Office Manager M/V/X

Description de la fonction

Vous aimez structurer, fluidifier et organiser ? Et vous cherchez aujourd'hui un rôle où votre impact sera visible et reconnu ? Découvrez cette fonction clé d'Office Manager au sein d'une entreprise industrielle spécialisée dans des projets complexes et de haute technicité.

Cette PME dynamique compte une soixantaine de collaborateurs et gère des projets industriels de grande envergure pour des clients prestigieux dans des secteurs variés.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?

• Une entreprise industrielle en plein essor, grâce à la contribution active de chaque employé.
• Une culture basée sur l'entrepreneuriat, l'humain et le partage de connaissances.
• Une atmosphère bienveillante et authentique, portée par les valeurs familiales de la société.
• L'opportunité de laisser une empreinte durable sur les projets et l'organisation.
• Un management à l'écoute et participatif.

En pleine croissance, l'entreprise valorise les profils expérimentés capables d'apporter une vision. C'est dans ce cadre que nous recrutons un·e Office Manager, rattaché·e au site de Nivelles.

En tant qu'Office Manager, vous êtes le point d'ancrage de l'entreprise. Vous structurez, coordonnez et sécurisez l'ensemble des fonctions support : RH, administratif, communication interne, finance et support opérationnel.

Vous soutenez directement le CEO, tout en étant un relais essentiel pour les équipes internes. Votre impact est transversal : vous aidez l'organisation à gagner en efficacité, en clarté et en professionnalisme.

Vos missions en 5 points :

#1 - Support direct au CEO

• Structurer et suivre ses priorités opérationnelles.
• Gérer les réunions, les agendas, les dossiers et les comptes rendus.
• Servir de relais interne et fluidifier la circulation de l'information.
• Mettre en place des process pour renforcer l'efficacité des fonctions support.

#2 - Coordination RH & administration du personnel

• Gérer présences, plannings, congés et absences.
• Assurer le Check-in at Work, les formulaires A1 et les accès chantiers.
• Collaborer avec le secrétariat social (entrées/sorties, documents, payroll).
• Rédiger les contrats, suivre Protime et organiser les évaluations annuelles.

#3 - Gestion des sous-traitants

• Être le point de contact des sociétés de sous-traitance.
• Suivre les prestations, plannings et récapitulatifs.
• Mettre en place de nouvelles collaborations et négocier les conditions.

#4 - Administration & gestion interne

• Assurer le bon fonctionnement des bureaux et la communication interne.
• Soutenir les Project Managers et les Project Engineers sur leurs besoins administratifs.
• Garantir la conformité ISO 9001.
• Organiser les formations et structurer la documentation transversale.

#5 - Facturation & support financier

• Émettre les factures de vente, assurer suivi et relances.
• Préparer les documents nécessaires pour la comptabilité.

Équipe & management

Dans ce rôle, vous rejoignez une équipe expérimentée techniquement, prête à accueillir vos conseils et votre structure pour gagner en clarté et en efficacité.

Votre collègue direct est une personne bienveillante, humble et attentive aux autres. Il apporte sérénité et confiance à l'équipe, tout en partageant son expertise et en soutenant vos initiatives.

Profil

Votre expérience et vos compétences techniques :

• Minimum 10 ans d'expérience en Office Management, Executive Assistant ou Administration RH.
• Parfaite maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance approfondie et utilisation d'ERP. L'Office Manager sera au centre de son implémentation dans l'organisation tant en France qu'en Belgique.
• Compréhension du fonctionnement administratif d'une PME industrielle ou orientée projets.
• Excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles.
• Capacité à structurer, organiser, prioriser et anticiper.
• Trilingue français / anglais / néerlandais

Vos compétences personnelles :

• Sens de la confidentialité et discrétion absolue.
• Fiabilité, rigueur, autonomie.
• Proactivité, sens du service et orientation solutions.
• Assertivité et capacité à maintenir le cadre avec respect.
• Aisance relationnelle et communication claire.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

Vous apportez votre expertise et en échange, notre client vous offre :

• Contrat à durée indéterminée à temps plein (40h/semaine).
• 32 jours de congé par an.
• Package salarial attractif : salaire à la hauteur de votre expérience, assurances, chèques-repas, véhicule de société.
• Un rôle stratégique, visible et transversal.
• Une opportunité unique de structurer durablement une entreprise en croissance.

Processus de recrutement

Vous pensez être la personne idéale pour ce rôle d'Office Manager ? Alors n'hésitez plus et postulez !

Voici les prochaines étapes :

• Première discussion téléphonique avec Mary ou Delia - consultantes en charge de ce recrutement suivi d'un entretien approfondi via Teams.
• Entretien sur site avec le CFO et le CEO.
• Rencontre éventuelle avec une partie de l'équipe opérationnelle.

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