « clientèle » : identifier la personne et déterminer l'objet de sa visite ; la renseigner et l'orienter correctement
- administrer le courrier entrant et sortant : enregistrer, photocopier / scanner, faire parvenir les pièces aux destinataires, 
Secrétariat
-      organiser les réunions (AG, OA, coordination, journée thématique, etc.) : gérer les agendas, préparer les OJ et documents nécessaires, rédiger et envoyer les convocations, les procès-verbaux ou les comptes-rendus, y participer (déplacement)
-      participer à la rédaction les rapports annuels d'activités ou autres
-      assurer les recherches informatiques ou autres nécessaires au bon fonctionnement de l'asbl (notamment en matière d'obligations légales des asbl)
-      le cas échéant, participer à la gestion des demandes de subvention
-      assurer la digitalisation/numérisation et l'archivage des documents
-      gérer (établir, contrôler et mettre à jour) les bases de données et les dossiers des accompagnants laïques (cartes d'accréditation, conventions, extraits de casier judiciaire, etc.)
-      participer à la gestion administrative RH (Groupe S, Edenred, Actiris, etc.) et faire valider les documents par la présidence de l'OA
-      préparer les documents comptables (factures, extraits de compte, etc.) et en assurer le suivi avec le Trésorier
-      participer à la mise à jour du site web
Logistique
- prévoir le catering et le matériel nécessaires aux réunions
- acheter le matériel nécessaire à l'association : 
- émettre les bons de commande, les demandes de devis
- réceptionner ou aller acheter le matériel
- fournir le matériel aux personnes concernées
- assurer la gestion de la caisse (avec le Trésorier)

Profil

 

• avoir une bonne présentation (apparence soignée, attitude accueillante, ...)
   
• être empathique et pratiquer l'écoute active
   
• avoir une expression verbale et non verbale directe et sans détour, mais sereine et respectueuse d'autrui (assertivité)
   

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Secondaire supérieur

Avantages du poste

13e mois (si 6 mois de prestation) + chèques repas

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