Un·e assistant·e administratif·ve - Département enseignement (2025/123CDD) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Le Service de Formation Continue (SFC) de l'ULB, joue un rôle clé dans l'apprentissage tout au long de la vie et le développement d'une société inclusive, innovante et citoyenne. Depuis plus de 20 ans, elle propose 300+ formations dans 4 domaines (sciences humaines, santé, sciences et techniques, économie et gestion), accueillant chaque année près de 5 000 apprenants aux profils variés, avec des formats flexibles (présentiel, distanciel, hybride).

Le SFC soutient les opérateurs de formation en développant des outils partagés, en pilotant des projets européens (Erasmus+, CIVIS, EUCEN), en accompagnant des dispositifs innovants (microcertifications, alternance, etc.) et en valorisant les activités de formation.

Au sein d'une équipe dynamique, vous contribuerez au suivi administratif, financier et logistique des projets. Votre rôle sera clé pour assurer la fluidité des procédures, le bon déroulement des activités, la qualité du service rendu aux partenaires, ainsi que la visibilité de nos actions en Belgique et à l'international.

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et proactive, qui souhaite mettre ses compétences au service d'un environnement universitaire dynamique, en lien étroit avec le monde académique et le monde professionnel.

Description de la fonction

Missions essentielles :

1. Au niveau institutionnel :

• Gestion administrative : 
  • Suivi des procédures de reconnaissance des formations en interne et à l'ARES ;
  • Suivi des courriers, conventions et signatures, gestion de la boîte mail du service ;
  • Récolte et compilation des indicateurs annuels et inventaire des formations ;
  • Organisation et mémo de réunions et ateliers pédagogiques ;
  • Mise à jour des outils et informations sur la formation continue ;
  • Aide administrative en fonction des besoins ;
• Gestion financière :
  • Achats et commandes, entre autres via SAP-ULB ;
  • Suivis des notes de frais, dépenses et procédures de subsides ;
  • Liens avec le Département financier ;
• Communication :
  • Mise à jour du site internet de la formation continue ;
  • Création de visuels pour l'infographie annuelle ;
  • Organisation d'événements ponctuels ;
  • Veille sur les événements belges et européens en matière de LLL ;

2. Au niveau européen :

• Suivi administratifs et financier de projets impliquant plusieurs partenaires européens, parfois au sein d'alliances (FSE, Erasmus+, CIVIS, etc.) ;
• Aide logistique à l'organisation de missions à l'étranger (EUCEN, etc.).

L'agent pourra être amené à s'impliquer dans de nouveaux projets en fonction du développement des activités du service.

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.
• Avoir une expérience confirmée dans une fonction d'assistant·e administratif·ve.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es. 
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur). 

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Autonomie.
• Rigueur et respect des délais.
• Capacité à s'adapter à de nouvelles demandes et à l'urgence.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Français impeccable parlé et écrit.
• A l'aise avec l'anglais parlé et écrit (Niv B1).
• A l'aise avec la comptabilité, le suivi de procédures et l'apprentissage tout au long de la vie.

Atout :

• Connaissance de SAP-ULB.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...) 
• L'accès à une formation permanente  
• Possibilité de télétravailler (1 jour/semaine au bout de 3 mois - à aménager selon les impératifs du service) 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=KwIDA9Td09GkVcaDIIuT

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers