Assistant·e administratif·ve achats techniques et accueil - Département des infrastructures (2025/150) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Chaque jour, le Département des infrastructures soutient les étudiants en formation à l'ULB et les scientifiques et académiques dans leur recherche de pointe, tout en veillant à la durabilité de nos actions & installations et au bien-être des utilisateurs·rices qui sont d'une grande diversité. Nous relevons de nombreux défis, dans une ambiance chaleureuse et portés par les valeurs de l'ULB.

Au sein de ce département, le Bureau d'études en techniques spéciales (BETS) offre une expertise et une assistance en techniques spéciales dans l'étude et la mise en œuvre de projets, et assume une série de missions spécifiques thématiques : énergie, eau, incendie, amiante.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

1. Achats et comptabilité budgétaire :

• Assurer le suivi administratif de tous les achats du BETS, des devis jusqu'aux factures, en suivant les règlementations de marché public et en veillant à la consommation du budget.
• Réception, enregistrement et transmis des offres de prix pour accord.
• Émettre des bons de commande des projets et études dans SAP en récoltant les justificatifs nécessaires et en veillant au suivi de leur facturation.
• Respecter les échéanciers des commandes récurrentes.
• Vérifier et valider les factures énergie (eau, gaz, électricité), contrôler les prix, prestations, indexations. Assurer le suivi de la refacturation.
• Suivre en continu l'évolution des engagements et dépenses comptables, demander les corrections éventuelles au département financier.
• Tenir des tableaux de suivi budgétaire, en lien avec les comptes dans SAP.

2. Support administratif général et transversal :

• Offrir un support administratif au BETS et aux différents services du département (éventuellement sur d'autres campus pour une durée limitée), en étant aussi force d'initiatives et de propositions d'améliorations.
• Accompagner les équipes dans les démarches administratives internes : fournir les documents adéquats et informer sur les procédures en vigueur (RH, finance, etc.).
• Tenir à jour les dossiers électroniques du service et en organiser un classement méthodique.
• Gérer le courrier, le classement et l'archivage.
• Participer à divers projets transversaux du département, notamment en termes de digitalisation et de déploiement de nouveaux outils.
• Gérer le calendrier pour l'organisation de réunions multi-participants.
• Participer au réseau « synergies secrétariats » du département : échange des bonnes pratiques et soutien mutuel.

3. Accueil : 

• L'accueil en présentiel et humain est essentiel.
  • Veiller à la convivialité des lieux de travail : salles de réunion, bureaux.
  • Accueillir et guider tout visiteur.
  • Communiquer, faire le lien avec les autres services du département, les facultés et les services administratifs de l'ULB ainsi qu'avec les prestataires et fournisseurs externes.

Profil

Profil :

• Être titulaire d'un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.
• Avoir une expérience de 5 ans minimum est requis.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requis :

• Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook).
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Excellentes compétences relationnelles, avec une communication assertive.
• Rigueur dans le suivi administratif.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Très bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.

Atouts :

• Approche proactive et orientée vers les solutions.
• Expérience ou connaissance du logiciel SAP.
• Expérience en comptabilité ou en gestion financière.
• la connaissance, même partielle, de l'institution.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1/2jour/semaine en suivant la politique de télétravail régulier du département - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=RFic9QRT82Zd2KiFI7pi

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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