Junior Eventorganisator Protocol M/V/X

Description de la fonction

Als junior eventorganisator protocol:

• Ondersteun je collega's bij de organisatie van grote corporate evenementen zoals het Patroonsfeest, de opening van het academiejaar, proclamaties, emeritaatsvieringen, . en dit zowel in administratieve en protocollaire voorbereiding als de praktische opvolging en uitvoering.
• Ben je medebeheerder van de CRM-database: je zorgt dat de gegevens steeds up-to-date zijn en zorgt voor de nodige output in het kader van evenementen.
• Sta je in voor de administratieve voorbereiding, opvolging en afhandeling van evenementen (opmaken registratietool en opvolgen registraties, opmaken draaiboek, opvragen prijsoffertes en bestelbonnen, .).
• Bied je voor de organisatie van diverse corporate evenementen, protocollaire ondersteuning in functie van de noden (opmaken seating, opmaken aanspreeklijsten, begeleiden stoet der togati, .)
• Verzorg je in overleg met de dienst Marketing en Communicatie de communicatie van de evenementen (opmaken en verzenden uitnodigingen, up-to-date houden eventwebsite, ...).
• Zorg je voor de logistieke organisatie van evenementen (zaalreservatie, catering, AV, jobstudenten, transport, materialen, .).
• Hou je per project een gedetailleerd budget bij.
• Zorg je mee voor een goede opvolging en vlotte samenwerking tussen de betrokken partners (vastleggen data voor evenementen, organiseren van vergaderingen, coördineren van debriefings en evaluaties, .).
• Ben je waar nodig on-site aanwezig.

Profil

• Je hebt een bachelordiploma of behaalde een gelijkwaardig niveau door ervaring. 
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en een talent voor administratie.
• Je werkt efficiënt, nauwkeurig en met oog voor detail en hebt een bijzondere affiniteit met protocol.
• Je bezit een stevige dosis nieuwsgierigheid en een grote leerbereidheid om je de regels van het protocol snel eigen te maken.
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans of een andere taal is een pluspunt.
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en discreet. Afhankelijk van je doelgroep weet je steeds de juiste toon te vinden in je communicatie, mondeling én schriftelijk.
• Je bent flexibel en bereid om wanneer nodig 's avonds en in het weekend te werken.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en je denkt oplossingsgericht.
• Je blijft kalm onder druk en respecteert deadlines en procedures met zorg.
• Je bent een geboren organisator die overzicht behoudt in complexe situaties en verantwoordelijkheid neemt.
• Je hebt een sterke affiniteit met KU Leuven. Kennis van de universitaire wereld is een pluspunt.
• Je beheerst de courante softwareprogramma's en je bent bereid om je nieuwe softwareprogramma's eigen te maken.
• Je beschikt over een rijbewijs B.

Compétences linguistiques

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Elémentaire (A)
  • Écrire : Elémentaire (A)
  • Lire : Elémentaire (A)
  • Parler : Elémentaire (A)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van bepaalde duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging of onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels, ...

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers