Gestionnaire de dossiers formation (F/H/X) réf. : 2025-182 H/F/X

Description de l'entreprise

La Direction du Développement des Ressources Humaines (DDRH) a pour missions de permettre à l'ONE de disposer des compétences nécessaires à la réalisation de ses missions, de garantir la qualité et la performance des processus de gestion des Ressources Humaines et de mettre en place une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Le Service Formation faisant partie de la DDRH, vise le développement des compétences des collaborateurs de l'ONE. Il élabore le plan de formation du personnel et prend en charge l'accueil, l'accompagnement et le suivi individuel des membres du personnel qui souhaitent s'engager dans un parcours de formation

Description de la fonction

Vous assurez la gestion des dossiers concernant les formations organisées par le service ainsi que les demandes de formation des membres du personnel de l'ONE. Vous traitez les informations numériques relatives aux différents parcours de formation (demandes, participation, suivi...) et vous les organisez dans le cadre des procédures administratives et légales. Vous assurez une fonction de référent administratif et fournissez conseil et aide dans les demandes et les suivis des formations.

• Fournir aide et conseil aux agents à propos des possibilités de formation et des procédures et avantages qui y sont liés (congés, remboursements de frais ...)
• Organiser la logistique des formations (réservations de salle, repas, matériel ...) et suivi de l'évolution des inscriptions
• Rédiger les courriers relatifs à la participation aux formations (invitation, acceptation/refus de demande ...)
• Encoder des informations budgétaires dans le logiciel SAP
• Participer à l'organisation de différents évènements mis en place par l'ONE (journée d'accueil des nouveaux, colloques, journées d'étude ...)
• Collaborer activement avec les formateurs (participer aux réunions, rédiger des PV, rédiger des conventions, participer à l'élaboration de supports de formation, ou de présentations ...)
• Veiller au bon déroulement de la formation et remédier aux dysfonctionnements si nécessaire (problèmes techniques, logistiques ...)
• Participer à l'élaboration de divers documents propres au service (convention, rapport d'activité, brochure ...)
• Gérer l'information concernant les formations sur Intranet et sur la plateforme informatisée de formation

Profil

• Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
• Vous justifiez d'une expérience professionnelle de minimum 1 an en gestion administrative ou de dossiers
• Idéalement, vous connaissez les principes de base de la réglementation en matière de formation dans les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des OIP qui en dépendent ou vous êtes en mesure de les assimiler rapidement
• De nature sociable, vous êtes une personne facilement accessible, la fonction nécessite en effet de nombreuses collaborations internes et externes
• Orienté client et solutions, vous répondez de manière fiable aux questions de vos interlocuteurs ou les réorientez vers la personne adéquate et vous êtes proactif dans la recherche de solutions lorsque des problèmes se posent
• Vous faites preuve d'autonomie et de proactivité dans la gestion de votre travail (capacité d'initiative, de discernement, de débrouillardise)
• Vous êtes une personne organisée et vous savez gérer les imprévus
• Vous êtes flexible, vous êtes en effet susceptible de vous déplacer occasionnellement sur le territoire de la FWB
• Vous communiquez naturellement de façon claire et cordiale tant à l'écrit qu'à l'oral, vous avez une bonne orthographe
• Vous maîtrisez la suite Office et êtes à l'aise avec la prise en main de nouveaux outils digitaux

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• 2.573,49 € bruts mensuels à l'indice actuel & 1 année d'ancienneté) - Echelle barémique 200/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu'à 10 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

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