Chargé de coordination Hard HR pour le Réseau international H/F/X

Description de l'entreprise

L'Agence wallonne à l'Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX) soutient les entreprises wallonnes dans leur développement international. Pour ce faire, elle s'appuie sur 240 collaborateurs en Belgique mais un réseau international répartis à travers le monde composé d'une cinquantaine de collaborateurs expatriés ainsi que plus d'une centaine de collaborateurs engagés en droit local.

Afin de renforcer la gestion et la gouvernance du réseau à l'étranger, la Direction des Ressources humaines de l'AWEX se renforce par l'engagement d'un.e chargé.e de coordinateur Hard HR pour le réseau afin d'assurer une coordination moderne, performante et centrée sur la qualité du service offert à notre personnel à l'étranger.

Description de la fonction

En tant que Chargé·e de coordination Hard HR pour le Réseau international, vous serez la personne de référence pour la gestion administrative et pécuniaire du personnel expatrié et local basé dans nos postes à l'étranger.

Sous la responsabilité du Directeur des Ressources humaines et avec l'aide de 3 collègues, vous veillez à la cohérence des pratiques RH, au respect des règles légales et internes, et à la fluidité des échanges entre le siège et le réseau international.

Vos responsabilités

Sous l'autorité du Directeur des Ressources humaines, vous effectuez les tâches suivantes :

Assurer la coordination générale de la gestion administrative et pécuniaire du personnel expatrié et local soit

• Garantir la bonne application des politiques de l'Agence à l'étranger en matière de statuts, barèmes, congés, prestations, assurances, etc. ;
• Superviser la préparation et le suivi des contrats (avenants, fins de contrats et licenciements) du personnel local et expatrié ;
• Contrôler la régularité et la conformité légale des dossiers et procédures en coordination avec la Direction des affaires juridiques ;
• Piloter le suivi des dossiers maladie, congés, assurances, soins de santé et sécurité sociale des agents à l'étranger ;
• Gérer les demandes particulières des agents expatriés (frais scolaires, crèches, déplacements, indemnités spécifiques, etc.) ;
• Assurer la coordination des traitements pécuniaires (indemnités, indexations, avantages, remboursements) ;
• Veiller au maintien des mises à jour les bases de données RH (effectifs, coûts, mouvements du personnel).

En plus de cette mission principale, d'autres missions de coordination liées au personnel du Réseau incomberont à ce poste telles que : 

• Assurer la coordination avec la cellule Soft RH des dossiers liés au personnel du Réseau (centraliser les demandes RH et en assurer le suivi, participer à la rédaction du plan de personnel annuel, coordonner les campagnes d'évaluations, etc.) ;
• Garantir la cohérence des pratiques au sein du réseau ;
• Assurer la fluidité des échanges entre la Direction des Ressources Humaines et le réseau international ; 
• Assurer le suivi des budgets RH internationaux en lien avec la Direction comptable et la Cellule de coordination stratégique du réseau ;
• Participer, sous l'autorité de l'auditeur interne et en collaboration avec les services de support et métier, aux audits des postes à l'étranger et principalement sur les volets administratifs et RH ;
• Produire les rapports et tableaux de bord consolidés pour le Directeur Général des Affaires internationales, le CODIR et le CA.

De plus, le/la chargé(e) de coordination aura la tâche d'assurer la mise en place et le suivi de politiques et de projets spécifiques en lien avec le réseau :

• Identifier les besoins d'adaptation des procédures et proposer des améliorations ;
• Assurer la mise en œuvre des nouveaux projets et procédures.

Profil

Vous disposez 

• D'un Master en Ressources Humaines, droit, administration publique, gestion ou domaine connexe ;
• D'une expérience confirmée en coordination administrative et en gestion de projets ; en ce compris la gestion d'équipe-projets ;
• De connaissances des réglementations sociales et des pratiques RH internationales, principalement sur les aspects « hard ».

Par ailleurs,

• Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous êtes capable de vous adapter rapidement aux changements et d'ajuster votre manière de travailler en fonction des priorités et des situations. Vous communiquez de manière claire, cohérente et professionnelle, en représentant fidèlement les valeurs et la position de l'organisation.
• Vous accordez une importance essentielle à la discrétion et à la confidentialité, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter des données sensibles liées au personnel ou aux activités internationales. Vous savez écouter vos interlocuteurs avec empathie et attention, ce qui vous permet d'instaurer un climat de confiance.
• Votre esprit critique vous permet d'analyser les informations, de prendre du recul et de formuler des avis argumentés. Vous êtes également capable d'anticiper les tensions, de gérer les désaccords et de résoudre les conflits avec diplomatie.
• Doté·e d'un excellent sens du relationnel, vous savez entretenir un réseau professionnel, collaborer avec de multiples services et coordonner des acteurs internes comme externes. Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et utilisez efficacement les logiciels nécessaires pour assurer une gestion RH fluide et structurée.
• Sur le plan technique, vous disposez d'une forte capacité à analyser des données, à interpréter des informations complexes et à garantir l'application correcte des règles, normes et procédures en vigueur. Vous organisez votre travail de manière structurée, savez prioriser et pouvez superviser différents processus de manière rigoureuse.
• Enfin, vous maîtrisez l'anglais à un niveau minimum B1, ce qui vous permet d'échanger aisément avec nos équipes basées à l'international.

Diplôme

• Supérieur universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Dans la fonction publique, les rémunérations sont fixées par des échelles barémiques. Le salaire de chaque membre du personnel évolue en fonction de son ancienneté pécuniaire.

Il est possible de valoriser son ancienneté acquise dans les secteurs publics belge, de l'Espace économique européen ou de la Suisse (sans limite de temps) ainsi que dans le secteur privé et/ou au titre d'indépendant et/ou dans le secteur public d'un autre Etat (maximum 6 années) ;

Simulation salariale (estimation brut/net sur les barêmes publics du Service Public de Wallonie): https://talents.wallonie.be/salaire (estimation)

 
Barème indexé à partir de 3.733,90 € brut mensuel (échelle A6/1 - échelon 0 année d'ancienneté - nouvel index)

Dès l'entrée en fonction, toute une série d'avantages est proposée :

• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• Titres-repas de 6,60 euros par jour de prestation ;
• Gratuité de l'abonnement de transport en commun (domicile - lieu de travail) ;
• 27 jours de congés annuels dès l'engagement (proratisé en fonction de la date d'entrée en service) ;
• Ordinateur et téléphone de fonction ;
• Possibilité d'aménagement des prestations en télétravail (10 jours maximum par cycle de 4 semaines) ; 
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Avantages et réductions octroyés grâce à la carte du Service social ;
• Gratuité de l'assurance hospitalisation de base et possibilité pour les membres de la famille de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses.