Assistante/assistant de direction (F/H/X) réf. : 2025-187 H/F/X

Description de l'entreprise

La Direction Coordination Accueil (DCAL) organise l'activité d'accompagnement, d'évaluation et de contrôle des milieux d'accueil. Elle s'inscrit dans une dynamique de travail en réseau au sein duquel elle initie des collaborations constructives.

Description de la fonction

En tant qu'assistante/assistant de direction, vous assurez l'interface entre la DCAL et les services internes et externes de l'ONE. Vous avez la charge de l'organisation administrative du secrétariat de la DCAL, de l'équipe des responsables subrégionaux de la coordination accueil (CAL) et de la responsable de l'équipe des agents conseil auprès des accueillant(e)s d'enfants indépendant(e)s (ACA).

Vous offrez un support d'information aux collaborateurs internes et externes sur les questions générales relatives à la coordination accueil.

• Accueillir et orienter les visiteurs (internes/externes)
• Traiter les appels téléphoniques courants ou relayer auprès des interlocuteurs concernés
• Réaliser et dactylographier les PV des réunions staff, des notes internes ...Réserver des salles en externe avec appels d'offre selon les règles des marchés publics
• Créer des outils administratifs et/ou informatiques pour faciliter le travail et la communication avec les collaborateurs (tableaux de bord, ...)  et collaborer à la création de documents spécifiques
• Être l'interface entre les ACA, les CAL et les services de l'administration centrale
• Participer aux réunions communautaires (CAL) et plénières (ACA)
• Participer à l'élaboration et à la mise à jour du site Intranet et du site Internet
• Assurer la réalisation de statistiques
• Collaborer à l'agenda du responsable de la direction
• Collaborer avec les secrétariats des directions et des ASR.
• Effectuer les recherches de documents demandées par la DCAL en s'assurant de leur planification, des suivis et du retour
• Réaliser les commandes de matériel informatique et de bureau

Profil

• Vous disposez d'un bachelier
• Vous justifiez d'une expérience professionnelle d'un an minimum dans une fonction de secrétariat/assistance de direction (gestion d'agendas, prise de notes, rédaction de PV, gestion des réunions, des documents, mise à jour de tableaux de bord, ...)
• Vous connaissez ou êtes à même d'appréhender la réglementation relative aux milieux d'accueil ou/et à l'Accueil Temps Libre
• Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles et d'une orthographe irréprochable
• Vous êtes autonome dans la gestion de votre travail (capacité d'initiatives, de discernement, d'organisation) et vous savez travailler en équipe
• Vous communiquez efficacement : la fonction s'inscrit dans une logique de collaboration régulière avec les structures d'accueil (0-12 ans et +), les responsables des directions du Département Accueil, Direction psychopédagogique et Direction Santé , ainsi qu'avec les services centraux et décentralisés de l'ONE
• Vous êtes flexible : la fonction implique des déplacements occasionnels
• Vous faites preuve de déontologie et d'éthique professionnelle
• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions
• Vous vous impliquez entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même, en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant
• Vous maîtrisez les outils de la bureautique usuelle (Word, Excel, messagerie électronique, réseau de communication électronique interne, Internet,...) et êtes à même de vous approprier les outils/logiciels spécifiques au département

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• 2.833,70 € bruts mensuels à l'indice actuel & 1 année d'ancienneté) - Echelle barémique 250/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu'à 10 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

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