Office Manager ( Mi-Temps ) H/F/X

Description de l'entreprise

Notre client est un secrétariat d'un réseau européen au niveau de la mobilité situé à Ixelles et facilement accessible en transports en commun.

Description de la fonction

L'Office Manager veille au bon fonctionnement du bureau en accomplissant diverses tâches administratives, financières et managériales. Son rôle consiste à soutenir, gérer et diriger les opérations quotidiennes conformément aux réglementations locales/nationales et aux valeurs et objectifs de l'organisation, et à fournir des services financiers, administratifs et de ressources humaines efficaces au bureau. Le poste comprend la gestion du bureau, les ressources humaines et la comptabilité

RH

• Planifier les jours de congé annuels et les enregistrer, envoyer des rappels au personnel et organiser les remplacements pendant les jours fériés.
• Préparer les contrats du personnel et des stagiaires et conserver et enregistrer de manière sécurisée les documents (contrats, références, etc.).
• S'assurer que tous les membres du personnel sont enregistrés auprès de notre client et inscrits aux régimes d'avantages sociaux, avec conservation des dossiers appropriés.
• S'assurer que notre client respecte la législation belge en matière de santé et de sécurité.
• Accomplir d'autres tâches à la demande du directeur.

Gestion du bureau

• Responsabilité globale de l'administration du bureau.
• Gérer et superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris la gestion des fournitures, des équipements et des locaux.
• Assurer le soutien logistique pour les formations, les événements, les groupes de travail et les réunions.
• Contrôler/créer les contrats de service si nécessaire et gérer les contrats et les fournisseurs.
• Assistance administrative générale : accueillir les visiteurs, traiter les appels entrants, transférer les e-mails/la correspondance au personnel concerné

Finances et comptabilité

• S'assurer du bon fonctionnement du système de facturation électronique (Peppol) et assurer la liaison avec nos partenaires, etc. pour mettre en ouvre le système.
• Traiter les factures et préparer les paiements conformément aux procédures internes de notre client et aux exigences légales.
• Assurer la liaison avec le comptable et l'auditeur et veiller à ce que notre client respecte ses obligations légales et réglementaires (déclarations de TVA, audits, etc.).

Profil

Qualifications et expérience

• Une qualification pertinente en gestion administrative est indispensable (par exemple, licence ou diplôme supérieur en gestion administrative, administration des affaires ou autre qualification pertinente).
• Expérience professionnelle dans un poste similaire (responsable administratif, gestionnaire administratif, etc.).
• Capacité à communiquer couramment en anglais et en français ou en anglais et en néerlandais (à l'oral et à l'écrit).
• Connaissance actualisée du droit du travail belge et des obligations légales des ASBL.
• Se tenir au courant des changements réglementaires ou législatifs et des politiques susceptibles d'affecter l'organisation.
• Solides compétences organisationnelles et administratives.
• Souci du détail. Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Fiabilité, discrétion et capacité à maintenir un niveau élevé de confidentialité.
• Maîtrise des logiciels bureautiques, notamment Microsoft Office Suite.
• Compétences de base en comptabilité et en budgétisation.
• Capacité à gérer des processus et à élaborer des normes.
• Supervision / Contrôle des stocks et promotion de l'amélioration des processus.
• Capacité à gérer plusieurs demandes et priorités et compétences en matière de résolution de problèmes.
• Capacité à anticiper les besoins et à planifier en conséquence.
• Capacité à maintenir un haut niveau de professionnalisme en toutes circonstances.

Compétences linguistiques

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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