Coordinateur·rice de projet et logistique H/F/X

Description de l'entreprise

La Société Scientifique de Médecine Générale (SSMG) asbl constitue le pôle scientifique de la médecine générale francophone. Visant une amélioration permanente de la qualité de la médecine générale, la SSMG offre à ses membres (plus de 3.200 médecins généralistes) une formation médicale continue de qualité ainsi qu'une information scientifique validée. Son équipe travaille en étroite collaboration avec les médecins généralistes.  Les bureaux sont situés à Bruxelles. 

Pour financer ses activités de formation continue des médecins généralistes, la SSMG dispose de fonds propres mais également de subsides octroyés par les entités fédérales/fédérées. Nous sommes à la recherche d'un·e coordinateur·rice dont le rôle sera d'assurer le suivi administratif de certains projets subsidiés. En savoir plus : www.ssmg.be 

Description de la fonction

Pour la coordination de projets, vous aurez les missions suivantes : 

• Mettre en œuvre et suivre les actions prévues, en collaboration étroite avec les médecins généralistes responsables du volet scientifique. Cela comprend notamment :
  • Organisation de formations (présentiel, digital learning, webinaires) : réservation de salles, gestion du catering, communication aux participants, encodage des présences, etc.
  • Coordination de la création d'outils destinés aux médecins : brochures, flyers, capsules vidéo, articles pour la RMG, fiches d'information, etc.
• Assurer le suivi du planning, des délais et du budget, ainsi que la gestion administrative conformément aux exigences des pouvoirs subsidiants (rédaction des rapports d'activités et financiers, préparation des justifications, etc.).
• Planifier, animer et coordonner les réunions avec les médecins impliqués dans les actions.
• Gérer et harmoniser les communications liées au projet, incluant les présentations, brochures, supports de diffusion des formations et tout autre document associé.

Pour le soutien logistique, vous aurez les missions suivantes : 

• Gestion des stocks : Assurer le suivi, anticiper les besoins de réapprovisionnement et optimiser l'organisation des zones de stockage.
• Réalisation des achats courants : Identifier les besoins, effectuer les commandes auprès des fournisseurs, et assurer le suivi jusqu'à la livraison.
• Gestion de la copropriété : Suivre les aspects logistiques et opérationnels liés à la copropriété : échanges avec le syndic, organisation des interventions, gestion des contrats et résolution des éventuels incidents.
• Pilotage et suivi des travaux : Planifier, coordonner et contrôler les interventions techniques ou travaux d'entretien. 
• Supervision du personnel d'entretien.
• Gestion des fournisseurs et prestataires (y compris le courtier en assurances).

Profil

• Vous êtes titulaire d'un Bachelier ; 
• Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et les nouveaux médias ;
• Vous maîtrisez le français, avez une bonne orthographe et des capacités rédactionnelles ;
• La connaissance du néerlandais est un atout ;
• Vous êtes prêt·e à vous déplacer occasionnellement en dehors de Bruxelles par vos propres moyens (frais de déplacements remboursés) ;
• Vous êtes flexible (quelques réunions en soirée - en moyenne 2 par mois) ;
• Vous avez un intérêt pour le secteur des soins de santé.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Avantages du poste

• Un contrat à 4/5e à durée déterminée d'un an ;
• Un package salarial attrayant avec chèques-repas, abonnement transports en commun, jours de congé extra-légaux, etc. ;
• Un environnement de travail agréable dans une équipe à dimension humaine, à proximité des transports en commun et des commerces.

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