Un gestionnaire Administration du personnel (H/F/X) H/F/X

Description de l'entreprise

La HE Vinci est un établissement d'enseignement supérieur reconnu pour la qualité de ses 39 formations de types court (Bachelier), long (Master) et de spécialisations, dans les secteurs de la Santé, des Sciences humaines et sociales, et des Sciences et Techniques. Située à Bruxelles et à Louvain-la-Neuve dans un environnement de qualité, la HE Vinci accueille plus de 7500 étudiants de 68 nationalités différentes. Elle est active dans la recherche, la formation continue et dans de nombreux services à la société. Sa priorité est de former des professionnels en pointe dans leur domaine. L'approche programme et la pédagogie par projets permettent de personnaliser le parcours des étudiants qui ont l'opportunité d'effectuer des stages dans le monde du travail.

Description de la fonction

Appel à candidature interne et externe REMARQUES PRÉALABLES Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L'emploi des termes masculins est épicène. Présentation de l'environnement de travail Le service de l'administration du personnel de la HE Vinci se déploie au sein des services des ressources humaines qui regroupent, outre le service du personnel, le service de développement des ressources humaines.   L'équipe de l'administration du personnel est composée de sept gestionnaires qui accompagnent sur le plan administratif les membres du personnel tout à long de leur carrière au sein de la HE Vinci. Mission Le gestionnaire Administration du personnel a pour mission principale d'assurer la gestion administrative du personnel tant statutaire que contractuel, en ce compris le traitement des rémunérations, dans le respect des délais impartis et du cadre légal et réglementaire en constante évolution. Il sera amené à assurer, en collaboration étroite avec l'équipe, les missions suivantes :

Assurer quotidiennement la tenue complète de la gestion des absences pour maladie, accidents du travail et autres formes de congés spécifiques ;

Assurer le suivi de la rémunération de tous les membres du personnel ;

Établir les différents documents et déclarations obligatoires : déclarations sociales, attestations diverses, fiches fiscales, accidents de travail, etc. ;

Assurer le suivi administratif des nouveaux membres du personnel et assurer la gestion administrative du dossier (production des contrats, vérification des données, explications éventuelles) ;

Assurer une veille constante des évolutions réglementaires afin de mener à bien son rôle de conseil auprès des collaborateurs sur les questions administratives qui leur sont propres ;

Accueillir le personnel lors des permanences et répondre aux questions et demandes diverses ;

Contribuer au sein du service au suivi des échéances administratives dont la publication au Moniteur belge des postes déclarés vacants, la préparation des dossiers de nominations, de promotions, d'élections des nouveaux mandats, ... ;

Participer aux réunions et groupes de travail au sein de l'équipe ;

Être un appui pour les équipes de coordinations internes (départements et services transversaux) et de direction dans les domaines relatifs au suivi administratif des attributions et du respect du règlement de travail ;

Assurer un rôle de liaison avec les partenaires externes (FWB, secrétariat social, assurance, etc.) ;

Tenir et mettre à jour les dossiers et archives du personnel dans le respect de la loi sur la protection de la vie privée.

 Profil souhaité

Être titulaire d'un bachelier en rapport avec la fonction (par exemple : gestion des ressources humaines, sciences juridiques, comptabilité, .) ou justifier d'une expérience probante dans une fonction similaire ;

Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans une fonction similaire ;

Démontrer des connaissances en législation sociale et en gestion du personnel ;

Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office) ;

Constitueront des atouts : Un intérêt et/ou expérience dans la veille et l'application de la législation sociale, gestion des déclarations (ONSS, etc.), administration des assurances et des avantages sociaux ; Un intérêt et/ou expérience dans la participation au développement d'outils de pilotage comme les tableaux de bord relatifs à la masse salariale.

 Compétences et qualités requises alliant rigueur technique et qualités relationnelles

Rigueur et précision dans le traitement des données ;

Capacité d'adaptation aux évolutions législatives ;

Orienté service et solution : faire preuve d'écoute et de pédagogie envers les membres de la communauté ;

Capacité à travailler en équipe tout en faisant preuve d'autonomie : intérêt à acquérir de nouvelles compétences et ce de manière continue et à transmettre également ses connaissances et son expérience aux collègues ;

Sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;

Faire preuve de dynamisme et de proactivité ;

Gestion du stress, connaissance et respect de ses limites.

Plaque tournante de l'information, la fonction requiert également une posture de discrétion et le respect de la plus stricte confidentialité des informations. Autres précisions

Engagement dans une orientation pérenne dans un régime de travail à temps plein (38h/semaine) ;

Date d'entrée en fonction : dès que possible ;

Positionnement de la fonction : sous l'autorité hiérarchique de la directrice des ressources humaines, la responsabilité fonctionnelle revenant à la responsable du service Administration du personnel ;

Site de travail : sur un des campus de la HE Vinci (Woluwe, Ixelles, Louvain-La-Neuve) ;

Prestations : une procédure d'autoévaluation et d'évaluation sera mise en place pour la personne qui occupera la fonction ;

Elle bénéficiera en outre d'un plan d'intégration dans l'exercice de sa mission.

Nous vous offrons

Du télétravail structurel : 2 jours par semaine après période de formation ;

Un régime de congé attrayant : minimum 32 jours ouvrables ;

Le remboursement intégral des frais de déplacement domicile/lieu de travail en transport en commun ;

Des tarifs préférentiels sur les accès des infrastructures sportives de l'ULB et de l'UCL.

Procédure de sélection 

Dépôt des candidatures (CV + lettre de motivation) via votre page carrière : "postuler ci-dessous" ;

Screening des candidatures répondant aux critères énoncés ;

Test d'aptitude en lien avec la fonction ;

Rencontre des candidats sélectionnés par une commission de recrutement.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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