Assistant de Direction H/F/X

Description de la fonction

Pour son client, Robert Half - Administrative & Customer Support est à la recherche d'un Assistant de Direction (H/F/X). Il s'agit d'un renfort long terme, avec possibilité d'engagement.

Notre client est une société industrielle, située dans la region de Huy.

Dans le cadre de votre fonction d'Assistant de Direction (H/F/X), vous venez renforcer le service Mobilité et assurez la gestion opérationnelle et administrative des déplacements professionnels. Vous jouez un rôle clé de support auprès des collaborateurs, tout en garantissant la continuité du service et le respect de la Travel Policy interne. Vos responsabilités seront les suivantes : Support Mobilité - opérations quotidiennes vous encodez, traitez et assurez le suivi des demandes de déplacements professionnels (vols, hôtels, trains, véhicules, visas, etc.) ; vous apportez une assistance et un conseil de première ligne aux collaborateurs concernant la Travel Policy, les choix de transport, les règles d'assurance et les risques pays ; vous préparez les dossiers de voyage et assurez le lien avec l'agence de voyage et les prestataires externes (compagnies aériennes, hôtels, loueurs) ; vous mettez à jour les bases de données voyages et les informations relatives aux voyageurs. Back-office administratif vous assurez le suivi et la vérification des factures liées aux voyages ; vous gérez le suivi administratif des cartes de crédit professionnelles (demandes, modifications, plafonds, annulations, signalement de fraudes) ; vous contribuez au suivi des frais du service Mobilité et à la mise à jour de KPIs simples. Suppléance et continuité du service vous assurez la gestion autonome du service Mobilité lors des congés planifiés de la responsable de la cellule ; vous prenez en charge le traitement complet des demandes de voyage pour l'ensemble des sites concernés ; vous gérez les urgences éventuelles (annulations, changements, grèves, imprévus) ; vous garantissez la continuité et la qualité du service.

Profil

Les qualifications requises pour cette fonction d'Assistant de Direction (H/F/X) sont les suivantes : vous possédez une première expérience dans le domaine administratif ; un intérêt ou une première expérience dans le secteur du tourisme ou des voyages est apprécié, sans être indispensable ; vous disposez d'un excellent niveau d'anglais (B2 minimum), notamment pour des contacts téléphoniques avec l'étranger ; vous maîtrisez les outils Microsoft Office, en particulier Excel (tableaux, suivi des dépenses, KPIs simples) ; une connaissance de SAP constitue un atout ; vous faites preuve d'un excellent esprit d'équipe, d'un sens aigu du service et d'une communication fluide ; vous êtes rigoureux, proactif, fiable et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ; vous savez faire preuve de sang-froid et d'adaptabilité face aux imprévus et aux changements de priorités.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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