Back-office Admin Support FR/ENG H/F/X

Description de l'entreprise

Crée en 2019, TheSignalling Company est une entreprise  innovante active dans l'industrie de signalisation ferroviaire  (rail digital) dont le siège est à Bruxelles, en Belgique. Nous sommes affiliés au groupe ¿koda, l'un des acteurs majeurs de l'industrie ferroviaire mondiale. 

Description de la fonction

Aperçu de la fonction

Fournir un soutien administratif fiable de haute qualité au Directeur des Ressources Humaines et au Directeur Financier ainsi qu' une assistance occasionnelle aux autres membres de l'équipe de direction, en ce compris le CEO

Le Back-office Admin Support  assure une coordination fluide des processus administratifs et une gestion précise des documents. Il fait des propositions proactive d'amélioration de l'organisation administrative. 

La fonction requiert autonomie, fiabilité, discrétion, initiative et la capacité à assumer les tâches déléguées avec un minimum de supervision.

Organisation

Le Back-office Admin Support rapporte  au  directeur administratif et financier (en collaboration avec le responsable des ressources humaines)

Responsabilités clés :

• Gérer les calendriers, planifier les réunions, préparer les agendas et les documents de réunions, rédiger des procès-verbaux et des rapports professionnels en soutien au CEO et membres du Comité exécutif (Comex)
• Préparer, émettre et réalisez le follow up des contrats et des autres documents officiels RH/Finance conformément aux instructions.
• Soutenir les activités de recrutement tel que publication d'annonces, gestion des candidatures, suivi des réponses des candidats, et gestion de la logistique pour les entretiens. Pour plus de clarté, il ne sera pas demandé d'analyser les CV ni de sélectionner les candidats, mais bien d'apporter le soutien logistique et administratif nécessaire
• Coordonner le processus de récolte des feuilles de présences mensuelles et plus généralement apporter un soutien aux processus de reporting
• Maintenir une documentation structurée, garantir son enregistrement approprié (numérique et physique) et soutenir les flux de travail administratifs généraux.
• Identifier les lacunes et proposer des améliorations d'efficacité dans les processus administratifs, les outils et l'organisation du travail.

Profil

• Minimum 5 ans d'expérience dans des rôles de soutien administratif, idéalement dans un environnement multi-partenaires
• Très organisé, attentif aux détails, proactif et à l'aise dans la gestion de multiples priorités.
• Capacité prouvée à travailler de manière engagée, autonome et fiable, en toute confidentialité si nécessaire
• Excellentes compétences relationnelles ; capacité à rédiger des documents clairs et structurés (agendas, procès-verbaux, rapports).
• Très bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams) ; Etre familiarisé avec les outils IA est un atout.
• Très bonne connaissance du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

CDI

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