HR ADMINISTRATOR H/F/X

Description de l'entreprise

Memisa est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. Notre mission est de rendre les soins de santé de qualité accessibles à tous et en particulier aux plus vulnérables. La stratégie se concentre sur le renforcement des systèmes de santé périphériques.  En Belgique, Memisa est impliquée dans la sensibilisation à la citoyenneté mondiale.  Memisa souhaite également rendre visibles les inégalités d'accès aux soins de santé et renforcer ainsi la solidarité internationale.

Description de la fonction

• Administration des missions

   

• Préparation administrative du dossier de la mission (demande de lettres d'invitation, ordre de mission, attestation d'assurance, ...)
• Gestion des vols (itinéraires, VISA, etc...)
• Suivi des factures, des dépenses de la carte VISA via un fichier central
• Calculer les indemnités forfaitaires journalières (per-diem) ;
• Se charger du classement des documents
• Apporter un soutien lors des audits en veillant à la complétude, à la conformité et à la disponibilité de l'ensemble des pièces justificatives liées aux missions.

• Accueil & Bureautique & Permanence téléphonique

   

• Accueil des visiteurs à réception
• Permanence téléphonique
• Suivi des e-mails entrants dans la boîte Memisa Info
• Appui dans l'organisation des réunions et événements internes et externes (assemblée générale, conseil d'administration, autres...), des recrutements, de l'accueil des nouveaux travailleurs

• Communication, documentation et information orientées autant vers l'intérieur que l'extérieur :

   

• Répond à toute question relative à ses domaines de compétences dans le cadre de sa fonction
• Entretient une relation constructive avec les différents fournisseurs, partenaires, etc.
• Suit les actualités pertinentes pour le bon déroulement de la mission
• Met à jour les documents et les indicateurs liés à son poste ainsi que la liste de données de contact
• Relecture et traduction de documents RH du français vers le néerlandais

Profil

• Baccalauréat en Administration/ Ressources humaines/ autre formation pertinente ou minimum 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans une fonction similaire
• Atout : Expérience professionnelle dans une ONG
• Affinité avec les valeurs (Solidarité, Responsabilité et égalité) et objectifs de Memisa
• Engagement professionnel dans l'ensemble des tâches liées à sa fonction 
• Capacité à travailler en équipe, sous pression et également de manière autonome dans un environnement complexe multiculturel
• Capacité d'innovation, de planification, rigueur, assiduité et esprit de synthèse
• Capacité d'exécuter plusieurs tâches 
• Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique (Word, Excel, Power Point)
• Flexibilité, communicatif, sociable avec l'ensemble du personnel et les visiteurs
• Sens de la confidentialité et de l'écoute
• Capacité d'adaptation à toute situation (recherche proactive de solutions aux difficultés rencontrées) 
• Avoir une excellente maitrise du néerlandais et français à l'oral et l'écrit - l'anglais est un atout

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Un poste stimulant au sein d'une ONG médicale dynamique.  Le siège social est situé dans l'agréable quartier européen.  Les Gares Centrale et du Luxembourg sont accessibles à pied.
• En fonction de vos connaissances et de votre expérience, vous recevrez un salaire attractif et compétitif ainsi que de nombreux avantages extra-légaux tels que l'assurance groupe, l'assurance hospitalisation, les chèques-repas, ...
• Un contrat à durée indéterminée à mi-temps (19h/semaine) ; à prester les après-midis
• Entrée en fonction dès que possible
• Régime de congé : 20 jours de congé légal et 12 jours ADV (pour un poste à temps plein), calculés au prorata du travail à temps partiel effectué.
• Bien entendu, cela comprend également des formations pertinentes pour le secteur et des événements d'équipe amusants.

Informations supplémentaires

Pour postuler :

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV avant le 14/12/2025 à l'adresse électronique suivante : HR@memisa.be avec comme titre dans votre email 

" HR Admininistrator" dans l'objet de l'e-mail. 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés par courrier électronique et/ou par téléphone. Les épreuves écrites et/ou les entretiens se dérouleront à Bruxelles. Si un(e) candidat(e) est sélectionné(e), le processus de recrutement peut être achevé avant la clôture de la publication. 

Les informations relatives à votre candidature resteront strictement confidentielles. Vos données seront conservées pendant 12 mois au maximum. 

En outre, Memisa veillera à ce que le recrutement soit effectué de manière objective, transparente, responsable, éthique, non discriminatoire et qualitative.

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