Assistant·e administratif·ve (F/H/X) H/F/X

Description de la fonction

• Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCA), du Secteur des sciences humaines (SSH)
• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps partiel (50%), pour une durée déterminée (1 an environ)
• Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La mission s'effectue au sein d'un institut de recherche en support à l'administration.

L'assistant·e administratif·ve :

• assurera un support administratif et logistique aux activités et processus liés à l'organisation et à la gestion administrative du projet européen ERC Synergy Grant MOSAIC du professeur Godefroid de Callataÿ ;
• apportera également un support administratif et logistique aux activités de recherche de l'institut.

Fonction

Sous la responsabilité de la coordinatrice administrative d'institut, la fonction consiste à assurer :

• Gestion journalière du secrétariat (téléphone, courrier, photocopies, gestion de l'agenda.) ;
• Organisation de réunions et d'événements scientifiques (séminaires, conférences, colloques) (en collaboration étroite avec la gestionnaire comptable/CLC de l'Institut) ;
• Organisation des déplacements de chercheur·es à l'étranger et en Belgique ;
• Gestion et suivi des commandes d'achats (bons de commande, mise en concurrence.) ;
• Suivi des notes de frais des membres de l'équipe et des demandes de paiement des invité·es (en collaboration étroite avec la gestionnaire comptable/CLC de l'Institut) ;
• Préparation et mise en page des rapports de recherche (collecte, centralisation et mise en forme des informations) ;
• Gestion de base de données administratives et de contacts (liste des membres, listes des publications, .)

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) ou expérience équivalente (assistant·e/secrétaire de direction, .)
• Compétences en gestion financière.
• Bonne maîtrise de la suite Office 365 et plus particulièrement d'Excel, Sharepoint, Powerautomate.) et de Drupal et/ou disposition à se former aux différentes applications informatiques administratives de l'UCLouvain.
• Excellente connaissance du français.
• Connaissance active de l'anglais (B1 min.)
• Sens de l'organisation, dynamisme, flexibilité, disponibilité.
• Rigueur dans le traitement, la vérification et l'encodage de données.
• Intérêt pour la gestion de la recherche.
• Capacité à s'intégrer et à collaborer dans une équipe dynamique.
• Sens du service et facilité de contact.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts.) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

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