Management Assistant M/V/X

Description de l'entreprise

Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant (m/v/x). Het bedrijf is gevestigd in Anderlecht en het betreft een fulltime functie van 40 uur per week in een HVAC-sector omgeving.

Description de la fonction

Jouw verantwoordelijkheden:

Als Management Assistant speel jij een cruciale rol in de ondersteuning van de financiële directie en diverse organisatorische processen. Jouw verantwoordelijkheden omvatten:

• Proactief beheren van de agenda van de financiële directie: plannen en prioriteren van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen.
• Filteren en verwerken van communicatie: beheren van telefoongesprekken, e-mails en brieven op basis van urgentie.
• Opstellen en verspreiden van communicatie: creëren van rapporten, verslagen, e-mails en nota's in opdracht van de directie.
• Optreden als tussenpersoon tussen de financieel directeur en zowel interne als externe belanghebbenden.
• Bijwerken en opvolgen van specifieke dossiers: beheer van documentatie, bedrijfsprocedures, ondernemingsraden en andere projecten.
• Ondersteuning bieden bij onderzoeken en analyses: helpen bij financiële projecten, opvolging van deadlines en coördinatie tussen afdelingen.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen: plannen van vergaderingen van de raad van bestuur en operationele comités, inclusief het opstellen van agenda's, notulen en opvolging van actiepunten.
• Documentbeheer: onderhouden van fysieke en digitale archiveringssystemen en zorgen voor vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens.
• Opstellen van meertalige documenten: schrijven van rapporten, verslagen en nota's in het Nederlands, Frans en Engels.
• Administratief beheer: maken van bestelbonnen, verwerken van onkostennota's en terugbetalingen.
• Creatie van visuele ondersteuning: ontwerpen van PowerPoint-presentaties en gegevensanalyse, plus creëren van grafieken en tabellen.
• Logistieke ondersteuning: beheren van kantoormateriaal, coördineren met leveranciers en ondersteunen van het budgetbeheer van de financiële afdeling.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Profil

Jouw profiel:

Om succesvol te zijn in deze rol als Management Assistant bezit jij:

• Een administratieve bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is een sterke troef.
• Vloeiende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels.
• Uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden.
• Goede beheersing van het Office-pakket en gangbare IT-tools.
• Kennis van financiële terminologie en rapportages (pluspunt).
• Discretie en een goed inzicht in vertrouwelijkheid en compliance-normen.
• Een nauwkeurige, georganiseerde en proactieve werkhouding.
• Flexibiliteit om te schakelen tussen verschillende prioriteiten, met het vermogen om onder druk te werken en strakke deadlines te halen.

Compétences linguistiques

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers