Acheteur·euse (F/H/X) spécialisé·e H/F/X

Description de la fonction

• Pour le Service Gestion des dépenses (GDEP), de l'Administration des finances (ADFI)
• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps plein pour une durée indéterminée
• Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable Marchés publics & Achats, au sein du département Gestion des dépenses et des achats de l'Administration financière :

• Vous participez activement à la gestion des achats pour certaines familles d'articles/services parmi les suivantes, et agissez à titre de backup pour d'autres : produits et équipements de laboratoire dans le domaine des sciences de la vie et de la chimie, multifonctions, voyages d'affaires, cartes essences, fontaines à eau, courrier express, postes de travail, petits équipements et consommables informatiques, téléphonie mobile, petit mobilier et consommables de bureau, distributeurs de café, toges, services traiteur, chèques cadeaux, .
• En concertation avec l'utilisateur·trice, vous êtes à l'écoute de ses besoins spécifiques et contribuez à l'élaboration de cahiers des charges (invitations à remettre offre) pour les articles et services requis ;
• Vous êtes responsable de l'approvisionnement de ces articles et services (approbation de paniers d'achats et commandes) et, le cas échéant, de la gestion de la flotte de ces articles ;  
• Vous prenez en charge de A à Z des procédures de marchés publics de faible montant (< 30.000 euros HTVA) ;
• Pour certaines familles d'articles/produits dont vous avez la charge et pour lesquelles une facturation centralisée est mise en place, vous vérifiez les factures et vous préparez les batches (fichiers Excel) de refacturation interne qui seront injectés dans l'ERP SAP de l'UCLouvain ;
• Vous maintenez à jour les informations utiles à la communauté UCLouvain sur les pages intranet dédiées aux familles d'articles/produits dont vous avez la charge ;
• Vous coordonnez, avec l'équipe support, l'installation et les tests de catalogues électroniques mis en place dans notre SRM (Supplier Relationship Management) avec certains fournisseurs ;
• Vous vous assurez de la bonne exécution des marchés publics de faible montant, en ce compris le traitement et le suivi actifs des problèmes liés aux achats et aux livraisons des produits/services ;
• Vous contribuez à la professionnalisation continue des processus d'achat et d'approvisionnement.

Des liaisons fonctionnelles (transversales, extérieures.) avec les interlocuteurs·trices suivant·es font partie intégrante de la fonction : les autres acheteur·euse·s spécialisé·es (pour lesquels un rôle de backup est à assurer), les gestionnaires de dossiers de marchés publics, la Direction de la gestion des dépenses et des achats, les client·es internes de l'Université, les fournisseurs, les cellules comptables et logistiques, .

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier (graduat) à orientation économique, scientifique (biologie, chimie), juridique ou équivalent ; 
• Bonne connaissance des principaux outils informatiques ; manipulation aisée d'Excel et de Word ;
• Sens des priorités, de la rigueur et de l'analyse ;
• Intégrité ;
• Capacités de négociation avec des fournisseurs et avec les utilisateurs·trices en interne, d'adaptation, d'écoute et esprit d'initiative ;
• Motivation à résoudre les conflits ;
• Bonne aptitude rédactionnelle et à la communication ;
• Capacité à travailler en équipe, sociabilité, sens relationnel et commercial affirmés ;
• La connaissance de l'anglais est un atout ;
• Une connaissance générale de la réglementation liée aux marchés publics est un atout.
• Une expérience de 3 ans dans le même type de poste, acquise en entreprise, secteur non marchand ou organisme public est un atout ;
• Une expérience dans le domaine des sciences de la vie est un atout ;
• Une expérience de terrain de l'utilisation de SAP (modules MM, SRM) est un plus.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts.) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

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