Un·e assistant·e administratif·ive - Faculté de lettres, traduction et communication (2025/157) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l'ULB en 2015. Elle est constituée des Département de Langues et Lettres, des Sciences de l'Information et de la Communication, et de l'École de Traduction et Interprétation ISTI ¿ Cooremans. La Faculté instruit des spécialistes des langues, des littératures et des cultures, des traducteurs·rices et des interprètes, des linguistes, des journalistes et des communicants formés aux savoirs et compétences de pointe dans leurs domaines respectifs. La Faculté gère ainsi la carrière des membres du corps enseignant et favorise le développement de la recherche par l'intermédiaire de ses 4 centres de recherche (Tradital, Philixte, LaDISCO, ReSIC), de ses formations doctorales et de son appui aux chercheurs·euses dans leur recherche de financement.

Le poste est soumis au contrôle hiérarchique de la Doyenne ou du Doyen de la Faculté et de la Directrice de l'administration facultaire.  Le travail de l'agent·e est coordonné par l'Adjoint à la Recherche et aux Ressources humaines académiques et scientifiques de la Faculté.

Cette fonction relève de la famille de valorisation B dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

La principale fonction du secrétariat académique est d'assurer à chaque membre des corps académique et scientifique un mandat en adéquation avec les besoins de la Faculté, conforme à la législation et aux règlements de l'ULB. Le secrétariat académique intervient, en lien étroit avec les trois Départements d'enseignement de la Faculté et le service du personnel de l'Université, à toutes les étapes de la carrière (relecture de la vacance, nomination, renouvellement et fin de mandat, demande de promotion, de congé sabbatique, de suppléance, départ à la pension et poursuite des activités après la retraite).

• Gestion des carrières des membres du corps enseignant :
  • Mise à jour de chaque mandat du corps enseignant rattaché à la Faculté (nomination, promotion, renouvellement, fin de carrière, etc.).
  • Préparation des dossiers pour les réunions des différentes commissions facultaires qui statuent sur la carrière des membres du personnel enseignant (coordination pédagogique, ouvertures de postes, demandes de promotion, de congés sabbatiques, etc.).
  • Participation aux réunions et suivi des dossiers de bout en bout, jusqu'à la transmission au service du personnel et au passage au sein des différentes instances institutionnelles.
  • Vérification et respect des échéances réglementaires.
  • En lien avec le service du personnel, assurer l'accueil et le suivi des questions des membres du personnel enseignant en lien avec leur carrière, leur mandat, leur dossier.
• Préparation des réunions facultaires (11 par an) :
  • Rédaction de l'ordre du jour des réunions facultaires et participation aux réunions de préparation : informations générales, points récurrents et tous les points RH (nomination, renouvellement, fin de carrière, remplacement, etc.).
  • Constitution des dossiers des différentes réunions facultaires (analyse des dossiers, collectes des informations, classement).
  • Prise en charge des mandats du FLU, d'ULB Langues, du personnel des Bibliothèques et des cadres d'extinction « Isti-Cooremans ».
  • Rédaction des propositions conformément aux règlements et aux canevas existants et suivi des dossiers en collaboration avec le SPES jusqu'au passage au Conseil académique.
• Mise à jour et archivage des différents fichiers, dossiers, calendriers et bases de données :
  • Gestion quotidienne et archivage des dossiers individuels des membres du corps enseignant.
  • Mise à jour des différentes bases de données et actualisation des listes du personnel de la Faculté ; cadastre facultaire et ressources hors cadre, tableaux des renouvellements de mandats, crédits FEE, maitres de stages, etc.
  • Gestion du cadre facultaire en lien étroit avec l'administration de l'Université
  • Élaboration des différents échéanciers et calendriers facultaires, sur base des échéanciers et calendriers institutionnels.

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier en assistant·e de direction, sciences administratives et gestion publique, ou ressources humaines ou expérience probante en secrétariat ou en travail administratif reconnu par la FWB.
• Avoir deux années d'expérience minimum, dans une fonction de type administratif, gestion de dossiers et suivis est requis.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requis :

• Excellente maîtrise du français.
• Compétences rédactionnelles indéniables.
• Capacité à synthétiser.
• Capacité à appréhender des textes juridiques, des décrets, des règlementations de nature complexe.
• Compétences organisationnelles.
• Bonne compréhension du fonctionnement d'une administration.
• Faire preuve d'un excellent sens du service et d'une grande disponibilité.
• Pouvoir travailler en autonomie au sein d'une petite équipe.
• Suite logicielle de bureautique (Word, Excel, Outlook, Dropbox, One Drive, Teams, Balotilo, SAP et autres outils internes (Time Edit, E-cursus, Ma Fac, etc.).

Atouts :

• La connaissance et maîtrise des Statuts Organiques de l'ULB, du « Texte Coordonné » et toutes procédures du service du personnel de l'ULB (SPES).
• Expérience dans un milieu académique ou institutionnel.
• La connaissance de l'anglais (Niv B1).
• Des connaissances en législation sociale.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1 à 2jours/semaine en fonction de la période de l'année. Les congés de longue durée (plus d'une semaine) doivent être pris de manière à pouvoir garantir la continuité du service et l'accueil de notre public et majoritairement durant les périodes de congés universitaires - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=pOpsTe5dAoWrpsmuSYb2

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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