ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F/X

Description de l'entreprise

Les objectifs de l'Association des parents d'élèves de l'École européenne de Laeken (APEEE BRU4) sont les suivants : a) représenter les intérêts éducatifs et familiaux des parents dans leurs relations avec l'École et avec les autorités locales, régionales, nationales et européennes compétentes ; b) prendre et promouvoir toute initiative permettant la plus large participation possible des parents à la vie de l'École sous toutes ses formes et aux décisions qui s'y rapportent ; c) organiser et gérer le transport scolaire, les repas scolaires, les activités extrascolaires et tout autre service destiné aux enfants et aux parents, selon les besoins ; d) informer les autorités scolaires des souhaits et suggestions des parents concernant l'organisation scolaire ; e) informer les parents des décisions ou discussions concernant l'école émanant des autorités locales, régionales, nationales et européennes compétentes ; f) fournir des conseils et un soutien aux parents, à leur demande, en ce qui concerne les services scolaires et pédagogiques, y compris, le cas échéant, les procédures juridiques et administratives ; g) promouvoir les liens et, le cas échéant, établir une collaboration directe avec les associations de parents d'élèves d'autres écoles européennes, en particulier celles basées dans la région de Bruxelles-Capitale.

Description de la fonction

L'assistant(e) administratif(ve) apporte son soutien dans les tâches administratives, organisationnelles et de communication quotidienne de la cantine de l'APEEE BRU IV. Il veille au bon déroulement des inscriptions aux repas, à la gestion des comptes, à la communication avec les familles et le personnel, ainsi qu'aux aspects logistiques de la cantine.

Il/elle fera partie du service de cantine, l'un des principaux services de l'APEEE qui comprend la préparation quotidienne de repas chauds sur place pour les élèves de la maternelle au secondaire, ainsi que des cafétérias supplémentaires et un « Snack-Shack ». 

L'assistant administratif travaillera sous la supervision et la responsabilité du responsable de la cantine, qui lui communiquera les besoins et les lignes directrices stratégiques en collaboration avec la direction et le conseil d'administration de l'APEEE. Il travaillera en étroite collaboration avec le personnel de cuisine, le personnel de la cafétéria / Snack-Shack, l'administration de l'école, les parents, les élèves et les services de l'APEEE.

Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur notre association et une description plus détaillée du poste.

Principales responsabilités

• Gestion administrative et comptable
  • Gérer les inscriptions, les annulations et les changements de dernière minute pour les étudiants utilisant la cantine.
  • Enregistrer les nouveaux utilisateurs (étudiants, personnel, visiteurs occasionnels) dans le système de badges/comptes (via l'application myNetpay).
  • Gérer la création de comptes et l'activation des badges.
  • Tenir à jour et mettre à jour les registres des repas et les soldes des comptes des étudiants/utilisateurs.
  • Traiter les paiements à la cafétéria/Snack-Shack via le système de badges ; aider à résoudre les problèmes de recharge et de paiement (via l'application ou le terminal sur place). 
• Communication et service à la clientèle
  • Servir de point de contact pour les parents, les élèves et le personnel scolaire qui ont des questions ou des demandes concernant la cantine, par e-mail, par téléphone ou en personne.
  • Fournir des informations et des conseils sur les procédures d'inscription, l'achat de tickets, l'activation des badges et les recharges de crédit. 
  • Coordonner avec le responsable de la cantine et le personnel de la cafétéria le nombre de repas, les régimes alimentaires particuliers, les demandes spéciales ou les allergies (le cas échéant).
• Soutien opérationnel et logistique
  • Aider dans les réfectoires, les cafétérias et le « Snack-Shack », y compris la gestion des précommandes via l'application. 
  • Aider à la documentation : préparer des rapports (présence, statistiques d'utilisation), mettre à jour les menus ou les communications, tenir des registres, faciliter la supervision de la direction, etc.
  • Conformité et gestion des données
  • Veiller au respect des règles et procédures internes de l'APEEE en matière d'accès à la cantine, d'utilisation des badges/comptes, de confidentialité des données personnelles et de normes de sécurité. 
  • Préserver la confidentialité et la protection des données lors du traitement des informations sur les élèves, des données relatives aux comptes et des dossiers administratifs connexes. 

Profil

Nous recherchons un collègue très motivé, doté d'un fort esprit d'équipe, d'un état d'esprit orienté vers le service et de compétences interculturelles et multi acteurs. Le candidat idéal aime aider les autres, travaille de manière proactive et est motivé, contribuant ainsi de manière positive à un environnement collaboratif et dynamique.

Essentiel :

• Diplôme universitaire ou formation professionnelle équivalente en administration
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle
• Compétences linguistiques (français, anglais), utiles dans un environnement scolaire multiculturel tel que l'EEB IV / APEEE.
• Bonnes compétences en communication (écrite et orale), pour assurer la liaison avec les parents, les élèves, le personnel de cuisine/cantine et l'administration scolaire.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches ; capacité à gérer les flux de travail administratifs liés aux inscriptions, à la comptabilité, à la communication et au suivi.
• Connaissances informatiques de base : à l'aise avec les bases de données/tableurs, les interfaces web (pour l'application), les e-mails, la gestion des comptes.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) pour les tâches administratives et de reporting.
• Attitude orientée vers le service, amicale et patiente, en particulier dans les relations avec les enfants, les parents et la communauté multiculturelle.

Souhaitable / Avantageux :

• Expérience préalable dans l'administration scolaire, la restauration/l'administration des services alimentaires, l'hôtellerie ou le service à la clientèle.
• Connaissance des systèmes de paiement/précommande, des systèmes de badges/comptes numériques ou d'outils administratifs similaires.
• Connaissance de la logistique des services alimentaires, des normes d'hygiène/de sécurité ou du fonctionnement des cantines scolaires.
• Capacité à utiliser des outils de communication tels que Campaign Monitor pour envoyer des mises à jour, des bulletins d'information ou des annonces.
• Expérience avec WordPress (pour la mise à jour de contenus simples sur le site web ou d'informations relatives à la cantine).
• Connaissance de base de Microsoft Access ou d'autres outils de base de données pour la gestion des informations sur les utilisateurs/comptes (une formation peut être dispensée).

Compétences relationnelles : 

• Excellentes compétences en matière d'organisation, de planification, d'analyse et de compréhension, avec le souci du détail. 
• Proactif et capable de travailler de manière autonome et de sa propre initiative, ainsi qu'en équipe.
• À l'aise dans un environnement multiculturel et bénévole.
• Capacité à travailler sous pression, réactif et résistant au stress. 
• Curieux et mettant régulièrement à jour ses connaissances.
• Polyvalent, disponible, flexible et adaptable ¿ capable de répondre à des changements de dernière minute ou à des demandes spéciales.
• Respectueux et discret. Pratique le principe de prudence.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

CE QUE NOUS OFFRONS : 

Contrat à durée déterminée d'un an à temps plein avec possibilité de prolongation en contrat à durée indéterminée. 

Salaire compétitif dans un environnement de travail convivial et accueillant. 

Avantages extralégaux : participation partielle aux frais de transport en commun, repas, assurance groupe, éco-chèques, congés payés, prime de fin d'année (13e mois) et pécule de vacances. 

ÊTES-VOUS PRÊT À RELEVER LE DÉFI ? 

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à Mme Beatriz Soler à l'adresse recruitment@bru4.eu au plus tard le 30 janvier 2026, 23h59 CET, en mentionnant la référence « Assistant administratif cantine ».

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