Un·e coordinateur·rice de formation H/F/X

Description de l'entreprise

Contexte :

L'Université libre de Bruxelles (ULB) est l'un des plus importants employeurs de la Région Bruxelles-Capitale. Elle compte aujourd'hui plus de 6.000 membres du personnel et accueille plus de 40.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Travailler à l'ULB, c'est évoluer dans un milieu agréable, stimulant et ambitieux. Agréable par son cadre de vie durable, celui de campus animés au cœur de Bruxelles. Stimulant par son esprit engagé, solidaire, multiculturel, attaché à la diversité. Ambitieux par le dynamisme, la compétence et la créativité de ses équipes aux métiers variés.

ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles (TechSci : centre de formation continue en Sciences et Techniques à l'ULB - Formation Continue). TechSci est né d'une collaboration entre la Faculté des Sciences et l'Ecole Polytechnique de Bruxelles, pour centraliser et développer la formation continue en Sciences et Technologies. Dans ce but, TechSci se concerte avec des partenaires internes et externes à l'ULB. Les programmes de formation continue en Sciences & Technologies permettent à l'ULB de mieux répondre aux enjeux sociétaux comme la transition énergétique, la digitalisation mondiale, les changements climatiques, les nouvelles technologies...

Dans ce cadre, d'éventuels déplacements sur d'autres campus et/ou en-dehors des campus (affichage et réseautage,...) sont à prévoir. La personne sélectionnée sera principalement amenée à remplir les missions reprises ci-dessous (liste non-exhaustive). 

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

1. Coordination des formations :

• Gestion et suivi des inscriptions
• Logistique (supports, horaires, locaux, catering, jobistes, stock fournitures, ...)
• Personne de contact pour les participant·es, formateur·rices, fournisseurs, etc (mail, téléphone, accueil physique)
• Mise à jour des plateformes de la Formation continue utilisées par le service (Hubspot, Axelor, Digilearn, ...)

2. Appui marketing/Marketing direct:

• Identifier et contacter les partenaires et prescripteurs en adéquation avec les formations proposées
• Diffusion personnalisée des programmes de formation (mailing, affichage, réseaux sociaux...)
• Organisation & animation de « pause-café/drinks » lors des journées/soirées d'ouverture des formations
• Mise en place et analyse des retours d'expérience (« expérience client »)

3. Support administratif et financier :

• Gestion et suivi des évaluations et indicateurs de résultats des formations
• Vérification et suivi du paiement des factures, prestataires, des jobistes
• Rédaction de pv de réunions, d'ordres du jour, ...

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier reconnu par la FWB, en marketing, gestion administrative/commerciale, ou tout autre domaine utile à la fonction. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es. 
• Pouvoir attester d'une expérience professionnelle dans une fonction similaire de 1 ou 2 ans.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Parfaite maitrise du français oral et écrit (C1 minimum)
• Capacité à travailler en autonomie comme en équipe
• Aisance communicationnelle (publics très variés) et goût du contact sont indispensables
• Aisance avec les outils marketing/com digitaux, les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, ...)
• Microsoft 365 (outlook, excel, forms, teams, planner, ...)
• Proactivité, réactivité et créativité
• Etre orienté·e solution et service, goût de l'entraide
• Esprit d'initiative et gestion des priorités
• Assertivité et sens de la négociation

Atouts :

• Bonne connaissance de l'anglais (B2)
• SAP, HubSpot, Canva, Moodle
• Connaissances et intérêt pour la durabilité
• Connaissances du milieu universitaire
• Une formation en lien avec la durabilité, l'immobilier durable

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler ( 1 jour/semaine après 3 mois - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Informations supplémentaires

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.