Onthaal- en secretariaatsmedewerker M/V/X

Description de la fonction

• Je verzorgt het onthaal van externen (parketmagistraten, politie, artsen, advocaten, studenten en bezoekers) en de ontvangst van gerechtelijke stalen (= ontvangen, opvragen, archiveren, vernietigen).
• Je staat mee in voor de aanmaak, de opvolging, het afsluiten en de archivering van de gerechtelijke dossiers. Aan de hand van templates vervolledig je deskundigen rapporten, alcoholverslagen voor de politierechtbanken en bereid je de daarbij horendefacturen voor.
• Je voert klassieke secretariaatstaken uit: telefoons beantwoorden, post en documenten verdelen, vergaderingen praktisch voorbereiden (catering, lokalen reserveren, ...).
• Je houdt diverse (elektronische) bestanden up-to-date.
• Je werkt samen met de financiële antenne van het departement voor wat betreft de opvolging van bestellingen (o.a. via BIPP platform) en leveringen, aanmaningen, opvragen van offertes, indexaties, SAP software, ...
• Je staat in voor het beheer van de reagentia (barcode bij ontvangst, lege recipiënten uitschrijven en afvoer voorbereiden) en je volgt het verbruik op van de alcohol standaarden.
• Je staat in voor de opvolging van de temperatuur controllers en het regelen van de kalibratie van de pipetten (in het kader van accreditatie).
• Je hebt contacten met verschillende interne en externe instanties en afdelingen zoals het Centrum Forensische Geneeskunde (UZ Leuven), Kabinetten Parket Procureur des Konings, incl. politierechtbanken, Onderzoeksrechters in Rechtbanken 1ste Aanleg, Hoven van Beroep (assisenzaken), griffies van Parketten Procureur des Konings, Diensten gerechtskosten en taxatiediensten van het Ministerie van Justitie, Nationaal Instituut voor Criminologie en Criminalistiek, ...
• Je werkt in team samen voor de uitvoering van diverse opdrachten volgens de noden van het laboratorium.

Profil

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je werkt graag in teamverband, hebt een probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden, werkt uiterst secuur, kan omgaan met confidentiële informatie en denkt pro-actief.
• Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint, ...).
• Je kan je vlot uitdrukken, zeker mondeling in het Nederlands, Engels en Frans (idealiter ook schriftelijk).

Compétences linguistiques

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Wij beogen een deeltijdse (50% of 60%, percentage is bespreekbaar) tewerkstelling aan van bepaalde duur (1 jaar) met een reële kans op verlenging naar een contract van onbepaalde duur (mits positieve evaluatie).Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Voorgestelde startdatum: 1/4/2026.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers